Paired
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Paired ist ein strategisches Personalvermittlungsunternehmen, das Unternehmen beim Aufbau globaler Teams unterstützt, indem es internationale Fachkräfte sucht, prüft und vorstellt. Die Vermittlung umfasst Positionen von administrativer Unterstützung und Führungsaufgaben bis hin zu Stellen in Marketing, Engineering und Vertrieb. Durch die Übernahme wichtiger Teile des Einstellungsprozesses ermöglicht Paired Unternehmen den Zugang zu qualifizierten internationalen Talenten und unterstützt zugleich ein kosteneffizienteres Wachstum der Belegschaft.

Executive Assistant für den Managing Attorney (remote, Kolumbien)

Sie unterstützen den Managing Attorney einer US-amerikanischen Kanzlei remote und koordinieren komplexe Termine sowie juristische Verwaltungsaufgaben. Zudem setzen Sie KI-Tools ein, um Arbeitsabläufe zu verbessern, und gehen sorgfältig mit vertraulichen Informationen um.

Beschreibung

  • Sie koordinieren komplexe Kalender für Besprechungen, Gerichtstermine, Mandantengespräche und persönliche Verpflichtungen.
  • Sie erkennen Terminkonflikte frühzeitig und lösen sie vorausschauend.
  • Sie nehmen Anrufe, E-Mails und Korrespondenz entgegen, leiten sie weiter, entwerfen erste Antworten und kennzeichnen dringende Anliegen.
  • Sie erstellen Tagesordnungen, Gesprächsnotizen, Präsentationen und weitere Besprechungsunterlagen.
  • Sie behalten Aufgaben, Fristen, Maßnahmen und Rückmeldungen bis zum Abschluss im Blick.
  • Sie organisieren Inlands- und Auslandsreisen einschließlich Reiseplänen, Buchungen, Unterkünften und Spesenabrechnungen.
  • Sie halten Ablagesysteme geordnet und unterstützen bei der Erstellung und Formatierung von Dokumenten.
  • Sie pflegen Daten zur Fallverwaltung und CRM-Daten in Anwendungen wie Clio oder Lawmatics.
  • Sie sind eine professionelle Ansprechperson für Mandanten, gegnerische und mitvertretende Kanzleien, Dienstleister und Mitarbeitende der Kanzlei.
  • Sie organisieren bei Bedarf private Termine, Besorgungen und Anliegen rund um den Haushalt.
  • Sie nutzen KI-Tools und große Sprachmodelle für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben und zur Verbesserung der Effizienz.
  • Sie erkennen Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, etwa beim Verfassen von Mitteilungen, der Besprechungsvorbereitung, der Informationsorganisation und der Nachverfolgung offener Punkte.
  • Sie erstellen und verbessern Prompts und wiederholbare Abläufe, die genaue und hilfreiche Ergebnisse liefern.
  • Sie prüfen KI-generierte Inhalte auf Richtigkeit und beachten die Kanzleivorgaben zum Umgang mit vertraulichen oder geschützten Informationen.
  • Sie schützen sensible Mandantenakten, Personalangelegenheiten und Finanzinformationen der Kanzlei.
  • Sie handeln bei sensiblen Anliegen und Mitteilungen mit Augenmaß und wahren professionelle Grenzen.

Anforderungen

  • Nachweisliche Erfahrung als Executive Assistant, persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Position zur Unterstützung von Führungskräften.
  • Sie können komplexe Kalender eigenständig verwalten, konkurrierende Prioritäten ausbalancieren und dringende Fristen zuverlässig einhalten.
  • Umfangreiche praktische Erfahrung mit KI-Tools und großen Sprachmodellen zur Automatisierung von Aufgaben, über die gelegentliche Nutzung eines Chatbots hinaus.
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse sowie eine professionelle Kommunikation.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Sorgfalt und die Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen.
  • Erfahrung mit Reiseorganisation, der Vorbereitung von Besprechungsunterlagen und geordneter Dokumentation.
  • Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen.
  • Sicherheit bei der Unterstützung beruflicher Aufgaben und privater organisatorischer Anliegen.
  • Frühere Tätigkeit zur Unterstützung von Anwältinnen und Anwälten oder Erfahrung in einer Kanzlei.
  • Vertrautheit mit Clio, Lawmatics oder vergleichbarer Software für juristische Fallverwaltung und CRM.
  • Erfahrung mit Workflow-Automatisierungsplattformen in Verbindung mit KI-Tools.

Zusatzleistungen

  • Wettbewerbsfähiges Gehalt in US-Dollar.
  • Arbeit im Homeoffice.
  • Flexible Arbeitszeiten.

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