Notitia je izobraževalna ustanova, ki ponuja poklicno usmerjene tečaje s področij oblikovanja, zdravstva, poslovanja, gostinstva in tehnologije. Njeni programi so zasnovani z mislijo na zaposljivost ter vključujejo prilagodljive možnosti študija, med drugim spletno učenje in učenje v kampusu. Študenti lahko s pomočjo partnerstev z gospodarstvom pridobijo praktične izkušnje na delovnih praksah ter se učijo od predavateljev s strokovnim znanjem na svojih področjih.
Izvršni asistent — hibridno delo, Avstralija
Zagotavljanje podpore višjim vodstvenim delavcem pri zahtevnem upravljanju urnikov, usklajevanju potovanj, pripravi dokumentov in sestankih. Usklajevanje dogodkov ter zaupnih administrativnih nalog na področjih akademskih in strokovnih služb.
Opis
- Zagotavljati zaupno administrativno in izvršno podporo na visoki ravni dodeljenim vodstvenim delavcem
- Nadzirati zahtevne dnevnike, koledarje, potovalne načrte, konferenčne aranžmaje in nastanitve
- Pripravljati potovalne načrte, dnevne rede, informativne dokumente in raziskave za sestanke
- Pisati in izpopolnjevati poročila, predstavitve, govore, predloge in poslovno korespondenco
- Izboljševati administrativne sisteme in procese za večjo učinkovitost in natančnost
- Sodelovati z izvršno ekipo TGE, notranjimi deležniki in zunanjimi predstavniki, vključno z visokimi gosti
- Organizirati nacionalne sestanke, dogodke in telekonference ter upravljati logistiko, zapisnike in spremljanje nadaljnjih nalog
- Zapisovati, prepisovati in razpošiljati natančne zapisnike ter sklepe sestankov
- Pomagati pri večjih dogodkih, ki jih vodi urad prorektorja in glavnega izvršnega direktorja
- Glede na konkretno priložnost zagotavljati podporo prorektorju in namestniku prorektorja za akademske zadeve, namestniku prorektorja za raziskave, podpredsedniku za študentsko izkušnjo ter podpredsedniku za zaposlene in talente
- Poročati višjemu izvršnemu asistentu prorektorja in glavnega izvršnega direktorja
Zahteve
- Obsežne izkušnje s podporo višjemu vodstvenemu delavcu
- Obsežne izkušnje z upravljanjem dnevnikov in načrtovanjem celotnih potovalnih načrtov
- Izkušnje z uvajanjem in vzdrževanjem sistemov za upravljanje in nadzor dokumentov
- Dokazana sposobnost priprave dnevnih redov in zapisnikov sestankov
- Napredno znanje programov Microsoft Office, vključno z Wordom, Excelom, PowerPointom in Outlookom
- Izjemne organizacijske sposobnosti in natančna pozornost do podrobnosti
- Močne veščine upravljanja časa in usklajevanja projektov
- Sposobnost upoštevanja rokov ob hkratnem upravljanju več projektov, dogodkov in funkcij
- Odlične ustne komunikacijske, medosebne in veščine odnosov z javnostmi
- Profesionalne komunikacijske veščine za delo z višjimi vodstvenimi delavci, zaposlenimi, javnostjo, visokimi gosti in predstavniki drugih organizacij v regiji AMEA
- Zaželena je ustrezna podiplomska izobrazba
Ugodnosti
- Prilagodljive oblike dela
- Prilagodljivi delovni pogoji, vključno z delom na daljavo in dostopom do bližnjega kampusa
- Priložnosti za strokovni razvoj in napredovanje v karieri
- Podpora osebnim interesom, razvoju in dobremu počutju
- Podporno in sodelovalno delovno okolje
- Pobude za raznolikost in vključevanje
- Postopki razumnih prilagoditev in podpora dostopnosti skozi celoten zaposlitveni proces