Paired to firma zajmująca się strategiczną rekrutacją talentów, która pomaga firmom budować globalne zespoły poprzez wyszukiwanie, weryfikowanie i przedstawianie kandydatów z zagranicy. Zakres rekrutacji obejmuje stanowiska od wsparcia administracyjnego i ról kierowniczych po oferty w marketingu, inżynierii i sprzedaży. Zarządzając kluczowymi etapami procesu rekrutacyjnego, Paired pomaga firmom uzyskać dostęp do wykwalifikowanych międzynarodowych specjalistów i bardziej opłacalnie rozwijać zespoły.
Asystent wykonawczy adwokata zarządzającego (zdalnie, Kolumbia)
Zapewniaj zdalne wsparcie administracyjne adwokatowi zarządzającemu w amerykańskiej kancelarii, koordynując złożony kalendarz i administrację prawną. W pracy wykorzystywane są narzędzia AI do usprawniania procesów; wymagane jest ostrożne obchodzenie się z poufnymi informacjami.
Opis
- Koordynować złożone kalendarze spotkań, rozpraw sądowych, konsultacji z klientami i zobowiązań osobistych.
- Z wyprzedzeniem wykrywać konflikty terminów i aktywnie je rozwiązywać.
- Selekcjonować i przekazywać rozmowy telefoniczne, e-maile oraz korespondencję; przygotowywać wstępne odpowiedzi i oznaczać pilne sprawy.
- Przygotowywać agendy spotkań, notatki informacyjne, prezentacje i powiązane materiały.
- Monitorować zadania, terminy, ustalenia i działania następcze aż do ich zakończenia.
- Organizować podróże krajowe i zagraniczne, w tym plany podróży, rezerwacje, noclegi i rozliczenia wydatków.
- Dbać o porządek w systemach archiwizacji oraz wspierać przygotowywanie i formatowanie dokumentów.
- Prowadzić dokumentację spraw prawnych i dane CRM w narzędziach takich jak Clio lub Lawmatics.
- Pełnić rolę profesjonalnej osoby kontaktowej dla klientów, prawników strony przeciwnej i współpracujących prawników, dostawców oraz pracowników kancelarii.
- W razie potrzeby organizować prywatne spotkania, sprawy do załatwienia i prośby dotyczące gospodarstwa domowego.
- Wykorzystywać narzędzia AI i duże modele językowe do powtarzalnych zadań administracyjnych oraz zwiększania efektywności.
- Wyszukiwać możliwości automatyzacji procesów, w tym przygotowywania korespondencji i spotkań, porządkowania informacji oraz śledzenia dalszych działań.
- Tworzyć i ulepszać polecenia oraz powtarzalne procesy zapewniające dokładne i przydatne wyniki.
- Weryfikować dokładność treści generowanych przez AI i przestrzegać zasad kancelarii dotyczących informacji poufnych i objętych tajemnicą zawodową.
- Chronić poufne akta klientów, sprawy kadrowe i informacje finansowe kancelarii.
- Wykazywać się rozsądkiem i zachowywać granice zawodowe podczas obsługi delikatnych próśb i korespondencji.
Wymagania
- Udokumentowane doświadczenie na stanowisku asystenta wykonawczego, asystenta osobistego lub podobnym, obejmującym wsparcie kadry kierowniczej wyższego szczebla.
- Umiejętność samodzielnego zarządzania złożonym kalendarzem, godzenia konkurujących priorytetów i terminowego realizowania pilnych zadań.
- Znaczne praktyczne doświadczenie w wykorzystywaniu narzędzi AI i dużych modeli językowych do automatyzacji pracy, wykraczające poza okazjonalne korzystanie z chatbotów.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz wysoki poziom komunikacji zawodowej.
- Doskonała organizacja pracy, dbałość o szczegóły i umiejętność przewidywania potrzeb.
- Doświadczenie w organizowaniu podróży, przygotowywaniu materiałów na spotkania i porządkowaniu dokumentacji.
- Dyskrecja i rozsądek w obchodzeniu się z poufnymi informacjami.
- Gotowość do wspierania zarówno potrzeb zawodowych, jak i osobistej organizacji.
- Doświadczenie we wspieraniu prawników lub pracy w kancelarii prawnej.
- Znajomość Clio, Lawmatics lub podobnego oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi i CRM.
- Doświadczenie w korzystaniu z platform automatyzacji procesów w połączeniu z narzędziami AI.
Benefity
- Konkurencyjne wynagrodzenie w USD.
- Praca z domu.
- Elastyczne godziny pracy.