FHI 360 ist eine globale gemeinnützige Organisation für menschliche Entwicklung, die lokal entwickelte Lösungen konzipiert und umsetzt, um die Lebensbedingungen zu verbessern. Ihre Arbeit verbindet Fachwissen in den Bereichen Gesundheitsversorgung, Bildung, Ernährung, ökologische Nachhaltigkeit, wirtschaftliche Entwicklung und Regierungsführung in mehr als 60 Ländern. Durch die Kombination von Forschung, Partnerschaften und praxisorientierten Programmen unterstützt FHI 360 Gemeinschaften und Institutionen dabei, Gerechtigkeit, Gesundheit und Wohlbefinden voranzubringen.
Administrative Assistenz II, Strategie und Ressourcenmobilisierungs-Operations – FHI 360 Remote
Unterstützung der Strategie- und Ressourcenmobilisierungs-Operations von FHI 360 durch Koordination mit Führungskräften, Onboarding, Verwaltungsprozesse und Wissensmanagement.
Beschreibung
- Zusammenarbeit mit der stellvertretenden Leitung der SRM-Operations zur Bearbeitung von Teamanforderungen und -bedarfen
- Bearbeitung von Beraterverträgen und Überwachung der zugehörigen Rechnungen
- Unterstützung der SRM-Führungskräfte bei der Organisation von Besprechungen, Terminplanung, begrenzter Reiseorganisation sowie Vorbereitung oder Bearbeitung von Spesenabrechnungen
- Verfolgung von operativen Zeitplänen, Maßnahmen und Folgemaßnahmen
- Zusammenstellung, Formatierung und Überprüfung von Daten, Kennzahlen und Informationen für Berichte, Präsentationen, Dashboards und Updates für Führungskräfte
- Verwaltung von SharePoint-Kanälen, gemeinsamen Ordnern, Vorlagen, Teamunterlagen, Onboarding-Ressourcen und versionierten Dateien
- Pflege von Verteilerlisten, Teams- und SharePoint-Kanälen, Kalendern, Ankündigungen und routinemäßigen Kommunikationstools
- Organisation des Onboardings für neue SRM-Mitarbeitende
- Übernahme administrativer Aufgaben und Sonderprojekte nach Bedarf
- Übernahme zusätzlicher administrativer Unterstützung für SRM, sofern Kapazitäten vorhanden sind
- Arbeit unter der Anleitung einer stellvertretenden Leitung mit schrittweise zunehmender eigenständiger Verantwortung
Anforderungen
- Abschluss als Associate oder international gleichwertiger Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet
- Mindestens drei Jahre einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Teamabläufen
- Erfahrung in einer Matrixorganisation ist von Vorteil
- Bachelorabschluss bevorzugt
- Fähigkeit, konkurrierende Anfragen zu bearbeiten, Prioritäten zu klären, Engpässe vorherzusehen und in einem schnelllebigen Matrixumfeld präzise nachzuverfolgen
- Fähigkeit, auf Anfragen nach allgemeinen Informationen zu reagieren
- Fähigkeit, Informationen präzise aufzuzeichnen und zu dokumentieren
- Fähigkeit, mit sensiblen Informationen diskret sowie mit gutem Urteilsvermögen und Vertraulichkeit umzugehen
- Fähigkeit, nicht standardisierte Probleme mithilfe etablierter Verfahren, Praktiken und Präzedenzfälle zu erkennen und zu lösen
- Fähigkeit, sowohl wiederkehrende Probleme als auch einige einzigartige Situationen zu bearbeiten
- Fähigkeit, Probleme vorherzusehen und Empfehlungen für deren Lösung durch das Management zu entwickeln
- Verpflichtung zur Einhaltung der Schutzstandards von FHI 360 sowie Bereitschaft, den Verhaltenskodex zu unterzeichnen
- Vorbehaltlich von Überprüfungen von Referenzen, Vorstrafen, Terrorismusfinanzierung und der Offenlegung von Fehlverhalten
Zusatzleistungen
- Arbeitgeberbeitrag in Höhe von 7 % des monatlichen Grundgehalts auf ein Konto eines beitragsorientierten Pensionsplans
- 18 bezahlte Urlaubstage pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte in den USA
- 12 Krankheitstage pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte in den USA
- 11 Feiertage pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte in den USA
- Wettbewerbsfähiges Leistungspaket
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
- Richtlinien und Programme zur Unterstützung einer gesunden Work-Life-Balance