Contactica er et fullservicebyrå innen digital markedsføring med virksomhet i San Juan i Puerto Rico og Medellín i Colombia. Teamet utvikler og leverer markedsføringsløsninger innen en rekke digitale områder, og støtter kunder og partnere med strategi og gjennomføring. Selskapet legger vekt på en kulturdrevet tilnærming og samler et mangfoldig team for å skape praktiske og effektive kampanjer for ulike målgrupper og forretningsbehov.
Executive-koordinator for CEO-en (fjernarbeid, Mexico)
Støtt Contacticas CEO med personlig administrasjon, virksomhetskoordinering, reiser og juridiske forhold. Contactica er et teknologi- og kreativitetsselskap som betjener bank-, forsikrings- og forbruksvaresektorene.
Beskrivelse
- Ha ansvar for CEO-ens personlige kalender, avtaler, påminnelser og daglige timeplan
- Organisere private reiser og forretningsreiser, inkludert fly, overnatting, transport og oppdateringer av reiseruter
- Håndtere personlig administrasjon som betalinger, fornyelser, innkjøp, dokumentasjon og oppfølging
- Koordinere med tjenesteleverandører, leverandører, finansinstitusjoner, advokater, juridiske rådgivere, notarer og andre eksterne organisasjoner
- Håndtere reservasjoner, gaver, sosiale avtaler og personlig logistikk
- Håndtere CEO-ens profesjonelle kalender, møter, forpliktelser og skjermet strategisk tid
- Organisere interne og eksterne møter, inkludert planlegging, bekreftelser, forberedelser og oppfølging
- Følge opp handlingspunkter, tidsfrister, forpliktelser, uavklarte beslutninger, kontraktsforpliktelser, fornyelsesdatoer og andre viktige datoer
- Utarbeide ledelsesoppsummeringer, møtereferater, korrespondanse, dokumenter og administrativt materiale
- Bistå med utvalgte drifts- og forretningsinitiativer som krever koordinering og gjennomføring
- Være et betrodd bindeledd mellom CEO-en, interne team, eksterne partnere, profesjonelle rådgivere og juridiske rådgivere
- Bistå administrativt i juridiske saker og koordinere dokumentasjon, signaturer, notarialbekreftelser, sertifiseringer og tilknyttede formaliteter
- Føre nøyaktige registre over juridiske dokumenter og konfidensiell informasjon
- Fastsette prioriteringer, eskalere viktige problemer, forutse utfordringer og løse hastesaker
- Bygge pålitelige systemer for organisering, oppfølging, påminnelser og gjennomføring
- Ha ansvar for tildelte oppgaver og forbedre prosesser som reduserer CEO-ens administrative arbeidsbelastning
Krav
- Erfaring med å støtte en CEO, grunnlegger, seniorleder eller annen ledende fagperson som executive assistant, personlig assistent eller executive-koordinator
- Dokumentert evne til å håndtere personlige og profesjonelle ansvarsområder samtidig
- Svært gode organisatoriske evner, planlegging og oppfølging
- Solid kjennskap til administrative prosesser og håndtering av konfidensielle dokumenter
- Praktisk kjennskap til juridisk terminologi, kontrakter og juridiske eller regulatoriske prosedyrer
- Evne til å samarbeide effektivt med advokater, profesjonelle rådgivere, leverandører og eksterne organisasjoner
- Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Stor sans for detaljer, god dømmekraft og evne til å forutse behov
- Diskresjon, modenhet, integritet og pålitelighet ved håndtering av sensitive forhold
- Evne til å arbeide selvstendig, løse problemer og raskt tilpasse seg et miljø med høyt tempo
- Gode ferdigheter i digitale kalendere, regneark, dokumenthåndteringssystemer og kommunikasjonsverktøy
- Akademiske studier eller yrkesutdanning innen jus, juridiske studier, bedriftsadministrasjon eller et beslektet fagområde
- Erfaring som juridisk assistent, juridisk administrativ koordinator, executive assistant i juridisk sammenheng eller i en tilsvarende rolle
- Erfaring med håndtering av kontrakter, juridiske registre, dokumentasjon for etterlevelse og koordinering med eksterne juridiske rådgivere
- Kjennskap til bedriftsrelaterte og personlige administrative prosedyrer
- Erfaring med å bistå ledere med internasjonale forretningsmessige eller personlige forhold
- Gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper samt spanskkunnskaper
- Erfaring med håndtering av svært konfidensiell finansiell, virksomhetsrelatert eller juridisk informasjon
Fordeler
- Arbeidet er hovedsakelig fjernbasert
- Et dynamisk miljø med fokus på innovativt arbeid