Contactica è un’agenzia di marketing digitale a servizio completo, con attività a San Juan, Porto Rico, e Medellín, in Colombia. Il suo team sviluppa e offre soluzioni di marketing in diverse aree digitali, supportando clienti e partner nella strategia e nell’esecuzione. L’azienda valorizza un approccio guidato dalla cultura e riunisce un team eterogeneo per creare campagne pratiche ed efficaci destinate a pubblici diversi e a differenti esigenze aziendali.
Coordinatore esecutivo del CEO (Da remoto, Messico)
Supportare il CEO di Contactica nell’amministrazione personale, nel coordinamento aziendale, nei viaggi e nelle questioni legali. Contactica è un’azienda di tecnologia e creatività al servizio dei settori bancario, assicurativo e dei beni di consumo confezionati.
Descrizione
- Supervisionare il calendario personale, gli appuntamenti, i promemoria e l’agenda quotidiana del CEO
- Organizzare viaggi personali e di lavoro, inclusi voli, alloggi, trasporti e aggiornamenti dell’itinerario
- Gestire l’amministrazione personale, come pagamenti, rinnovi, acquisti, documentazione e follow-up
- Coordinarsi con fornitori di servizi, venditori, istituti finanziari, avvocati, consulenti legali, notai e altre organizzazioni esterne
- Gestire prenotazioni, regali, impegni sociali e logistica personale
- Gestire il calendario professionale, le riunioni, gli impegni e il tempo strategico protetto del CEO
- Organizzare riunioni interne ed esterne, inclusi programmazione, conferme, preparazione e follow-up
- Monitorare attività da svolgere, scadenze, impegni, decisioni in sospeso, obblighi contrattuali, date di rinnovo e altre date importanti
- Redigere sintesi dirigenziali, note delle riunioni, corrispondenza, documenti e materiali amministrativi
- Supportare determinate iniziative operative e aziendali che richiedono coordinamento ed esecuzione
- Fungere da referente di fiducia tra il CEO, i team interni, i partner esterni, i consulenti professionali e i legali
- Fornire assistenza amministrativa nelle questioni legali e coordinare documentazione, firme, autentiche notarili, certificazioni e formalità correlate
- Mantenere registri accurati dei documenti legali e delle informazioni riservate
- Stabilire le priorità, portare all’attenzione le questioni importanti, anticipare i problemi e risolvere le urgenze
- Creare sistemi affidabili per organizzazione, follow-up, promemoria ed esecuzione
- Assumere le responsabilità assegnate e migliorare i processi che riducono il carico amministrativo del CEO
Requisiti
- Esperienza nel supporto a un CEO, fondatore, dirigente senior o altro professionista di alto livello come assistente esecutivo, assistente personale o coordinatore esecutivo
- Capacità dimostrata di gestire contemporaneamente responsabilità personali e professionali
- Eccellenti capacità di organizzazione, pianificazione e follow-up
- Solida conoscenza dei processi amministrativi e della gestione di documenti riservati
- Familiarità operativa con la terminologia legale, i contratti e le procedure legali o normative
- Capacità di collaborare efficacemente con avvocati, consulenti professionali, fornitori e organizzazioni esterne
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale
- Forte attenzione ai dettagli, buon giudizio e capacità di anticipare le esigenze
- Discrezione, maturità, integrità e affidabilità nella gestione di questioni sensibili
- Capacità di lavorare in autonomia, risolvere problemi e adattarsi rapidamente in un ambiente dinamico
- Padronanza di calendari digitali, fogli di calcolo, sistemi di gestione documentale e strumenti di comunicazione
- Studi accademici o formazione professionale in Giurisprudenza, Studi giuridici, Amministrazione aziendale o disciplina correlata
- Esperienza come assistente legale, coordinatore amministrativo legale, assistente esecutivo in un contesto legale o in un ruolo comparabile
- Esperienza nella gestione di contratti, registri legali, documentazione di conformità e coordinamento con consulenti legali esterni
- Familiarità con le procedure amministrative aziendali e personali
- Esperienza nell’assistenza a dirigenti senior per questioni aziendali o personali internazionali
- Ottima conoscenza scritta e orale dell’inglese e dello spagnolo
- Esperienza nella gestione di informazioni finanziarie, aziendali o legali altamente riservate
Benefit
- Modalità di lavoro principalmente da remoto
- Ambiente dinamico focalizzato sul lavoro innovativo