Paired är ett strategiskt rekryteringsföretag som hjälper företag att bygga globala team genom att hitta, granska och presentera kandidater från andra länder. Rekryteringsarbetet omfattar roller från administrativt stöd och ledande befattningar till möjligheter inom marknadsföring, teknik och försäljning. Genom att hantera centrala delar av rekryteringsprocessen strävar Paired efter att ge företag tillgång till kvalificerad internationell kompetens och samtidigt stödja en mer kostnadseffektiv tillväxt av arbetsstyrkan.
Executive Assistant till chefsjurist (distansarbete, Colombia)
Ge distansbaserat chefsstöd till en chefsjurist på en amerikansk advokatbyrå och hantera komplex schemaläggning och juridisk administration. Rollen använder även AI-verktyg för effektivare arbetsflöden och kräver varsam hantering av konfidentiell information.
Beskrivning
- Hantera komplexa kalendrar för möten, domstolsförhandlingar, klientkonsultationer och privata åtaganden.
- Upptäck schemakonflikter i god tid och lös dem proaktivt.
- Ta emot och vidarebefordra samtal, e-post och korrespondens; skriv utkast till svar och uppmärksamma brådskande ärenden.
- Förbered mötesagendor, briefingunderlag, presentationer och relaterat material.
- Följ upp uppgifter, tidsfrister, åtgärdspunkter och återkoppling tills de är slutförda.
- Ordna inrikes och utrikes resor, inklusive resplaner, bokningar, boende och utläggsrapporter.
- Håll arkiveringssystem välorganiserade och bistå med dokumentframställning och formatering.
- Underhåll uppgifter i system för juridisk ärendehantering och CRM, till exempel Clio eller Lawmatics.
- Vara en professionell kontakt för klienter, motpartsombud, medombud, leverantörer och byråns personal.
- Ordna privata möten, ärenden och hushållsrelaterade önskemål vid behov.
- Använd AI-verktyg och stora språkmodeller för återkommande administrativt arbete och effektivitetsförbättringar.
- Identifiera arbetsflöden som kan automatiseras, till exempel utkast till kommunikation, mötesförberedelser, informationsorganisering och uppföljning.
- Skapa och förbättra instruktioner och återanvändbara processer som ger korrekta och användbara resultat.
- Kontrollera AI-genererat material för korrekthet och följ byråns riktlinjer för konfidentiell eller privilegierad information.
- Skydda känsliga klientakter, personalärenden och byråns ekonomiska information.
- Använd gott omdöme och upprätthåll professionella gränser vid hantering av känsliga önskemål och kommunikation.
Krav
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, personlig assistent eller i en liknande roll med stöd till ledande befattningshavare.
- Förmåga att självständigt hantera komplexa kalendrar, väga konkurrerande prioriteringar mot varandra och följa upp brådskande tidsfrister.
- Omfattande praktisk erfarenhet av AI-verktyg och stora språkmodeller för att automatisera arbete, utöver sporadisk användning av chattbotar.
- Mycket god engelska i tal och skrift samt ett välutvecklat professionellt sätt att kommunicera.
- Stark organisationsförmåga, sinne för detaljer och förmåga att förutse behov.
- Erfarenhet av att ordna resor, förbereda mötesmaterial och hålla dokumentation organiserad.
- Diskretion och gott omdöme vid hantering av konfidentiell information.
- Bekväm med att ge stöd både i arbetet och med privata samordningsbehov.
- Tidigare erfarenhet av att stödja jurister eller arbeta på advokatbyrå.
- Kännedom om Clio, Lawmatics eller liknande program för juridisk ärendehantering och CRM.
- Erfarenhet av plattformar för automatisering av arbetsflöden i kombination med AI-verktyg.
Förmåner
- Konkurrenskraftig lön i USD.
- Arbeta hemifrån.
- Flexibla arbetstider.