Notitia
Notitia
Notitia är en utbildningsinstitution som erbjuder karriärinriktade kurser inom design, hälsa, ekonomi, hotell och restaurang samt teknik. Utbildningarna är utformade med fokus på anställningsbarhet och erbjuder flexibla studieformer, inklusive online- och campusbaserat lärande. Genom branschpartnerskap kan studenter få praktisk erfarenhet genom praktik och lära sig av lärare med yrkesexpertis inom sina områden.

Executiveassistent – hybrid, Australien

Ge kvalificerat stöd till ledande befattningshavare inom komplex kalenderhantering, resesamordning, dokumentframställning och möten. Samordna evenemang och konfidentiell administration inom akademiska portföljer och verksamheter inom professionella tjänster.

Beskrivning

  • Ge konfidentiellt administrativt stöd på hög nivå och stöd till ledande befattningshavare
  • Ansvara för komplexa dagböcker, kalendrar, reseplaner, konferensarrangemang och boenden
  • Ta fram resplaner, dagordningar, briefingdokument och mötesunderlag
  • Skriva och bearbeta rapporter, presentationer, tal, inlagor och professionell korrespondens
  • Effektivisera administrativa system och processer för att förbättra effektivitet och noggrannhet
  • Arbeta med TGE:s ledningsgrupp, interna intressenter och externa representanter, inklusive dignitärer
  • Organisera nationella möten, evenemang och telefonkonferenser samt hantera logistik, protokoll och uppföljning av åtgärder
  • Dokumentera, transkribera och distribuera korrekta protokoll och mötesbeslut
  • Bistå vid större evenemang som leds av kansliet för vicekanslern och vd:n
  • Ge stöd till Provost och vice rektor för akademiska frågor, vice rektor för forskning, vice ordföranden för studentupplevelsen samt vice ordföranden för medarbetare och talang, beroende på tjänsten
  • Rapportera till den seniora executiveassistenten för vicekanslern och vd:n

Krav

  • Omfattande erfarenhet av att stödja en ledande befattningshavare
  • Omfattande erfarenhet av att hantera dagböcker och planera kompletta resplaner
  • Erfarenhet av att införa och underhålla system för dokumenthantering och dokumentkontroll
  • Dokumenterad förmåga att ta fram dagordningar och protokoll
  • Avancerade kunskaper i Microsoft Office, inklusive Word, Excel, PowerPoint och Outlook
  • Utmärkt organisationsförmåga och noggrann känsla för detaljer
  • Goda kunskaper i tidsplanering och projektkoordinering
  • Förmåga att hålla deadlines samtidigt som flera projekt, evenemang och uppdrag hanteras
  • Utmärkt muntlig kommunikationsförmåga samt god interpersonell kompetens och PR-förmåga
  • Professionell kommunikationsförmåga för arbete med ledande befattningshavare, medarbetare, allmänheten, dignitärer och representanter för andra organisationer i AMEA-regionen
  • Relevant eftergymnasial examen är meriterande

Förmåner

  • Flexibla arbetsarrangemang
  • Flexibla arbetsvillkor, inklusive distansarbete och tillgång till ett närliggande campus
  • Möjligheter till professionell utveckling och karriärutveckling
  • Stöd för personliga intressen, utveckling och välbefinnande
  • Stödjande och samarbetsinriktad arbetsplats
  • Initiativ för mångfald och inkludering
  • Rutiner för skäliga anpassningar och tillgänglighetsstöd under hela rekryteringen

Relaterade jobb