Contactica är en fullservicebyrå inom digital marknadsföring med verksamhet i San Juan i Puerto Rico och Medellín i Colombia. Teamet utvecklar och levererar marknadsföringslösningar inom en rad digitala områden och stöttar kunder och partner med strategi och genomförande. Företaget betonar ett kulturellt drivet arbetssätt och samlar ett mångsidigt team för att skapa praktiska och effektiva kampanjer för olika målgrupper och affärsbehov.
Executivekoordinator åt vd:n (distans, Mexiko)
Stöd Contacticas vd med personlig administration, affärssamordning, resor och juridiska frågor. Contactica är ett teknik- och kreativitetföretag som betjänar bank-, försäkrings- och konsumentvarusektorerna.
Beskrivning
- Ansvara för vd:ns personliga kalender, möten, påminnelser och dagliga schema
- Planera privata och affärsrelaterade resor, inklusive flyg, boende, transporter och uppdateringar av resplaner
- Hantera personlig administration såsom betalningar, förnyelser, inköp, dokumentation och uppföljning
- Samordna med tjänsteleverantörer, leverantörer, finansinstitut, advokater, juridiska rådgivare, notarier och andra externa organisationer
- Hantera bokningar, gåvor, sociala aktiviteter och personlig logistik
- Hantera vd:ns professionella kalender, möten, åtaganden och avsatt strategisk tid
- Organisera interna och externa möten, inklusive schemaläggning, bekräftelser, förberedelser och uppföljning
- Följa upp åtgärdspunkter, tidsfrister, åtaganden, väntande beslut, avtalsförpliktelser, förnyelsedatum och andra viktiga datum
- Utforma ledningssammanfattningar, mötesanteckningar, korrespondens, dokument och administrativt material
- Bistå med utvalda operativa initiativ och affärsinitiativ som kräver samordning och genomförande
- Vara en förtroendefull länk mellan vd:n, interna team, externa partner, professionella rådgivare och juridiska ombud
- Ge administrativt stöd i juridiska frågor och samordna dokumentation, underskrifter, bestyrkanden, certifieringar och relaterade formaliteter
- Hålla korrekta register över juridiska dokument och konfidentiell information
- Fastställa prioriteringar, eskalera viktiga frågor, förutse problem och lösa brådskande ärenden
- Bygga tillförlitliga system för organisation, uppföljning, påminnelser och genomförande
- Ta ansvar för tilldelade uppgifter och förbättra processer som minskar vd:ns administrativa arbetsbelastning
Krav
- Erfarenhet av att stödja en vd, grundare, ledande chef eller annan senior yrkesperson som executive assistant, personlig assistent eller executivekoordinator
- Dokumenterad förmåga att hantera personliga och yrkesmässiga ansvarsområden parallellt
- Utmärkt organisationsförmåga, planeringsförmåga och uppföljningsförmåga
- Goda kunskaper i administrativa processer och hantering av konfidentiella dokument
- Praktisk kännedom om juridisk terminologi, avtal och juridiska eller regulatoriska processer
- Förmåga att samarbeta effektivt med advokater, professionella rådgivare, leverantörer och externa organisationer
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
- Stor noggrannhet, gott omdöme och förmåga att förutse behov
- Diskretion, mognad, integritet och pålitlighet vid hantering av känsliga ärenden
- Förmåga att arbeta självständigt, lösa problem och snabbt anpassa sig i en föränderlig miljö
- God vana av digitala kalendrar, kalkylblad, dokumenthanteringssystem och kommunikationsverktyg
- Akademiska studier eller yrkesutbildning inom juridik, rättsvetenskap, företagsekonomi eller ett närliggande område
- Erfarenhet som juridisk assistent, juridisk administrativ koordinator, executive assistant i juridisk miljö eller i en jämförbar roll
- Erfarenhet av att hantera avtal, juridiska register, efterlevnadsdokumentation och samordning med externa juridiska ombud
- Kännedom om företagsrelaterade och personliga administrativa processer
- Erfarenhet av att bistå ledande chefer med internationella affärsrelaterade eller personliga ärenden
- Goda kunskaper i engelska och spanska i tal och skrift
- Erfarenhet av att hantera mycket konfidentiell finansiell, företagsrelaterad eller juridisk information
Förmåner
- Arbetet är huvudsakligen på distans
- Snabbrörlig miljö med fokus på innovativt arbete