管理律师行政助理（远程，哥伦比亚）
为一家美国律师事务所的管理律师提供远程行政支持，负责复杂日程安排和法律行政事务。工作还包括运用人工智能工具优化流程，并谨慎处理机密信息。
描述
- 负责安排复杂日程，包括会议、出庭、客户咨询和个人事务。
- 及早发现日程冲突并主动解决。
- 筛选并转接电话、电子邮件和信函；起草初步回复并标记紧急事项。
- 准备会议议程、简报、演示文稿及相关材料。
- 跟进任务、期限、待办事项和后续工作，直至完成。
- 安排国内及国际差旅，包括行程、预订、住宿和费用报告。
- 保持归档系统井然有序，并协助准备和排版文件。
- 使用 Clio 或 Lawmatics 等工具维护法律案件管理和客户关系管理记录。
- 作为客户、对方律师及共同代理律师、供应商和事务所员工的专业联络人。
- 根据需要安排个人预约、跑腿事务和家庭需求。
- 将人工智能工具和大型语言模型用于重复性行政工作及效率提升。
- 发现并自动化工作流程机会，包括起草通信内容、筹备会议、整理信息和跟踪后续事项。
- 创建并改进提示词和可重复使用的流程，以产出准确且实用的结果。
- 核查人工智能生成内容的准确性，并遵守事务所关于机密或特权信息的政策。
- 妥善保护敏感客户档案、人事事务和事务所财务信息。
- 处理敏感请求和通信时运用审慎判断并保持专业界限。
任职要求
- 具备担任行政助理、私人助理或类似职位并支持高级管理人员的经验。
- 能够独立管理复杂日程、平衡相互竞争的优先事项，并按时完成紧急任务。
- 具备大量使用人工智能工具和大型语言模型实现工作自动化的实际经验，而非偶尔使用聊天机器人。
- 英语书面和口语能力优秀，专业沟通得体。
- 组织能力强、注重细节，并能够预判需求。
- 具备安排差旅、准备会议材料和整理文件的经验。
- 处理机密信息时谨慎且判断力良好。
- 能够胜任工作事务和个人协调方面的支持。
- 有支持律师或在律师事务所工作的经验。
- 熟悉 Clio、Lawmatics 或类似法律案件管理和客户关系管理软件。
- 具备将工作流程自动化平台与人工智能工具结合使用的经验。
福利待遇
- 以美元支付的有竞争力薪酬。
- 居家办公。
- 工作时间灵活。