Paired е компания за стратегически подбор на таланти, която помага на бизнеса да изгражда глобални екипи чрез намиране, проверка и представяне на кандидати от чужбина. Дейността ѝ по подбор обхваща позиции от административна поддръжка и ръководни длъжности до възможности в маркетинга, инженерството и продажбите. Като управлява ключови части от процеса по наемане, Paired се стреми да осигури на компаниите достъп до квалифицирани международни таланти и същевременно да подпомогне по-рентабилното разрастване на екипите.
Изпълнителен асистент на управляващ адвокат (дистанционно, Колумбия)
Осигурявайте дистанционна изпълнителна подкрепа на управляващ адвокат в адвокатска кантора със седалище в САЩ, като управлявате сложни графици и правна администрация. Ролята включва използване на AI инструменти за оптимизиране на работните процеси и изисква внимателно боравене с поверителна информация.
Описание
- Управлявайте сложни календари за срещи, съдебни заседания, консултации с клиенти и лични ангажименти.
- Откривайте навреме конфликти в графика и ги разрешавайте проактивно.
- Пресявайте и насочвайте обаждания, имейли и кореспонденция; подготвяйте първоначални отговори и отбелязвайте спешните въпроси.
- Подготвяйте дневен ред за срещи, справочни бележки, презентации и свързани материали.
- Следете задачи, срокове, действия и последващи стъпки до приключването им.
- Организирайте вътрешни и международни пътувания, включително маршрути, резервации, настаняване и отчети за разходи.
- Поддържайте подредени системите за архивиране и помагайте при подготовката и форматирането на документи.
- Поддържайте записи в системи за управление на правни дела и CRM, като Clio или Lawmatics.
- Бъдете професионално лице за контакт с клиенти, насрещни и съвместно представляващи адвокати, доставчици и служители на кантората.
- При необходимост организирайте лични срещи, поръчки и домакински задачи.
- Използвайте AI инструменти и големи езикови модели за повтаряща се административна работа и повишаване на ефективността.
- Откривайте възможности за автоматизиране на работни процеси, включително изготвяне на кореспонденция, подготовка на срещи, организиране на информация и проследяване на последващи действия.
- Създавайте и усъвършенствайте подкани и повтаряеми процеси, които дават точни и полезни резултати.
- Проверявайте точността на съдържанието, генерирано от AI, и спазвайте правилата на кантората за поверителна или защитена информация.
- Защитавайте чувствителни досиета на клиенти, кадрови въпроси и финансовата информация на кантората.
- Проявявайте добра преценка и поддържайте професионални граници при работа с чувствителни искания и комуникация.
Изисквания
- Доказан опит като изпълнителен асистент, личен асистент или на сходна позиция в подкрепа на висши ръководители.
- Умение за самостоятелно управление на сложни графици, балансиране на конкуриращи се приоритети и спазване на спешни срокове.
- Значителен практически опит с AI инструменти и големи езикови модели за автоматизиране на работата, отвъд случайното използване на чатбот.
- Отлично писмено и говоримо владеене на английски език и безупречна професионална комуникация.
- Отлични организационни умения, внимание към детайла и способност за предвиждане на нуждите.
- Опит в организирането на пътувания, подготовката на материали за срещи и поддържането на документацията в ред.
- Дискретност и добра преценка при работа с поверителна информация.
- Готовност за подкрепа както при работни, така и при лични организационни задачи.
- Предишен опит в подкрепа на адвокати или работа в адвокатска кантора.
- Познаване на Clio, Lawmatics или подобен софтуер за управление на правни дела и CRM.
- Опит с платформи за автоматизация на работни процеси в съчетание с AI инструменти.
Придобивки
- Конкурентно възнаграждение в щатски долари.
- Работа от дома.
- Гъвкаво работно време.