Contactica היא סוכנות שיווק דיגיטלי המספקת שירותים מקצה לקצה, ופועלת בסן חואן, פוארטו ריקו, ובמדיין, קולומביה. הצוות שלה מפתח ומספק פתרונות שיווק במגוון תחומים דיגיטליים, ותומך בלקוחות ובשותפים בגיבוש אסטרטגיה ובביצוע. החברה מדגישה גישה המונעת מתרבות ומאגדת צוות מגוון ליצירת קמפיינים מעשיים ויעילים עבור קהלים שונים וצרכים עסקיים מגוונים.
רכז/ת מנהלי/ת למנכ״ל (עבודה מרחוק, מקסיקו)
תמיכה במנכ״ל של Contactica בניהול אישי, בתיאום עסקי, בנסיעות ובעניינים משפטיים. Contactica היא חברת טכנולוגיה ויצירתיות המשרתת את תחומי הבנקאות, הביטוח ומוצרי הצריכה הארוזים.
תיאור
- ניהול היומן האישי של המנכ״ל, פגישותיו, תזכורותיו ולוח הזמנים היומי שלו
- ארגון נסיעות אישיות ועסקיות, כולל טיסות, לינה, תחבורה ועדכוני מסלול
- ניהול עניינים אישיים כגון תשלומים, חידושים, רכישות, מסמכים ומעקב
- תיאום עם נותני שירותים, ספקים, מוסדות פיננסיים, עורכי דין, יועצים משפטיים, נוטריונים וארגונים חיצוניים אחרים
- טיפול בהזמנות, מתנות, מפגשים חברתיים ולוגיסטיקה אישית
- ניהול היומן המקצועי של המנכ״ל, פגישותיו, התחייבויותיו והזמן האסטרטגי המוגן שלו
- ארגון פגישות פנימיות וחיצוניות, כולל תזמון, אישורים, הכנה ומעקב
- מעקב אחר משימות, מועדי יעד, התחייבויות, החלטות ממתינות, התחייבויות חוזיות, מועדי חידוש ותאריכים מרכזיים אחרים
- ניסוח תקצירים למנהלים, סיכומי פגישות, התכתבויות, מסמכים וחומרים מנהליים
- סיוע ביוזמות תפעוליות ועסקיות נבחרות הדורשות תיאום וביצוע
- שמש/י איש/ת קשר אמין/ה בין המנכ״ל, הצוותים הפנימיים, השותפים החיצוניים, היועצים המקצועיים והייעוץ המשפטי
- מתן סיוע מנהלי בעניינים משפטיים ותיאום מסמכים, חתימות, אישורים נוטריוניים, הסמכות ופורמליות קשורה
- שמירה על רישומים מדויקים של מסמכים משפטיים ומידע חסוי
- קביעת סדרי עדיפויות, הסלמת נושאים חשובים, ציפייה לבעיות ופתרון עניינים דחופים
- בניית מערכות אמינות לארגון, מעקב, תזכורות וביצוע
- לקיחת אחריות על משימות שהוקצו ושיפור תהליכים המפחיתים את העומס המנהלי על המנכ״ל
דרישות
- ניסיון בתמיכה במנכ״ל, מייסד/ת, מנהל/ת בכיר/ה או איש/ת מקצוע בכיר/ה אחר/ת בתפקיד עוזר/ת מנהלי/ת, עוזר/ת אישי/ת או רכז/ת מנהלי/ת
- יכולת מוכחת לנהל במקביל אחריות אישית ומקצועית
- יכולות יוצאות דופן בארגון, תכנון ומעקב עד להשלמת משימות
- ידע solid בתהליכים מנהליים ובטיפול במסמכים חסויים
- היכרות מעשית עם מונחים משפטיים, חוזים והליכים משפטיים או רגולטוריים
- יכולת לשתף פעולה ביעילות עם עורכי דין, יועצים מקצועיים, ספקים וארגונים חיצוניים
- תקשורת מצוינת בכתב ובעל פה
- תשומת לב רבה לפרטים, שיקול דעת נכון ויכולת לצפות צרכים
- דיסקרטיות, בגרות, יושרה ואמינות בטיפול בעניינים רגישים
- יכולת לעבוד באופן עצמאי, לפתור בעיות ולהסתגל במהירות בסביבה דינמית
- שליטה ביומנים דיגיטליים, גיליונות אלקטרוניים, מערכות לניהול מסמכים וכלי תקשורת
- לימודים אקדמיים או הכשרה מקצועית במשפטים, לימודים משפטיים, מנהל עסקים או תחום קשור
- ניסיון כעוזר/ת משפטי/ת, רכז/ת מנהלי/ת משפטי/ת, עוזר/ת מנהלי/ת בסביבה משפטית או בתפקיד דומה
- ניסיון בניהול חוזים, רשומות משפטיות, מסמכי ציות ותיאום עם ייעוץ משפטי חיצוני
- היכרות עם הליכים מנהליים תאגידיים ואישיים
- ניסיון בסיוע למנהלים בכירים בעניינים עסקיים או אישיים בינלאומיים
- אנגלית וספרדית ברמה גבוהה בכתב ובדיבור
- ניסיון בטיפול במידע פיננסי, תאגידי או משפטי חסוי ביותר
הטבות
- הסדר עבודה מרחוק ברובו
- סביבה דינמית המתמקדת בעבודה חדשנית