Paired adalah perusahaan perekrutan talenta strategis yang membantu bisnis membangun tim global dengan mencari, menyeleksi, dan memperkenalkan kandidat dari luar negeri. Layanan penempatannya mencakup berbagai posisi, mulai dari dukungan administratif dan jabatan eksekutif hingga peluang di bidang pemasaran, teknik, dan penjualan. Dengan mengelola bagian-bagian penting dalam proses perekrutan, Paired bertujuan memberi perusahaan akses ke talenta internasional yang berkualifikasi sekaligus mendukung pertumbuhan tenaga kerja yang lebih hemat biaya.
Asisten Eksekutif untuk Managing Attorney (Jarak Jauh, Kolombia)
Memberikan dukungan eksekutif jarak jauh kepada Managing Attorney di firma hukum yang berbasis di AS, termasuk mengelola jadwal yang kompleks dan administrasi hukum. Peran ini juga menggunakan alat AI untuk menyederhanakan alur kerja serta menuntut penanganan informasi rahasia dengan cermat.
Deskripsi
- Mengelola kalender kompleks untuk rapat, sidang, konsultasi klien, dan komitmen pribadi.
- Mengenali benturan jadwal sejak dini dan menyelesaikannya secara proaktif.
- Menyaring dan meneruskan telepon, email, dan korespondensi; menyusun balasan awal dan menandai urusan mendesak.
- Menyiapkan agenda rapat, catatan pengarahan, presentasi, dan materi terkait.
- Memantau tugas, tenggat, butir tindakan, dan tindak lanjut hingga selesai.
- Mengatur perjalanan domestik dan internasional, termasuk rencana perjalanan, pemesanan, penginapan, dan laporan pengeluaran.
- Menjaga sistem pengarsipan tetap teratur serta membantu menyiapkan dan memformat dokumen.
- Memelihara catatan pengelolaan perkara hukum dan CRM menggunakan perangkat seperti Clio atau Lawmatics.
- Menjadi kontak profesional bagi klien, penasihat hukum pihak lawan dan rekan penasihat hukum, vendor, serta staf firma.
- Mengatur janji pribadi, keperluan, dan permintaan rumah tangga sesuai kebutuhan.
- Menggunakan alat AI dan model bahasa besar untuk pekerjaan administrasi berulang dan peningkatan efisiensi.
- Mengidentifikasi dan mengotomatiskan peluang alur kerja, termasuk menyusun komunikasi, menyiapkan rapat, mengatur informasi, dan melacak tindak lanjut.
- Membuat dan menyempurnakan prompt serta proses berulang yang menghasilkan keluaran akurat dan bermanfaat.
- Memeriksa keakuratan materi yang dihasilkan AI dan mengikuti kebijakan firma terkait informasi rahasia atau yang dilindungi hak istimewa.
- Melindungi berkas klien yang sensitif, urusan kepegawaian, dan informasi keuangan firma.
- Menggunakan pertimbangan yang baik dan menjaga batas profesional saat menangani permintaan serta komunikasi sensitif.
Persyaratan
- Memiliki pengalaman nyata sebagai Asisten Eksekutif, Asisten Pribadi, atau dalam peran serupa yang mendukung pimpinan senior.
- Mampu mengelola kalender kompleks secara mandiri, menyeimbangkan prioritas yang bersaing, dan menindaklanjuti tenggat mendesak.
- Memiliki pengalaman praktis yang luas menggunakan alat AI dan model bahasa besar untuk mengotomatiskan pekerjaan, bukan sekadar sesekali memakai chatbot.
- Menguasai bahasa Inggris lisan dan tulisan serta mampu berkomunikasi secara profesional dan baik.
- Memiliki kemampuan organisasi yang kuat, perhatian terhadap detail, dan kemampuan mengantisipasi kebutuhan.
- Berpengalaman mengatur perjalanan, menyiapkan materi rapat, dan menjaga dokumentasi tetap teratur.
- Mampu menjaga kerahasiaan dan menggunakan pertimbangan yang baik saat menangani informasi rahasia.
- Nyaman memberikan dukungan untuk kebutuhan koordinasi pekerjaan maupun pribadi.
- Memiliki pengalaman sebelumnya mendukung pengacara atau bekerja di firma hukum.
- Mengenal Clio, Lawmatics, atau perangkat lunak pengelolaan perkara hukum dan CRM sejenis.
- Berpengalaman menggunakan platform otomasi alur kerja bersama alat AI.
Tunjangan
- Gaji kompetitif dalam USD.
- Bekerja dari rumah.
- Jam kerja fleksibel.