Paired
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Paired est une entreprise spécialisée dans le recrutement stratégique de talents qui aide les entreprises à constituer des équipes internationales en recherchant, en évaluant et en présentant des candidats à l’étranger. Ses services de placement couvrent des postes d’assistance administrative et de direction, ainsi que des opportunités dans le marketing, l’ingénierie et les ventes. En prenant en charge des étapes clés du processus de recrutement, Paired vise à donner aux entreprises accès à des talents internationaux qualifiés tout en favorisant une croissance plus rentable de leurs effectifs.

Assistant(e) de direction auprès de l’avocat directeur (à distance, Colombie)

Vous apporterez un soutien de direction à distance à l’avocat directeur d’un cabinet américain, en gérant des calendriers complexes et l’administration juridique. Vous utiliserez également des outils d’IA pour rationaliser les processus et devrez traiter les informations confidentielles avec soin.

Description

  • Gérer des calendriers complexes comprenant réunions, audiences, consultations clients et engagements personnels.
  • Repérer les conflits d’horaires à l’avance et les résoudre de manière proactive.
  • Filtrer et acheminer les appels, les e-mails et la correspondance ; rédiger les premières réponses et signaler les questions urgentes.
  • Préparer les ordres du jour, les notes d’information, les présentations et les documents associés aux réunions.
  • Suivre les tâches, les échéances, les actions à mener et les relances jusqu’à leur achèvement.
  • Organiser les déplacements nationaux et internationaux, y compris les itinéraires, réservations, hébergements et notes de frais.
  • Tenir les systèmes de classement à jour et contribuer à la préparation et à la mise en forme des documents.
  • Tenir à jour les dossiers de gestion des affaires juridiques et les données CRM dans des outils tels que Clio ou Lawmatics.
  • Servir de contact professionnel auprès des clients, des avocats de la partie adverse et des confrères, des fournisseurs et du personnel du cabinet.
  • Organiser des rendez-vous personnels, des courses et des demandes liées au domicile selon les besoins.
  • Utiliser des outils d’IA et de grands modèles de langage pour les tâches administratives récurrentes et l’amélioration de l’efficacité.
  • Repérer les possibilités d’automatiser les processus, notamment la rédaction de communications, la préparation de réunions, l’organisation des informations et le suivi des relances.
  • Créer et améliorer des consignes et des processus reproductibles produisant des résultats précis et utiles.
  • Vérifier l’exactitude des contenus générés par l’IA et respecter les politiques du cabinet concernant les informations confidentielles ou couvertes par le secret professionnel.
  • Protéger les dossiers sensibles des clients, les questions liées au personnel et les informations financières du cabinet.
  • Faire preuve de discernement et maintenir des limites professionnelles dans le traitement des demandes et communications sensibles.

Exigences

  • Expérience avérée en tant qu’assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le) ou dans un poste similaire auprès de cadres dirigeants.
  • Capacité à gérer de façon autonome des calendriers complexes, à concilier des priorités concurrentes et à respecter les échéances urgentes.
  • Expérience pratique approfondie des outils d’IA et des grands modèles de langage pour automatiser le travail, au-delà d’un usage occasionnel de chatbot.
  • Excellente maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral, et grande aisance en communication professionnelle.
  • Sens aigu de l’organisation, souci du détail et capacité à anticiper les besoins.
  • Expérience dans l’organisation de déplacements, la préparation de documents de réunion et la bonne tenue de la documentation.
  • Discrétion et discernement dans le traitement d’informations confidentielles.
  • Aisance pour apporter un soutien aussi bien professionnel que personnel.
  • Expérience préalable auprès d’avocats ou au sein d’un cabinet juridique.
  • Connaissance de Clio, Lawmatics ou d’un logiciel similaire de gestion des affaires juridiques et de CRM.
  • Expérience des plateformes d’automatisation des processus utilisées avec des outils d’IA.

Avantages

  • Rémunération compétitive en USD.
  • Travail à domicile.
  • Horaires flexibles.

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