Contactica ist eine Full-Service-Agentur für digitales Marketing mit Standorten in San Juan, Puerto Rico, und Medellín, Kolumbien. Das Team entwickelt und realisiert Marketinglösungen in verschiedenen digitalen Bereichen und unterstützt Kunden und Partner bei Strategie und Umsetzung. Das Unternehmen setzt auf einen kulturell geprägten Ansatz und vereint ein vielfältiges Team, um praktische und wirksame Kampagnen für unterschiedliche Zielgruppen und Geschäftsanforderungen zu entwickeln.
Executive Coordinator für den CEO (Remote, Mexiko)
Unterstützen Sie den CEO von Contactica bei persönlicher Administration, geschäftlicher Koordination, Reisen und rechtlichen Angelegenheiten. Contactica ist ein Technologie- und Kreativunternehmen für Banken, Versicherungen und Hersteller von Konsumgütern.
Beschreibung
- Den persönlichen Kalender, Termine, Erinnerungen und Tagesablauf des CEOs verwalten
- Private und geschäftliche Reisen einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Aktualisierungen der Reiseroute organisieren
- Persönliche Verwaltungsaufgaben wie Zahlungen, Verlängerungen, Einkäufe, Dokumentation und Nachverfolgung erledigen
- Mit Dienstleistern, Lieferanten, Finanzinstituten, Anwälten, Rechtsberatern, Notaren und anderen externen Organisationen koordinieren
- Reservierungen, Geschenke, gesellschaftliche Termine und persönliche Logistik organisieren
- Den beruflichen Kalender, Besprechungen, Verpflichtungen und geschützte strategische Zeit des CEOs verwalten
- Interne und externe Besprechungen einschließlich Terminplanung, Bestätigungen, Vorbereitung und Nachbereitung organisieren
- Aufgaben, Fristen, Verpflichtungen, ausstehende Entscheidungen, vertragliche Pflichten, Verlängerungstermine und andere wichtige Termine überwachen
- Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung, Besprechungsnotizen, Korrespondenz, Dokumente und administrative Unterlagen erstellen
- Bei ausgewählten operativen und geschäftlichen Initiativen unterstützen, die Koordination und Umsetzung erfordern
- Als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen dem CEO, internen Teams, externen Partnern, professionellen Beratern und Rechtsbeiständen agieren
- Administrative Unterstützung bei rechtlichen Angelegenheiten leisten und Dokumentation, Unterschriften, notarielle Beglaubigungen, Zertifizierungen und damit verbundene Formalitäten koordinieren
- Genaue Aufzeichnungen über Rechtsdokumente und vertrauliche Informationen führen
- Prioritäten setzen, wichtige Themen eskalieren, Probleme vorhersehen und dringende Angelegenheiten lösen
- Zuverlässige Systeme für Organisation, Nachverfolgung, Erinnerungen und Umsetzung aufbauen
- Verantwortung für zugewiesene Aufgaben übernehmen und Prozesse verbessern, die den administrativen Aufwand des CEOs verringern
Anforderungen
- Erfahrung in der Unterstützung eines CEOs, Gründers, leitenden Managers oder einer anderen Führungskraft als Executive Assistant, persönliche Assistenz oder Executive Coordinator
- Nachgewiesene Fähigkeit, persönliche und berufliche Aufgaben gleichzeitig zu verwalten
- Hervorragende Organisation, Planung und zuverlässige Nachverfolgung
- Gute Kenntnisse administrativer Prozesse und im Umgang mit vertraulichen Dokumenten
- Praktische Vertrautheit mit juristischen Begriffen, Verträgen sowie rechtlichen oder regulatorischen Verfahren
- Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit Anwälten, professionellen Beratern, Lieferanten und externen Organisationen
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation
- Ausgeprägte Liebe zum Detail, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen
- Diskretion, Reife, Integrität und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Angelegenheiten
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, Probleme zu lösen und sich in einem schnelllebigen Umfeld rasch anzupassen
- Sicherer Umgang mit digitalen Kalendern, Tabellenkalkulationen, Dokumentenverwaltungssystemen und Kommunikationstools
- Studium oder Berufsausbildung in Rechtswissenschaften, Legal Studies, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet
- Erfahrung als Legal Assistant, Legal Administrative Coordinator, Executive Assistant in einem rechtlichen Umfeld oder in einer vergleichbaren Position
- Erfahrung in der Verwaltung von Verträgen, Rechtsunterlagen und Compliance-Dokumentation sowie in der Koordination mit externem Rechtsbeistand
- Vertrautheit mit unternehmerischen und persönlichen Verwaltungsverfahren
- Erfahrung in der Unterstützung leitender Führungskräfte bei internationalen geschäftlichen oder persönlichen Angelegenheiten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Englisch- und Spanischkenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit streng vertraulichen Finanz-, Unternehmens- oder Rechtsinformationen
Zusatzleistungen
- Überwiegend remote ausgeübte Tätigkeit
- Schnelllebiges Umfeld mit Fokus auf innovative Arbeit