FHI 360 er en global ideell organisasjon for menneskelig utvikling som utformer og leverer lokalt forankrede løsninger for å forbedre liv. Organisasjonens arbeid samler ekspertise innen helsetjenester, utdanning, ernæring, miljømessig bærekraft, økonomisk utvikling og styresett i mer enn 60 land. Ved å kombinere forskning, partnerskap og praktiske programmer støtter FHI 360 lokalsamfunn og institusjoner i arbeidet med å fremme likeverd, helse og velferd.
Administrativ medarbeider II, strategi- og ressursmobiliseringsdrift – FHI 360 på avstand
Støtt FHI 360s strategi- og ressursmobiliseringsdrift gjennom koordinering av ledelsen, onboarding, administrative prosesser og kunnskapsforvaltning.
Beskrivelse
- Samarbeid med assisterende direktør for SRM Operations for å ivareta teamets behov og krav
- Behandle konsulentavtaler og følge opp tilhørende fakturaer
- Støtte SRM-ledere med møtelogistikk, planlegging, begrenset reisekoordinering samt forberedelse eller behandling av utgifter
- Følge opp operative tidsplaner, tiltakspunkter og oppfølginger
- Samle inn, formatere og verifisere data, måltall og informasjon til rapporter, presentasjoner, dashbord og oppdateringer til ledelsen
- Administrere SharePoint-kanaler, delte mapper, maler, teamregistre, onboardingressurser og versjonskontrollerte filer
- Vedlikeholde distribusjonslister, Teams- og SharePoint-kanaler, kalendere, kunngjøringer og verktøy for løpende kommunikasjon
- Administrere onboarding for nye SRM-medarbeidere
- Utføre administrative oppgaver og spesialprosjekter etter behov
- Gi ytterligere administrativ støtte til SRM når kapasiteten tillater det
- Arbeide under veiledning av en assisterende direktør, samtidig som du gradvis tar større selvstendig ansvar
Krav
- Fagskolegrad eller internasjonalt tilsvarende utdanning innen bedriftsadministrasjon eller et beslektet fagområde
- Minst tre års relevant erfaring med å støtte teamdrift
- Erfaring fra arbeid i et matriseorganisert miljø er en fordel
- Bachelorgrad er ønskelig
- Evne til å håndtere konkurrerende forespørsler, avklare prioriteringer, forutse flaskehalser og følge opp nøyaktig i et hektisk matriseorganisert miljø
- Evne til å svare på forespørsler om generell informasjon
- Evne til å registrere og dokumentere informasjon nøyaktig
- Evne til å håndtere sensitiv informasjon diskret, med godt skjønn og konfidensialitet
- Evne til å identifisere og løse ikke-standardiserte problemer ved hjelp av etablerte prosedyrer, praksiser og presedens
- Evne til å håndtere tilbakevendende problemer samt enkelte unike situasjoner
- Evne til å forutse problemer og utvikle anbefalinger for ledelsens løsning
- Forpliktelse til FHI 360s standarder for beskyttelse og vilje til å signere atferdskodeksen
- Med forbehold om kontroll av referanser, strafferegister, finansiering av terrorisme og opplysninger om kritikkverdige forhold
Fordeler
- Arbeidsgiveren innbetaler 7 % av den månedlige grunnlønnen til en konto i en innskuddsbasert pensjonsordning
- 18 betalte feriedager per år for heltidsansatte i USA
- 12 sykedager per år for heltidsansatte i USA
- 11 helligdager per år for heltidsansatte i USA
- Konkurransedyktig fordelspakke
- Muligheter for faglig utvikling
- Retningslinjer og programmer som støtter en sunn balanse mellom arbeid og privatliv