Notitia est un établissement d’enseignement qui propose des formations axées sur la carrière dans les domaines du design, de la santé, des affaires, de l’hôtellerie et de la technologie. Ses programmes sont conçus pour favoriser l’employabilité, avec des modalités d’études flexibles comprenant des cours en ligne et sur campus. Grâce à ses partenariats avec des entreprises du secteur, les étudiants peuvent acquérir une expérience pratique dans le cadre de stages et bénéficier de l’enseignement de formateurs possédant une expertise professionnelle dans leur domaine.
Assistant de direction — Hybride, Australie
Fournir un soutien de direction de haut niveau dans la gestion d’agendas complexes, la coordination des déplacements, la préparation de documents et les réunions. Coordonner des événements et des opérations administratives confidentielles dans des portefeuilles académiques et de services professionnels.
Description
- Fournir aux cadres concernés un soutien administratif et de direction confidentiel et de haut niveau
- Superviser des agendas et calendriers complexes, les déplacements, les conférences et l’hébergement
- Élaborer des itinéraires de déplacement, des ordres du jour, des documents d’information et des recherches pour les réunions
- Rédiger et améliorer des rapports, présentations, discours, dossiers et correspondances professionnelles
- Optimiser les systèmes et processus administratifs afin d’améliorer l’efficacité et la précision
- Travailler avec l’équipe de direction de TGE, les parties prenantes internes et les représentants externes, y compris les dignitaires
- Organiser des réunions, événements et téléconférences nationaux, en gérant la logistique, les procès-verbaux et le suivi des actions
- Rédiger, transcrire et diffuser des procès-verbaux précis ainsi que les décisions prises en réunion
- Contribuer aux événements majeurs organisés par le bureau du vice-chancelier et directeur général
- Fournir un soutien au prévôt et vice-chancelier adjoint chargé des affaires académiques, au vice-chancelier adjoint chargé de la recherche, au vice-président chargé de l’expérience étudiante et au vice-président chargé des personnes et des talents, selon le poste
- Rendre compte à l’assistant de direction principal du vice-chancelier et directeur général
Exigences
- Expérience significative auprès d’un cadre dirigeant
- Expérience approfondie de la gestion d’agendas et de la préparation d’itinéraires de déplacement complets
- Expérience de la mise en œuvre et de la maintenance de systèmes de gestion et de contrôle documentaire
- Capacité avérée à préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions
- Maîtrise avancée de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Excellentes capacités d’organisation et attention méticuleuse aux détails
- Solides compétences en gestion du temps et en coordination de projets
- Capacité à respecter les délais tout en gérant plusieurs projets, événements et fonctions
- Excellentes compétences en communication orale, relations interpersonnelles et relations publiques
- Compétences en communication professionnelle pour travailler avec des cadres dirigeants, des employés, le public, des dignitaires et des représentants d’autres organisations dans la région AMEA
- Un diplôme d’études supérieures pertinent est souhaité
Avantages
- Modalités de travail flexibles
- Conditions de travail flexibles, notamment le télétravail et l’accès à un campus proche
- Possibilités de développement professionnel et d’évolution de carrière
- Soutien aux intérêts personnels, au développement et au bien-être
- Environnement de travail solidaire et collaboratif
- Initiatives en faveur de la diversité et de l’inclusion
- Procédures d’aménagement raisonnable et soutien à l’accessibilité tout au long du recrutement