Paired היא חברת גיוס כישרונות אסטרטגית המסייעת לעסקים לבנות צוותים גלובליים באמצעות איתור, סינון והצגת מועמדים מחו״ל. פעילות ההשמה שלה כוללת תפקידים החל מתמיכה אדמיניסטרטיבית ומשרות הנהלה ועד הזדמנויות בתחומי השיווק, ההנדסה והמכירות. באמצעות ניהול חלקים מרכזיים בתהליך הגיוס, Paired שואפת להעניק לחברות גישה לכישרונות בינלאומיים מתאימים, תוך תמיכה בצמיחה חסכונית יותר של כוח העבודה.
עוזר/ת בכיר/ה לעורך/ת הדין המנהל/ת (מרחוק, קולומביה)
מתן תמיכה ניהולית מרחוק לעורך הדין המנהל במשרד עורכי דין שבסיסו בארצות הברית, לרבות ניהול יומנים מורכבים ואדמיניסטרציה משפטית. התפקיד כולל גם שימוש בכלי בינה מלאכותית לייעול תהליכי עבודה וטיפול זהיר במידע חסוי.
תיאור
- ניהול יומנים מורכבים לפגישות, הופעות בבית המשפט, התייעצויות עם לקוחות והתחייבויות אישיות.
- איתור התנגשויות בלוחות הזמנים מראש ופתרונן באופן יזום.
- סינון וניתוב שיחות, דוא״ל והתכתבויות; ניסוח תשובות ראשוניות וסימון עניינים דחופים.
- הכנת סדרי יום לפגישות, מסמכי תדרוך, מצגות וחומרים נלווים.
- מעקב אחר משימות, מועדי יעד, פריטי פעולה ומעקב המשך עד להשלמתם.
- תיאום נסיעות מקומיות ובינלאומיות, לרבות מסלולי נסיעה, הזמנות, לינה ודוחות הוצאות.
- שמירה על סדר במערכות תיוק וסיוע בהכנה ובעיצוב של מסמכים.
- תחזוקת רשומות לניהול תיקים משפטיים ולניהול קשרי לקוחות בכלים כגון Clio או Lawmatics.
- שמשו כאיש/אשת קשר מקצועי/ת ללקוחות, לעורכי דין של הצד שכנגד ולעורכי דין שותפים, לספקים ולעובדי המשרד.
- תיאום פגישות אישיות, סידורים ובקשות הקשורות לבית לפי הצורך.
- שימוש בכלי בינה מלאכותית ובמודלי שפה גדולים במשימות אדמיניסטרטיביות חוזרות ובשיפור היעילות.
- איתור הזדמנויות לייעול ולאוטומציה של תהליכי עבודה, לרבות ניסוח הודעות, הכנת פגישות, ארגון מידע ומעקב אחר פעולות המשך.
- יצירה ושיפור של הנחיות ותהליכים חוזרים שמניבים תוצאות מדויקות ומועילות.
- בדיקת דיוקם של חומרים שנוצרו באמצעות בינה מלאכותית וציות למדיניות המשרד בנוגע למידע חסוי או מוגן בחיסיון משפטי.
- הגנה על תיקי לקוחות רגישים, ענייני כוח אדם ומידע פיננסי של המשרד.
- הפעלת שיקול דעת ושמירה על גבולות מקצועיים בטיפול בבקשות ובהתכתבויות רגישות.
דרישות
- ניסיון מוכח כעוזר/ת בכיר/ה, עוזר/ת אישי/ת או בתפקיד דומה התומך בבכירים.
- יכולת לנהל יומנים מורכבים באופן עצמאי, לאזן בין סדרי עדיפויות מתחרים ולעמוד במועדי יעד דחופים.
- שימוש מעשי נרחב בכלי בינה מלאכותית ובמודלי שפה גדולים לאוטומציה של עבודה, מעבר לשימוש מזדמן בצ׳אטבוט.
- שליטה מצוינת באנגלית בכתב ובעל פה ותקשורת מקצועית מוקפדת.
- כישורי ארגון חזקים, תשומת לב לפרטים ויכולת לצפות צרכים מראש.
- ניסיון בתיאום נסיעות, הכנת חומרי פגישות ושמירה על סדר בתיעוד.
- שמירה על דיסקרטיות והפעלת שיקול דעת בטיפול במידע חסוי.
- נוחות במתן תמיכה לצורכי תיאום בעבודה ובחיים האישיים כאחד.
- ניסיון קודם בתמיכה בעורכי דין או בעבודה במשרד עורכי דין.
- היכרות עם Clio, Lawmatics או תוכנות דומות לניהול תיקים משפטיים ולניהול קשרי לקוחות.
- ניסיון בשימוש בפלטפורמות לאוטומציה של תהליכי עבודה בשילוב כלי בינה מלאכותית.
הטבות
- שכר תחרותי בדולר אמריקאי.
- עבודה מהבית.
- שעות גמישות.