Contactica es una agencia de marketing digital integral con operaciones en San Juan, Puerto Rico, y Medellín, Colombia. Su equipo desarrolla y ofrece soluciones de marketing en diversas áreas digitales, ayudando a clientes y socios con la estrategia y la ejecución. La empresa destaca por su enfoque basado en la cultura y reúne a un equipo diverso para crear campañas prácticas y eficaces dirigidas a distintos públicos y necesidades empresariales.
Coordinador ejecutivo del CEO (Remoto, México)
Apoyar al CEO de Contactica en la administración personal, la coordinación empresarial, los viajes y los asuntos legales. Contactica es una empresa de tecnología y creatividad que presta servicios a los sectores bancario, asegurador y de bienes de consumo envasados.
Descripción
- Supervisar el calendario personal, las citas, los recordatorios y la agenda diaria del CEO
- Organizar viajes personales y de negocios, incluidos vuelos, alojamiento, transporte y actualizaciones del itinerario
- Gestionar la administración personal, como pagos, renovaciones, compras, documentación y seguimiento
- Coordinarse con proveedores de servicios, vendedores, instituciones financieras, abogados, asesores legales, notarios y otras organizaciones externas
- Gestionar reservas, regalos, compromisos sociales y logística personal
- Gestionar el calendario profesional, las reuniones, los compromisos y el tiempo estratégico protegido del CEO
- Organizar reuniones internas y externas, incluida la programación, las confirmaciones, la preparación y el seguimiento
- Supervisar tareas pendientes, plazos, compromisos, decisiones pendientes, obligaciones contractuales, fechas de renovación y otras fechas clave
- Redactar resúmenes ejecutivos, notas de reuniones, correspondencia, documentos y materiales administrativos
- Ayudar en determinadas iniciativas operativas y empresariales que requieran coordinación y ejecución
- Actuar como enlace de confianza entre el CEO, los equipos internos, los socios externos, los asesores profesionales y los abogados
- Proporcionar asistencia administrativa en asuntos legales y coordinar documentación, firmas, notarizaciones, certificaciones y otras formalidades relacionadas
- Mantener registros precisos de documentos legales e información confidencial
- Establecer prioridades, escalar asuntos importantes, anticipar problemas y resolver cuestiones urgentes
- Crear sistemas fiables de organización, seguimiento, recordatorios y ejecución
- Asumir las responsabilidades asignadas y mejorar los procesos que reduzcan la carga administrativa del CEO
Requisitos
- Experiencia apoyando a un CEO, fundador, alto ejecutivo u otro profesional de alto nivel como asistente ejecutivo, asistente personal o coordinador ejecutivo
- Capacidad demostrada para gestionar simultáneamente responsabilidades personales y profesionales
- Excelente organización, planificación y seguimiento
- Sólidos conocimientos de procesos administrativos y gestión de documentos confidenciales
- Familiaridad práctica con terminología legal, contratos y procedimientos legales o regulatorios
- Capacidad para colaborar eficazmente con abogados, asesores profesionales, proveedores y organizaciones externas
- Excelente comunicación escrita y oral
- Gran atención al detalle, buen criterio y capacidad para anticiparse a las necesidades
- Discreción, madurez, integridad y fiabilidad al gestionar asuntos sensibles
- Capacidad para trabajar de forma independiente, resolver problemas y adaptarse rápidamente en un entorno dinámico
- Dominio de calendarios digitales, hojas de cálculo, sistemas de gestión documental y herramientas de comunicación
- Estudios académicos o formación profesional en Derecho, Estudios Jurídicos, Administración de Empresas o una disciplina relacionada
- Experiencia como asistente jurídico, coordinador administrativo jurídico, asistente ejecutivo en un entorno legal o en un puesto comparable
- Experiencia gestionando contratos, registros legales, documentación de cumplimiento y coordinación con asesores jurídicos externos
- Familiaridad con procedimientos administrativos corporativos y personales
- Experiencia asistiendo a altos ejecutivos en asuntos empresariales o personales internacionales
- Dominio sólido del inglés y el español, tanto escrito como hablado
- Experiencia gestionando información financiera, corporativa o legal altamente confidencial
Beneficios
- Modalidad de trabajo principalmente remota
- Entorno dinámico centrado en trabajo innovador