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Hunt St
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1 – 10 Mitarbeitende
B2BHR-TechnologiePersonalbeschaffung
Hunt St ist ein in Australien ansässiges Recruiting-Unternehmen, das kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützt, direkt Offshore-Talente einzustellen. Das Unternehmen verbindet die Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten in Ländern wie den Philippinen, Nepal, Indonesien und Indien mit Stellenanzeigen, Vorauswahl, Vorstellungsgesprächen und rechtlicher Unterstützung für eine rechtskonforme Beschäftigung im Homeoffice. Das Modell mit einer einmaligen Vermittlungsgebühr soll eine transparente Alternative zu herkömmlichen Outsourcing-Agenturen bieten. Der Prozess legt dabei besonderen Wert auf faire und ethische Personalgewinnung, angemessene Vergütung, Sicherheit und Compliance.
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Stellen im Unternehmen

Remote Office Manager – KI-Systeme und operative Abläufe (Philippinen)

Remote Office Manager zur Unterstützung eines KI-gestützten Betriebsmodells für einen Metalldachdeckerbetrieb an der Gold Coast. Die Rolle umfasst ServiceM8, Xero, Automatisierung, Rechnungsstellung und das Tagesgeschäft.

PHPhilippinen
2.000 $ – 3.000 $ / Monat
RemoteVertragMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Bürosysteme, Arbeitsabläufe, Prozesse und SOPs von Grund auf aufbauen und weiterentwickeln
  • Integrationen und automatisierte Arbeitsabläufe mit dem externen Anbieter von KI-Systemen testen, Fehler beheben, dokumentieren und optimieren
  • Möglichkeiten für KI, Automatisierung, APIs und Integrationen identifizieren und umsetzen, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Effizienz zu steigern
  • ServiceM8 konfigurieren und verwalten, einschließlich Mitarbeiterberechtigungen, Auftragstypen, Phasen, Vorlagen und Formularen
  • Den Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung sowie dessen Xero-Integration aufbauen und validieren
  • System- und Workflow-Probleme durch die Entwicklung praktikabler Lösungen beheben
  • Systeme, Automatisierungen, Prozesse und SOPs dokumentieren und Teammitglieder in deren Nutzung schulen
  • Systeme regelmäßig auf höhere Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit prüfen
  • Anfragen, Angebote, Buchungen und Auftragsfortschritt verfolgen
  • Auftragsdetails, Fotos, Dokumentation und Phasen korrekt und aktuell halten
  • Xero-Rechnungsstellung, überfällige Konten und Zahlungsabstimmungen bearbeiten
  • Berechtigte Aufträge für die Verarbeitung von Teamprämien vorbereiten, sobald die Kundenzahlung bestätigt wurde
  • Abgeschlossene Projekte in sozialen Medien veröffentlichen und Anfragen zur Entfernung durch Kunden bearbeiten
  • Wöchentliche Aktualisierungen zu Auftragsstatus, überfälligen Rechnungen und ungelösten Problemen bereitstellen
  • Die Verantwortung für das Tagesgeschäft übernehmen und Probleme proaktiv ansprechen
  • Bei Bedarf telefonisch mit Teammitgliedern und Kunden sprechen
  • Genehmigungs- und Sicherheitsverfahren beim Umgang mit Systemen, Kundeninformationen, Preisen und Unternehmensunterlagen anwenden
  • Systemzugriffe kontrollieren und vertrauliche Informationen schützen, einschließlich Passwörtern, Zahlungsdaten, Kundendaten und Auftragsunterlagen

Anforderungen

  • Wohnsitz auf den Philippinen
  • Nachgewiesene Erfahrung in Büromanagement, Betriebsabläufen, Systemadministration, Geschäftssystemen oder einer vergleichbaren Position
  • Technisches Verständnis sowie praktische Erfahrung beim Aufbau, der Integration, dem Testen oder der Verbesserung von Geschäftssystemen und automatisierten Arbeitsabläufen
  • Praktische Erfahrung mit KI-Automatisierung, Workflow-Automatisierung, Integrationen, APIs oder vergleichbaren Technologien
  • Erfahrung mit KI-gestützten Entwicklungs- oder Automatisierungstools wie ChatGPT, Claude, Claude Code oder ähnlichen Tools
  • Praktische Erfahrung mit ServiceM8 oder vergleichbarer Software für Handwerks- oder Auftragsverwaltung
  • Gute Arbeitskenntnisse in Xero für Rechnungsstellung, Zahlungen und Bankabstimmungen
  • Ausgeprägte Fähigkeit, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Auftragsautomatisierung zu erkennen
  • Erfahrung in der Büroverwaltung, idealerweise in einem Handwerks- oder Bauunternehmen
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sowie klare, professionelle Kommunikation
  • Sehr gut organisiert, detailorientiert, proaktiv und bereit, Verantwortung zu übernehmen
  • Fähigkeit, Strukturen und Systeme von Grund auf aufzubauen und mit dem Wachstum des Unternehmens weiterzuentwickeln
  • Grundverständnis australischer geschäftlicher Anforderungen, einschließlich GST, BAS, Superannuation und Zahlungsbedingungen
  • Praktische Nutzung von KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Grok, einschließlich klarer Anweisungen und der Überprüfung von Ergebnissen auf Genauigkeit
  • Zuverlässiger Computer und Internetanschluss
  • Bereitschaft, bestehende laufende Tätigkeiten oder Kundenprojekte offenzulegen
  • Bereitschaft, dieses Engagement auf LinkedIn als „Independent Contractor“ anzugeben

Zusatzleistungen

  • Vollständig ortsunabhängige Arbeit im Homeoffice
  • Flexible Zeiteinteilung als unabhängiger Auftragnehmer
  • Tägliche Überschneidung der Arbeitszeiten mit dem Geschäftstag des Unternehmens in Queensland (AEST)

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