Notitia is een onderwijsinstelling die carrièregerichte opleidingen aanbiedt op het gebied van design, gezondheidszorg, bedrijfskunde, hospitality en technologie. De programma’s zijn gericht op de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt en bieden flexibele studiemogelijkheden, zowel online als op een campus. Via samenwerkingen met bedrijven kunnen studenten praktijkervaring opdoen tijdens werkstages en leren van docenten met professionele expertise binnen hun vakgebied.
Directieassistent — Hybride functie, Australië
Bied senior executive-ondersteuning bij complex agendabeheer, reiscoördinatie, documentvoorbereiding en vergaderingen. Coördineer evenementen en vertrouwelijke administratieve werkzaamheden binnen academische en professionele dienstenportefeuilles.
Beschrijving
- Vertrouwelijke, hoogwaardige administratieve ondersteuning en ondersteuning van de directie bieden aan toegewezen leidinggevenden
- Complexe agenda's, kalenders, reisplannen, conferentiearrangementen en accommodaties beheren
- Reisprogramma's, agenda's, briefingdocumenten en onderzoek voor vergaderingen opstellen
- Rapporten, presentaties, toespraken, voorstellen en professionele correspondentie schrijven en redigeren
- Administratieve systemen en processen stroomlijnen om efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren
- Samenwerken met het TGE Executive Team, interne belanghebbenden en externe vertegenwoordigers, waaronder hoogwaardigheidsbekleders
- Nationale vergaderingen, evenementen en teleconferenties organiseren en daarbij logistiek, notulen en de opvolging van acties beheren
- Nauwkeurige notulen en vergaderbesluiten vastleggen, transcriberen en verspreiden
- Ondersteunen bij grote evenementen die worden geleid door het Office of the Vice-Chancellor & CEO
- Afhankelijk van de functie ondersteuning bieden aan de Provost & Deputy Vice Chancellor Academic, Deputy Vice Chancellor Research, Vice President Student Experience en Vice President People & Talent
- Rapporteren aan de Senior Executive Assistant van de Vice-Chancellor & CEO
Vereisten
- Aanzienlijke ervaring in het ondersteunen van een senior leidinggevende
- Uitgebreide ervaring met agendabeheer en het plannen van volledige reisprogramma's
- Ervaring met het implementeren en onderhouden van documentbeheer- en controlesystemen
- Aantoonbare vaardigheid in het opstellen van agenda's en notulen voor vergaderingen
- Uitstekende beheersing van Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Outlook
- Uitstekend organisatorisch vermogen en nauwgezette aandacht voor detail
- Sterke vaardigheden op het gebied van tijdmanagement en projectcoördinatie
- Vermogen om deadlines te halen en tegelijkertijd meerdere projecten, evenementen en activiteiten te beheren
- Uitstekende mondelinge communicatie, sociale vaardigheden en vaardigheden op het gebied van public relations
- Professionele communicatieve vaardigheden voor het werken met senior leiders, medewerkers, het publiek, hoogwaardigheidsbekleders en vertegenwoordigers van andere organisaties in de AMEA-regio
- Een relevante postdoctorale kwalificatie strekt tot aanbeveling
Voordelen
- Flexibele werkregelingen
- Flexibele arbeidsvoorwaarden, waaronder werken op afstand en toegang tot een nabijgelegen campus
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en loopbaanontwikkeling
- Ondersteuning voor persoonlijke interesses, ontwikkeling en welzijn
- Ondersteunende, samenwerkingsgerichte werkomgeving
- Initiatieven voor diversiteit en inclusie
- Procedures voor redelijke aanpassingen en ondersteuning op het gebied van toegankelijkheid gedurende de gehele wervingsprocedure