管理律師行政助理（遠端，哥倫比亞）
為一家美國律師事務所的管理律師提供遠端行政支援，負責複雜的行程安排與法律行政事務。工作也會運用 AI 工具簡化流程，並要求謹慎處理機密資訊。
說明
- 負責安排複雜行程，包括會議、出庭、客戶諮詢和個人事務。
- 及早發現行程衝突並主動解決。
- 篩選並轉接電話、電子郵件和信函；草擬初步回覆並標示緊急事項。
- 準備會議議程、簡報資料、簡報文件及相關材料。
- 追蹤任務、期限、待辦事項和後續工作，直到完成。
- 安排國內及國際差旅，包括行程、預訂、住宿和費用報告。
- 維持歸檔系統井然有序，並協助準備和排版文件。
- 使用 Clio 或 Lawmatics 等工具維護法律案件管理和客戶關係管理紀錄。
- 作為客戶、對造律師及共同代理律師、供應商和事務所員工的專業聯絡窗口。
- 視需要安排個人預約、跑腿事項和家庭需求。
- 將 AI 工具和大型語言模型用於重複性行政工作及提升效率。
- 找出並自動化工作流程機會，包括草擬通訊內容、籌備會議、整理資訊和追蹤後續事項。
- 建立並改良提示詞和可重複使用的流程，以產出準確且實用的成果。
- 檢查 AI 生成內容的準確性，並遵循事務所關於機密或特權資訊的政策。
- 妥善保護敏感客戶檔案、人事事項和事務所財務資訊。
- 處理敏感請求和通訊時運用審慎判斷並維持專業界線。
職位要求
- 具備擔任行政助理、私人助理或類似職位並支援高階主管的經驗。
- 能獨立管理複雜行程、平衡相互競爭的優先事項，並按時完成緊急任務。
- 具備大量運用 AI 工具和大型語言模型自動化工作的實務經驗，而非偶爾使用聊天機器人。
- 英語書寫和口說能力優秀，專業溝通得體。
- 組織能力強、注重細節，並能預先掌握需求。
- 具備安排差旅、準備會議資料和整理文件的經驗。
- 處理機密資訊時謹慎且判斷力良好。
- 能勝任工作事務和個人協調方面的支援。
- 曾支援律師或在律師事務所工作。
- 熟悉 Clio、Lawmatics 或類似的法律案件管理和客戶關係管理軟體。
- 具備將工作流程自動化平台與 AI 工具搭配使用的經驗。
福利待遇
- 以美元計薪，薪資具競爭力。
- 居家工作。
- 工時彈性。