Contactica je digitálna marketingová agentúra poskytujúca komplexné služby, ktorá pôsobí v San Juane v Portoriku a v Medellíne v Kolumbii. Jej tím vyvíja a realizuje marketingové riešenia v rôznych oblastiach digitálneho marketingu a podporuje klientov a partnerov pri tvorbe stratégie aj jej vykonávaní. Spoločnosť kladie dôraz na kultúrne orientovaný prístup a spája rozmanitý tím s cieľom vytvárať praktické a účinné kampane pre rôzne skupiny publika a obchodné potreby.
Výkonný koordinátor pre generálneho riaditeľa (práca na diaľku, Mexiko)
Podpora generálneho riaditeľa spoločnosti Contactica v oblasti osobnej administratívy, koordinácie podnikania, cestovania a právnych záležitostí. Contactica je technologická a kreatívna spoločnosť pôsobiaca v bankovníctve, poisťovníctve a segmente spotrebného baleného tovaru.
Popis
- Dohliadať na osobný kalendár generálneho riaditeľa, stretnutia, pripomienky a každodenný harmonogram
- Zabezpečovať osobné a pracovné cesty vrátane letov, ubytovania, dopravy a aktualizácií itinerára
- Spravovať osobnú administratívu, ako sú platby, obnovy, nákupy, dokumentácia a následné kroky
- Koordinovať spoluprácu s poskytovateľmi služieb, dodávateľmi, finančnými inštitúciami, advokátmi, právnymi poradcami, notármi a ďalšími externými organizáciami
- Vybavovať rezervácie, darčeky, spoločenské aktivity a osobnú logistiku
- Spravovať pracovný kalendár generálneho riaditeľa, stretnutia, záväzky a vyhradený strategický čas
- Organizovať interné a externé stretnutia vrátane plánovania, potvrdení, prípravy a následných krokov
- Sledovať úlohy, termíny, záväzky, čakajúce rozhodnutia, zmluvné povinnosti, dátumy obnovenia a ďalšie kľúčové dátumy
- Pripravovať výkonné zhrnutia, zápisnice zo stretnutí, korešpondenciu, dokumenty a administratívne materiály
- Pomáhať pri vybraných prevádzkových a obchodných iniciatívach, ktoré si vyžadujú koordináciu a realizáciu
- Pôsobiť ako dôveryhodný sprostredkovateľ medzi generálnym riaditeľom, internými tímami, externými partnermi, odbornými poradcami a právnymi zástupcami
- Poskytovať administratívnu podporu pri právnych záležitostiach a koordinovať dokumentáciu, podpisy, notárske overenia, certifikácie a súvisiace formality
- Viesť presné záznamy o právnych dokumentoch a dôverných informáciách
- Stanovovať priority, upozorňovať na dôležité problémy, predvídať komplikácie a riešiť naliehavé záležitosti
- Vytvárať spoľahlivé systémy organizácie, následného sledovania, pripomienok a realizácie
- Preberať zodpovednosť za pridelené úlohy a zlepšovať procesy, ktoré znižujú administratívne zaťaženie generálneho riaditeľa
Požiadavky
- Skúsenosti s podporou generálneho riaditeľa, zakladateľa, vrcholového manažéra alebo iného vedúceho odborníka na pozícii výkonného asistenta, osobného asistenta alebo výkonného koordinátora
- Preukázaná schopnosť súčasne riadiť osobné aj pracovné povinnosti
- Vynikajúce organizačné schopnosti, plánovanie a dôsledné dokončovanie úloh
- Dobrá znalosť administratívnych procesov a zaobchádzania s dôvernými dokumentmi
- Praktická znalosť právnej terminológie, zmlúv a právnych alebo regulačných postupov
- Schopnosť efektívne spolupracovať s advokátmi, odbornými poradcami, dodávateľmi a externými organizáciami
- Výborná písomná a ústna komunikácia
- Zmysel pre detail, správny úsudok a schopnosť predvídať potreby
- Diskrétnosť, vyspelosť, bezúhonnosť a spoľahlivosť pri práci s citlivými záležitosťami
- Schopnosť pracovať samostatne, riešiť problémy a rýchlo sa prispôsobovať dynamickému prostrediu
- Pokročilá práca s digitálnymi kalendármi, tabuľkovými procesormi, systémami správy dokumentov a komunikačnými nástrojmi
- Štúdium alebo odborná príprava v oblasti práva, právnych štúdií, obchodnej administratívy alebo príbuzného odboru
- Skúsenosti na pozícii právneho asistenta, právneho administratívneho koordinátora, výkonného asistenta v právnom prostredí alebo v porovnateľnej úlohe
- Skúsenosti so správou zmlúv, právnych záznamov, dokumentácie o dodržiavaní predpisov a koordináciou s externými právnymi poradcami
- Znalosť firemných a osobných administratívnych postupov
- Skúsenosti s asistenciou vrcholovým manažérom pri medzinárodných obchodných alebo osobných záležitostiach
- Výborná písomná a ústna znalosť angličtiny a španielčiny
- Skúsenosti s nakladaním s vysoko dôvernými finančnými, firemnými alebo právnymi informáciami
Benefity
- Práca je prevažne na diaľku
- Dynamické prostredie zamerané na inovatívnu prácu