マネージング弁護士付きエグゼクティブアシスタント（リモート、コロンビア）
米国を拠点とする法律事務所のマネージング弁護士を遠隔でサポートし、複雑なスケジュール管理や法律関連の事務を担当します。AIツールを活用した業務効率化も行い、機密情報を慎重に扱う必要があります。
仕事内容
- 会議、裁判所への出頭、依頼者との相談、個人的な予定を含む複雑なスケジュールを管理する。
- 予定の重複を早期に見つけ、先回りして解決する。
- 電話、メール、書簡を確認して適切に取り次ぎ、初回返信を作成し、緊急案件に注意を促す。
- 会議の議題、ブリーフィング資料、プレゼンテーションなどの関連資料を準備する。
- タスク、期限、対応事項、フォローアップを完了まで管理する。
- 国内外の出張を手配し、旅程、予約、宿泊、経費報告を準備する。
- ファイリングシステムを整理し、文書の作成や書式設定を支援する。
- ClioやLawmaticsなどのツールで、法律案件管理と顧客関係管理（CRM）の記録を維持する。
- 依頼者、相手方および共同代理人の弁護士、取引先、事務所スタッフとの専門的な連絡窓口を務める。
- 必要に応じて個人の予約、用事、家庭に関する依頼を手配する。
- AIツールや大規模言語モデルを定型的な事務作業に活用し、効率を高める。
- 連絡文の作成、会議準備、情報整理、フォローアップ管理などの業務を見つけ、自動化する。
- 正確で役立つ結果につながるプロンプトと再利用可能な手順を作成、改善する。
- AI生成コンテンツの正確性を確認し、機密情報や秘匿特権の対象となる情報について事務所の方針に従う。
- 機密性の高い依頼者ファイル、人事案件、事務所の財務情報を保護する。
- 機微な依頼や連絡を扱う際に適切な判断を下し、専門職としての境界を保つ。
応募要件
- エグゼクティブアシスタント、パーソナルアシスタント、または同様の職種として上級管理職を支援した実務経験。
- 複雑なスケジュールを自立して管理し、優先事項を調整し、緊急の期限を守って業務を遂行できること。
- チャットボットを時折使う程度ではなく、AIツールや大規模言語モデルを業務自動化に実用的に活用した豊富な経験。
- 英語の読み書きと会話に優れ、洗練されたプロフェッショナルなコミュニケーションができること。
- 優れた整理力、細部への注意力、ニーズを先読みする力。
- 出張の手配、会議資料の準備、文書整理の経験。
- 機密情報を扱う際の慎重さと適切な判断力。
- 業務上の支援と個人的な調整の両方に対応できること。
- 弁護士の支援、または法律事務所での勤務経験。
- Clio、Lawmatics、または同様の法律案件管理・顧客関係管理ソフトウェアの知識。
- ワークフロー自動化プラットフォームとAIツールを組み合わせて使用した経験。
福利厚生
- 米ドルで支給される競争力のある給与。
- 在宅勤務。
- 柔軟な勤務時間。