CEO執行協調員（遠端，墨西哥）
負責支援 Contactica 的 CEO，涵蓋個人行政、業務協調、差旅及法律事務。 Contactica 是一家服務銀行、保險及包裝消費品產業的科技與創意公司。
說明
- 管理 CEO 的個人行事曆、約會、提醒事項及每日行程
- 安排個人及商務差旅，包括航班、住宿、交通及行程更新
- 處理付款、續期、採購、文件及後續跟進等個人行政事務
- 與服務提供商、供應商、金融機構、律師、法律顧問、公證人及其他外部機構協調
- 處理預訂、禮物、社交活動及個人事務安排
- 管理 CEO 的職業行事曆、會議、承諾事項及受保護的策略時間
- 組織內部及外部會議，包括排程、確認、準備及後續跟進
- 監控行動事項、截止日期、承諾事項、待決策事項、合約義務、續期日期及其他重要日期
- 撰寫高階主管摘要、會議記錄、往來信函、文件及行政資料
- 協助推動需要協調及執行的特定營運與業務計畫
- 擔任 CEO、內部團隊、外部合作夥伴、專業顧問及法律顧問之間值得信賴的聯絡人
- 為法律事務提供行政協助，並協調文件、簽署、公證、認證及相關手續
- 準確保存法律文件及機密資訊的記錄
- 設定優先順序、升級重要問題、預判問題並處理緊急事務
- 建立可靠的組織、跟進、提醒及執行系統
- 負責所分配的職責，並改善可減輕 CEO 行政負擔的流程
職位要求
- 具備支援 CEO、創辦人、高階主管或其他高層專業人士的經驗，曾擔任行政助理、私人助理或執行協調員
- 證明能夠同時管理個人及職業事務
- 出色的組織、規劃及執行跟進能力
- 扎實掌握行政流程及機密文件處理
- 熟悉法律術語、合約以及法律或監管程序
- 能夠與律師、專業顧問、供應商及外部機構有效合作
- 出色的書面及口頭溝通能力
- 注重細節、判斷力強，並能夠預判需求
- 處理敏感事務時具備謹慎、成熟、正直及可靠的特質
- 能夠獨立工作、解決問題，並在快速變動的環境中迅速適應
- 熟練使用數位行事曆、試算表、文件管理系統及溝通工具
- 具備法律、法律研究、企業管理或相關學科的學術學習或專業訓練
- 具備法律助理、法律行政協調員、法律領域行政助理或類似職務的經驗
- 具備管理合約、法律記錄、合規文件及與外部法律顧問協調的經驗
- 熟悉企業及個人行政程序
- 具備協助高階主管處理國際商務或個人事務的經驗
- 具備良好的英語及西班牙語書面與口語能力
- 具備處理高度機密財務、企業或法律資訊的經驗
福利待遇
- 主要採遠端工作安排
- 專注於創新工作的快速發展環境