Notitia to instytucja edukacyjna oferująca kursy ukierunkowane na rozwój kariery w dziedzinach takich jak projektowanie, ochrona zdrowia, biznes, hotelarstwo i technologie. Programy kształcenia koncentrują się na przygotowaniu do podjęcia pracy i zapewniają elastyczne formy nauki, w tym zajęcia online oraz naukę na kampusie. Dzięki współpracy z partnerami z branży studenci mogą zdobywać praktyczne doświadczenie podczas praktyk zawodowych i uczyć się od wykładowców posiadających doświadczenie zawodowe w swoich dziedzinach.
Asystent dyrektora — praca hybrydowa, Australia
Zapewniaj kadrze kierowniczej najwyższego szczebla wsparcie w zakresie złożonego zarządzania kalendarzem, koordynacji podróży, przygotowywania dokumentów i organizacji spotkań. Koordynuj wydarzenia oraz poufne procesy administracyjne w obszarach akademickich i usług profesjonalnych.
Opis
- Zapewniać wyznaczonym członkom kadry kierowniczej poufne, zaawansowane wsparcie administracyjne i wykonawcze
- Nadzorować złożone terminarze, kalendarze, plany podróży, organizację konferencji i zakwaterowanie
- Opracowywać plany podróży, porządki obrad, materiały informacyjne i materiały badawcze na spotkania
- Przygotowywać i redagować raporty, prezentacje, przemówienia, wnioski oraz profesjonalną korespondencję
- Usprawniać systemy i procesy administracyjne w celu zwiększenia efektywności i dokładności
- Współpracować z zespołem wykonawczym TGE, wewnętrznymi interesariuszami i zewnętrznymi przedstawicielami, w tym osobami dostojnymi
- Organizować krajowe spotkania, wydarzenia i telekonferencje, zarządzając logistyką, protokołami oraz monitorowaniem realizacji ustaleń
- Sporządzać, transkrybować i rozpowszechniać dokładne protokoły oraz decyzje ze spotkań
- Wspierać duże wydarzenia prowadzone przez biuro prorektora i dyrektora generalnego
- W zależności od danej możliwości wspierać prorektora i zastępcę rektora ds. akademickich, zastępcę rektora ds. badań, wiceprezesa ds. doświadczeń studentów oraz wiceprezesa ds. pracowników i talentów
- Podlegać starszemu asystentowi dyrektora prorektora i dyrektora generalnego
Wymagania
- Znaczne doświadczenie we wspieraniu członka kadry kierowniczej najwyższego szczebla
- Rozległe doświadczenie w zarządzaniu terminarzami i tworzeniu kompletnych planów podróży
- Doświadczenie we wdrażaniu i utrzymywaniu systemów zarządzania dokumentami i ich kontroli
- Udokumentowana umiejętność przygotowywania porządków obrad i protokołów spotkań
- Zaawansowana znajomość pakietu Microsoft Office, w tym programów Word, Excel, PowerPoint i Outlook
- Doskonałe zdolności organizacyjne i skrupulatność
- Silne umiejętności zarządzania czasem i koordynacji projektów
- Umiejętność dotrzymywania terminów przy jednoczesnym zarządzaniu wieloma projektami, wydarzeniami i funkcjami
- Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej, interpersonalne i z zakresu public relations
- Profesjonalne umiejętności komunikacyjne niezbędne do pracy z kadrą kierowniczą najwyższego szczebla, pracownikami, opinią publiczną, osobami dostojnymi i przedstawicielami innych organizacji w regionie AMEA
- Preferowane odpowiednie kwalifikacje podyplomowe
Benefity
- Elastyczne formy pracy
- Elastyczne warunki pracy, w tym praca zdalna i dostęp do pobliskiego kampusu
- Możliwości rozwoju zawodowego i awansu
- Wsparcie dla osobistych zainteresowań, rozwoju i dobrostanu
- Wspierające, oparte na współpracy miejsce pracy
- Inicjatywy na rzecz różnorodności i integracji
- Procedury racjonalnych usprawnień i wsparcie dostępności przez cały proces rekrutacji