Contactica — агентство цифрового маркетингу повного циклу, що працює в Сан-Хуані, Пуерто-Рико, і Медельїні, Колумбія. Команда розробляє та реалізує маркетингові рішення в різних напрямах цифрового маркетингу, допомагаючи клієнтам і партнерам зі стратегією та її втіленням. Компанія робить акцент на підході, що враховує культурні особливості, і об’єднує різноманітну команду для створення практичних та ефективних кампаній для різних аудиторій і бізнес-завдань.
Виконавчий координатор генерального директора (віддалено, Мексика)
Підтримка генерального директора Contactica в питаннях особистого адміністрування, координації бізнесу, подорожей і юридичних справ. Contactica — технологічна та креативна компанія, що працює у сферах банківських послуг, страхування та товарів повсякденного вжитку.
Опис
- Вести особистий календар генерального директора, записи, нагадування та щоденний розклад
- Організовувати особисті й ділові поїздки, зокрема перельоти, проживання, транспорт і оновлення маршрутів
- Вести особисті адміністративні справи, зокрема платежі, продовження, покупки, документи та подальший супровід
- Координувати взаємодію з постачальниками послуг, підрядниками, фінансовими установами, адвокатами, юридичними радниками, нотаріусами та іншими зовнішніми організаціями
- Організовувати бронювання, подарунки, соціальні заходи та особисті питання
- Вести робочий календар генерального директора, зустрічі, зобов’язання та захищений час для стратегічних завдань
- Організовувати внутрішні й зовнішні зустрічі, зокрема планування, підтвердження, підготовку та подальший супровід
- Відстежувати завдання, дедлайни, зобов’язання, питання, що очікують на рішення, договірні зобов’язання, дати продовження та інші ключові дати
- Готувати резюме для керівництва, нотатки зустрічей, кореспонденцію, документи та адміністративні матеріали
- Допомагати в окремих операційних і бізнес-ініціативах, що потребують координації та виконання
- Бути надійною контактною особою між генеральним директором, внутрішніми командами, зовнішніми партнерами, професійними радниками та юридичними консультантами
- Надавати адміністративну підтримку в юридичних питаннях і координувати підготовку документів, підписання, нотаріальне засвідчення, сертифікацію та пов’язані формальності
- Вести точний облік юридичних документів і конфіденційної інформації
- Розставляти пріоритети, ескалувати важливі питання, передбачати проблеми та вирішувати термінові справи
- Створювати надійні системи організації, контролю виконання, нагадувань і реалізації завдань
- Відповідати за доручені обов’язки та вдосконалювати процеси, що зменшують адміністративне навантаження на генерального директора
Вимоги
- Досвід підтримки генерального директора, засновника, керівника найвищої ланки або іншого високопоставленого фахівця на посаді виконавчого асистента, персонального асистента чи виконавчого координатора
- Підтверджена здатність одночасно керувати особистими та професійними обов’язками
- Відмінні навички організації, планування та доведення справ до кінця
- Ґрунтовне знання адміністративних процесів і роботи з конфіденційними документами
- Практичне знання юридичної термінології, договорів і юридичних або регуляторних процедур
- Здатність ефективно співпрацювати з адвокатами, професійними радниками, постачальниками та зовнішніми організаціями
- Відмінні навички письмової та усної комунікації
- Уважність до деталей, зважене судження та здатність передбачати потреби
- Дискретність, зрілість, доброчесність і надійність у роботі з чутливими питаннями
- Здатність працювати самостійно, розв’язувати проблеми та швидко адаптуватися в динамічному середовищі
- Володіння цифровими календарями, електронними таблицями, системами керування документами та інструментами комунікації
- Освіта або професійна підготовка у сфері права, юридичних студій, бізнес-адміністрування чи суміжної дисципліни
- Досвід роботи юридичним асистентом, координатором юридичного адміністрування, виконавчим асистентом у юридичній сфері або на аналогічній посаді
- Досвід роботи з договорами, юридичними записами, документацією щодо дотримання вимог і координації взаємодії із зовнішніми юристами
- Знання корпоративних та особистих адміністративних процедур
- Досвід допомоги керівникам найвищої ланки в міжнародних ділових або особистих питаннях
- Вільне володіння англійською та іспанською мовами в усній і письмовій формі
- Досвід роботи з надзвичайно конфіденційною фінансовою, корпоративною або юридичною інформацією
Переваги
- Переважно віддалений формат роботи
- Динамічне середовище, орієнтоване на інноваційні проєкти