Paired è un’azienda di reclutamento strategico di talenti che aiuta le imprese a creare team globali individuando, valutando e presentando candidati internazionali. La sua attività di collocamento comprende ruoli di supporto amministrativo e posizioni dirigenziali, oltre a opportunità nel marketing, nell’ingegneria e nelle vendite. Gestendo parti fondamentali del processo di assunzione, Paired mira a offrire alle aziende l’accesso a professionisti internazionali qualificati e a sostenere una crescita della forza lavoro più conveniente.
Assistente esecutivo/a dell’avvocato responsabile (da remoto, Colombia)
Fornirà supporto esecutivo da remoto all’avvocato responsabile di uno studio legale statunitense, gestendo calendari complessi e attività amministrative legali. Utilizzerà inoltre strumenti di IA per snellire i flussi di lavoro e dovrà trattare con attenzione le informazioni riservate.
Descrizione
- Gestire calendari complessi per riunioni, udienze, consultazioni con i clienti e impegni personali.
- Individuare in anticipo i conflitti di agenda e risolverli in modo proattivo.
- Filtrare e smistare chiamate, e-mail e corrispondenza; preparare le prime risposte e segnalare le questioni urgenti.
- Preparare ordini del giorno, note informative, presentazioni e materiali correlati.
- Seguire attività, scadenze, azioni da svolgere e promemoria fino al loro completamento.
- Organizzare viaggi nazionali e internazionali, compresi itinerari, prenotazioni, alloggi e note spese.
- Mantenere in ordine i sistemi di archiviazione e contribuire alla preparazione e formattazione dei documenti.
- Aggiornare i registri di gestione delle pratiche legali e CRM in strumenti come Clio o Lawmatics.
- Essere un contatto professionale per clienti, avvocati della controparte e co-difensori, fornitori e personale dello studio.
- Organizzare appuntamenti personali, commissioni e richieste domestiche secondo necessità.
- Applicare strumenti di IA e modelli linguistici di grandi dimensioni alle attività amministrative ricorrenti e al miglioramento dell’efficienza.
- Individuare opportunità per automatizzare i flussi di lavoro, tra cui redigere comunicazioni, preparare riunioni, organizzare informazioni e seguire le attività in sospeso.
- Creare e migliorare prompt e procedure ripetibili che producano risultati accurati e utili.
- Verificare l’accuratezza dei contenuti generati dall’IA e rispettare le politiche dello studio sulle informazioni riservate o coperte dal segreto professionale.
- Proteggere i fascicoli sensibili dei clienti, le questioni relative al personale e le informazioni finanziarie dello studio.
- Usare il buon senso e mantenere limiti professionali nella gestione di richieste e comunicazioni delicate.
Requisiti
- Esperienza comprovata come assistente esecutivo/a, assistente personale o in un ruolo simile a supporto di dirigenti senior.
- Capacità di gestire autonomamente calendari complessi, bilanciare priorità concorrenti e rispettare scadenze urgenti.
- Esperienza pratica significativa nell’uso di strumenti di IA e modelli linguistici di grandi dimensioni per automatizzare il lavoro, oltre all’uso occasionale di chatbot.
- Ottima conoscenza scritta e orale dell’inglese e comunicazione professionale curata.
- Ottime capacità organizzative, attenzione ai dettagli e capacità di anticipare le esigenze.
- Esperienza nell’organizzazione di viaggi, nella preparazione di materiali per riunioni e nella gestione ordinata della documentazione.
- Riservatezza e buon senso nella gestione di informazioni confidenziali.
- Disponibilità a fornire supporto sia per le esigenze lavorative sia per il coordinamento personale.
- Precedente esperienza a supporto di avvocati o presso uno studio legale.
- Familiarità con Clio, Lawmatics o software simili per la gestione di pratiche legali e CRM.
- Esperienza con piattaforme di automazione dei flussi di lavoro insieme a strumenti di IA.
Benefit
- Retribuzione competitiva in USD.
- Lavoro da casa.
- Orari flessibili.