Paired — компания по стратегическому подбору талантов, которая помогает бизнесу создавать глобальные команды, находя, проверяя и представляя кандидатов из других стран. Компания подбирает специалистов на самые разные должности: от административной поддержки и руководящих позиций до вакансий в маркетинге, инженерии и продажах. Управляя ключевыми этапами процесса найма, Paired помогает компаниям получать доступ к квалифицированным международным специалистам и более экономично развивать штат.
Помощник управляющего адвоката (удалённо, Колумбия)
Оказывайте удалённую административную поддержку управляющему адвокату юридической фирмы из США, координируя сложное расписание и юридическую документацию. В работе используются инструменты ИИ для оптимизации процессов; необходимо бережно обращаться с конфиденциальной информацией.
Описание
- Координировать сложное расписание встреч, судебных заседаний, консультаций с клиентами и личных дел.
- Заранее выявлять конфликты в расписании и оперативно их разрешать.
- Отбирать и направлять звонки, электронную и обычную корреспонденцию; готовить первоначальные ответы и отмечать срочные вопросы.
- Готовить повестки встреч, справочные записки, презентации и сопутствующие материалы.
- Отслеживать задачи, сроки, поручения и последующие действия до их завершения.
- Организовывать поездки внутри страны и за рубеж, включая маршруты, бронирования, проживание и отчёты о расходах.
- Поддерживать порядок в системах хранения документов, помогать готовить и форматировать документы.
- Вести записи по юридическим делам и в CRM-системах, таких как Clio или Lawmatics.
- Выступать профессиональным контактным лицом для клиентов, адвокатов противоположной стороны и соадвокатов, поставщиков и сотрудников фирмы.
- При необходимости организовывать личные встречи, поручения и бытовые просьбы.
- Использовать инструменты ИИ и большие языковые модели для регулярных административных задач и повышения эффективности.
- Находить процессы, которые можно автоматизировать, в том числе подготовку сообщений и встреч, организацию информации и отслеживание последующих действий.
- Создавать и улучшать запросы к ИИ и повторяемые процессы, обеспечивающие точные и полезные результаты.
- Проверять материалы, созданные ИИ, на точность и соблюдать правила фирмы при работе с конфиденциальной информацией и сведениями, защищёнными адвокатской тайной.
- Обеспечивать сохранность конфиденциальных клиентских файлов, кадровой информации и финансовых сведений фирмы.
- Проявлять здравый смысл и соблюдать профессиональные границы при работе с деликатными запросами и перепиской.
Требования
- Подтверждённый опыт работы исполнительным или личным помощником либо на аналогичной должности с поддержкой руководителей высшего звена.
- Умение самостоятельно вести сложное расписание, расставлять конкурирующие приоритеты и выполнять срочные задачи в срок.
- Значительный практический опыт применения инструментов ИИ и больших языковых моделей для автоматизации работы, выходящий за рамки эпизодического использования чат-ботов.
- Отличное владение английским языком устно и письменно, грамотная деловая коммуникация.
- Высокий уровень организованности, внимание к деталям и умение предвидеть потребности.
- Опыт организации поездок, подготовки материалов к встречам и упорядочивания документации.
- Тактичность и здравый смысл при работе с конфиденциальной информацией.
- Готовность помогать как с рабочими, так и с личными организационными задачами.
- Опыт поддержки адвокатов или работы в юридической фирме.
- Знакомство с Clio, Lawmatics или аналогичными системами управления юридическими делами и CRM.
- Опыт использования платформ автоматизации процессов совместно с инструментами ИИ.
Преимущества
- Конкурентная зарплата в долларах США.
- Удалённая работа из дома.
- Гибкий график.