Contactica is een full-servicebureau voor digitale marketing met activiteiten in San Juan, Puerto Rico, en Medellín, Colombia. Het team ontwikkelt en levert marketingoplossingen binnen uiteenlopende digitale disciplines en ondersteunt klanten en partners bij strategie en uitvoering. Het bedrijf benadrukt een cultureel gedreven aanpak en brengt een divers team samen om praktische en effectieve campagnes te creëren voor verschillende doelgroepen en zakelijke behoeften.
Executive Coordinator voor de CEO (Remote, Mexico)
Ondersteun de CEO van Contactica bij persoonlijke administratie, bedrijfscoördinatie, reizen en juridische zaken. Contactica is een technologie- en creatief bedrijf dat actief is voor banken, verzekeraars en producenten van consumentengoederen.
Beschrijving
- De persoonlijke agenda, afspraken, herinneringen en dagelijkse planning van de CEO beheren
- Privé- en zakenreizen regelen, waaronder vluchten, accommodaties, vervoer en wijzigingen in het reisschema
- Persoonlijke administratieve zaken beheren, zoals betalingen, verlengingen, aankopen, documentatie en opvolging
- Coördineren met dienstverleners, leveranciers, financiële instellingen, advocaten, juridisch adviseurs, notarissen en andere externe organisaties
- Reserveringen, geschenken, sociale afspraken en persoonlijke logistiek regelen
- De zakelijke agenda, vergaderingen, verplichtingen en beschermde strategische tijd van de CEO beheren
- Interne en externe vergaderingen organiseren, waaronder planning, bevestigingen, voorbereiding en opvolging
- Actiepunten, deadlines, verplichtingen, openstaande beslissingen, contractuele verplichtingen, verlengingsdata en andere belangrijke data bewaken
- Managementsamenvattingen, vergadernotities, correspondentie, documenten en administratief materiaal opstellen
- Ondersteunen bij geselecteerde operationele en zakelijke initiatieven die coördinatie en uitvoering vereisen
- Optreden als betrouwbare schakel tussen de CEO, interne teams, externe partners, professionele adviseurs en juridisch adviseurs
- Administratieve ondersteuning bieden bij juridische zaken en documentatie, handtekeningen, notariële akten, certificeringen en gerelateerde formaliteiten coördineren
- Nauwkeurige dossiers bijhouden van juridische documenten en vertrouwelijke informatie
- Prioriteiten stellen, belangrijke kwesties escaleren, problemen voorzien en urgente zaken oplossen
- Betrouwbare systemen opzetten voor organisatie, opvolging, herinneringen en uitvoering
- Verantwoordelijkheid nemen voor toegewezen taken en processen verbeteren die de administratieve werkdruk van de CEO verminderen
Vereisten
- Ervaring met het ondersteunen van een CEO, oprichter, senior manager of andere leidinggevende als executive assistant, personal assistant of executive coordinator
- Aantoonbaar vermogen om persoonlijke en professionele verantwoordelijkheden gelijktijdig te beheren
- Uitstekende organisatie, planning en opvolging
- Goede kennis van administratieve processen en het omgaan met vertrouwelijke documenten
- Praktische kennis van juridische terminologie, contracten en juridische of regelgevende procedures
- Vermogen om effectief samen te werken met advocaten, professionele adviseurs, leveranciers en externe organisaties
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie
- Sterke aandacht voor detail, goed beoordelingsvermogen en het vermogen om behoeften te voorzien
- Discretie, volwassenheid, integriteit en betrouwbaarheid bij het behandelen van gevoelige zaken
- Vermogen om zelfstandig te werken, problemen op te lossen en zich snel aan te passen in een dynamische omgeving
- Vaardigheid met digitale agenda’s, spreadsheets, documentbeheersystemen en communicatietools
- Academische studie of professionele opleiding in Rechten, Legal Studies, Bedrijfskunde of een verwante discipline
- Ervaring als Legal Assistant, Legal Administrative Coordinator, Executive Assistant in een juridische omgeving of in een vergelijkbare functie
- Ervaring met het beheren van contracten, juridische dossiers en compliancedocumentatie, evenals met de coördinatie met externe juridische adviseurs
- Vertrouwdheid met zakelijke en persoonlijke administratieve procedures
- Ervaring met het ondersteunen van senior managers bij internationale zakelijke of persoonlijke aangelegenheden
- Sterke schriftelijke en mondelinge beheersing van Engels en Spaans
- Ervaring met het behandelen van zeer vertrouwelijke financiële, zakelijke of juridische informatie
Voordelen
- Overwegend op afstand werken
- Dynamische omgeving met focus op innovatief werk