Notitia er en utdanningsinstitusjon som tilbyr karriererettede kurs innen design, helse, næringsliv, hotell og servering samt teknologi. Utdanningene er utformet med fokus på muligheter i arbeidslivet og tilbyr fleksible studieformer, inkludert nettbasert og campusbasert læring. Gjennom partnerskap med næringslivet kan studentene få praktisk erfaring gjennom praksisplasser og lære av forelesere med yrkesfaglig ekspertise innen sine fagområder.
Executiveassistent – hybrid, Australia
Gi kvalifisert støtte til ledere innen kompleks kalenderstyring, reisekoordinering, dokumentutarbeidelse og møter. Koordiner arrangementer og konfidensielle administrative oppgaver på tvers av akademiske og profesjonelle tjenesteområder.
Beskrivelse
- Gi konfidensiell administrativ støtte på høyt nivå og lederstøtte til utpekte ledere
- Ha ansvar for komplekse kalendere, reiseplaner, konferansearrangementer og innkvartering
- Utarbeide reiseplaner, dagsordener, briefingdokumenter og møteunderlag
- Skrive og bearbeide rapporter, presentasjoner, taler, innspill og profesjonell korrespondanse
- Effektivisere administrative systemer og prosesser for å forbedre effektivitet og nøyaktighet
- Samarbeide med TGEs ledergruppe, interne interessenter og eksterne representanter, inkludert prominente gjester
- Organisere nasjonale møter, arrangementer og telefonkonferanser, og håndtere logistikk, referater og oppfølging av tiltak
- Utarbeide, transkribere og distribuere nøyaktige referater og møtebeslutninger
- Bistå ved større arrangementer som ledes av kontoret til visekansleren og administrerende direktør
- Gi støtte til Provost og prorektor for akademiske forhold, prorektor for forskning, visepresidenten for studentopplevelse samt visepresidenten for medarbeidere og talent, avhengig av stillingen
- Rapportere til den senior executiveassistenten for visekansleren og administrerende direktør
Krav
- Betydelig erfaring med å støtte en leder
- Omfattende erfaring med kalenderstyring og planlegging av komplette reiseplaner
- Erfaring med å implementere og vedlikeholde systemer for dokumenthåndtering og dokumentkontroll
- Dokumentert evne til å utarbeide dagsordener og referater
- Avanserte ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Word, Excel, PowerPoint og Outlook
- Svært gode organisatoriske evner og stor sans for detaljer
- Gode ferdigheter innen tidsstyring og prosjektkoordinering
- Evne til å overholde tidsfrister samtidig som flere prosjekter, arrangementer og funksjoner håndteres
- Svært gode muntlige kommunikasjonsevner samt gode mellommenneskelige ferdigheter og PR-ferdigheter
- Profesjonelle kommunikasjonsevner for arbeid med ledere, ansatte, offentligheten, prominente gjester og representanter for andre organisasjoner i AMEA-regionen
- Relevant videreutdanning er ønskelig
Fordeler
- Fleksible arbeidsordninger
- Fleksible arbeidsvilkår, inkludert fjernarbeid og tilgang til en campus i nærheten
- Muligheter for faglig utvikling og karriereutvikling
- Støtte til personlige interesser, utvikling og trivsel
- Støttende og samarbeidsorientert arbeidsmiljø
- Initiativer for mangfold og inkludering
- Prosedyrer for rimelig tilrettelegging og tilgjengelighetsstøtte gjennom hele rekrutteringen