A Contactica teljes körű digitális marketingügynökség, amely San Juanban, Puerto Ricóban és Medellínben, Kolumbiában működik. Csapata a digitális kompetenciák széles körére kiterjedő marketingmegoldásokat fejleszt és valósít meg, stratégiával és végrehajtással támogatva ügyfeleit és partnereit. A vállalat kulturális szempontokra épülő megközelítést alkalmaz, és sokszínű csapatot hoz össze, hogy különböző célközönségek és üzleti igények számára praktikus, hatékony kampányokat hozzon létre.
Vezérigazgatói koordinátor (távmunka, Mexikó)
Támogassa a Contactica vezérigazgatóját személyes adminisztrációban, üzleti koordinációban, utazásszervezésben és jogi ügyekben. A Contactica technológiai és kreatív vállalat, amely a banki, biztosítási és fogyasztási cikkek ágazatát szolgálja ki.
Leírás
- Kezelje a vezérigazgató személyes naptárát, találkozóit, emlékeztetőit és napi időbeosztását
- Szervezze a személyes és üzleti utazásokat, beleértve a repülőjáratokat, szállást, közlekedést és az útiterv frissítéseit
- Intézze a személyes adminisztrációt, például a kifizetéseket, megújításokat, vásárlásokat, dokumentációt és utánkövetést
- Egyeztessen szolgáltatókkal, beszállítókkal, pénzügyi intézményekkel, ügyvédekkel, jogi tanácsadókkal, közjegyzőkkel és más külső szervezetekkel
- Kezelje a foglalásokat, ajándékokat, társasági programokat és személyes logisztikát
- Kezelje a vezérigazgató szakmai naptárát, megbeszéléseit, kötelezettségvállalásait és a stratégiai munkára fenntartott idejét
- Szervezze a belső és külső megbeszéléseket, beleértve az időpont-egyeztetést, visszaigazolásokat, előkészítést és utánkövetést
- Kövesse nyomon a feladatokat, határidőket, kötelezettségvállalásokat, függőben lévő döntéseket, szerződéses kötelezettségeket, megújítási dátumokat és egyéb fontos időpontokat
- Készítsen vezetői összefoglalókat, megbeszélési jegyzeteket, levelezést, dokumentumokat és adminisztratív anyagokat
- Segítsen a koordinációt és végrehajtást igénylő kijelölt operatív és üzleti kezdeményezésekben
- Legyen megbízható kapcsolattartó a vezérigazgató, a belső csapatok, a külső partnerek, a szakmai tanácsadók és a jogi képviselők között
- Nyújtson adminisztratív támogatást jogi ügyekben, és koordinálja a dokumentációt, aláírásokat, közjegyzői eljárásokat, hitelesítéseket és kapcsolódó formalitásokat
- Vezessen pontos nyilvántartást a jogi dokumentumokról és a bizalmas információkról
- Állítson fel prioritásokat, jelezze a fontos ügyeket, előzze meg a problémákat és oldja meg a sürgős kérdéseket
- Építsen megbízható rendszereket a szervezéshez, utánkövetéshez, emlékeztetőkhöz és végrehajtáshoz
- Vállaljon felelősséget a kijelölt feladatokért, és fejlessze a vezérigazgató adminisztratív terheit csökkentő folyamatokat
Követelmények
- Tapasztalat vezérigazgató, alapító, felső vezető vagy más magas szintű szakember támogatásában executive assistantként, személyi asszisztensként vagy vezetői koordinátorként
- Bizonyított képesség személyes és szakmai feladatok egyidejű kezelésére
- Kiemelkedő szervezési, tervezési és feladatkövetési készség
- Az adminisztratív folyamatok és a bizalmas dokumentumok kezelési gyakorlatának alapos ismerete
- Munkavégzéshez szükséges ismeretek a jogi terminológia, szerződések, valamint jogi vagy szabályozási eljárások terén
- Hatékony együttműködési képesség ügyvédekkel, szakmai tanácsadókkal, beszállítókkal és külső szervezetekkel
- Kiváló írásbeli és szóbeli kommunikáció
- Erős figyelem a részletekre, jó ítélőképesség és az igények előrejelzésének képessége
- Diszkréció, érettség, integritás és megbízhatóság érzékeny ügyek kezelésekor
- Önálló munkavégzési, problémamegoldási és gyors alkalmazkodási képesség dinamikus környezetben
- Jártasság digitális naptárak, táblázatkezelők, dokumentumkezelő rendszerek és kommunikációs eszközök használatában
- Jogi, jogi tanulmányi, üzleti adminisztrációs vagy kapcsolódó területen szerzett felsőfokú tanulmányok vagy szakmai képzés
- Tapasztalat jogi asszisztensként, jogi adminisztratív koordinátorként, jogi környezetben dolgozó executive assistantként vagy hasonló munkakörben
- Tapasztalat szerződések, jogi nyilvántartások, megfelelőségi dokumentáció és külső jogi tanácsadókkal való koordináció kezelésében
- A vállalati és személyes adminisztratív eljárások ismerete
- Tapasztalat felső vezetők támogatásában nemzetközi üzleti vagy személyes ügyekben
- Magabiztos írásbeli és szóbeli angol- és spanyolnyelv-ismeret
- Nagyfokú bizalmasságot igénylő pénzügyi, vállalati vagy jogi információk kezelésében szerzett tapasztalat
Juttatások
- Elsősorban távoli munkavégzés
- Gyors tempójú, innovatív munkára összpontosító környezet