CEO执行协调员（远程，墨西哥）
负责支持 Contactica 的 CEO，涵盖个人事务管理、业务协调、差旅和法律事务。 Contactica 是一家服务于银行、保险和包装消费品行业的科技与创意公司。
描述
- 管理 CEO 的个人日历、约会、提醒和日常安排
- 安排个人及商务差旅，包括航班、住宿、交通和行程更新
- 处理付款、续期、采购、文件和跟进等个人行政事务
- 与服务提供商、供应商、金融机构、律师、法律顾问、公证员及其他外部机构协调
- 处理预订、礼品、社交活动和个人事务安排
- 管理 CEO 的职业日历、会议、承诺事项和受保护的战略时间
- 组织内部和外部会议，包括日程安排、确认、准备和跟进
- 跟进行动事项、截止日期、承诺事项、待决策事项、合同义务、续期日期及其他重要日期
- 起草高管摘要、会议记录、往来函件、文件和行政材料
- 协助推进需要协调和执行的特定运营及业务项目
- 作为 CEO、内部团队、外部合作伙伴、专业顾问和法律顾问之间值得信赖的联络人
- 为法律事务提供行政支持，并协调文件、签字、公证、认证及相关手续
- 准确保存法律文件和机密信息的记录
- 设定优先级、升级重要问题、预判问题并解决紧急事务
- 建立可靠的组织、跟进、提醒和执行体系
- 负责所分配的职责，并改进能够减少 CEO 行政负担的流程
任职要求
- 具备支持 CEO、创始人、高级管理人员或其他高层专业人士的经验，曾担任行政助理、私人助理或执行协调员
- 证明能够同时管理个人和职业事务
- 出色的组织、规划和执行跟进能力
- 扎实掌握行政流程和机密文件处理
- 熟悉法律术语、合同以及法律或监管程序
- 能够与律师、专业顾问、供应商和外部机构有效合作
- 出色的书面和口头沟通能力
- 注重细节、判断力强，并能够预判需求
- 处理敏感事务时具备谨慎、成熟、正直和可靠的品质
- 能够独立工作、解决问题，并在快速变化的环境中迅速适应
- 熟练使用数字日历、电子表格、文档管理系统和沟通工具
- 具有法律、法律研究、工商管理或相关专业的学术学习或职业培训经历
- 具有法律助理、法律行政协调员、法律领域行政助理或类似岗位的经验
- 具有管理合同、法律记录、合规文件以及与外部法律顾问协调的经验
- 熟悉公司和个人行政流程
- 具有协助高级管理人员处理国际商务或个人事务的经验
- 具备较强的英语和西班牙语书面及口头能力
- 具有处理高度机密的财务、公司或法律信息的经验
福利待遇
- 主要采用远程工作安排
- 专注于创新工作的快速发展环境