Hunt St to australijska firma rekrutacyjna, która pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom bezpośrednio zatrudniać pracowników z zagranicy. Firma łączy wyszukiwanie kandydatów w krajach takich jak Filipiny, Nepal, Indonezja i Indie z publikowaniem ogłoszeń, weryfikacją kandydatów, prowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych oraz wsparciem prawnym przy zgodnej z przepisami rekrutacji zdalnej. Model jednorazowej opłaty za znalezienie kandydata ma stanowić przejrzystą alternatywę dla tradycyjnych agencji outsourcingowych, a proces firmy kładzie nacisk na etyczną rekrutację, uczciwe wynagrodzenie, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Zdalny kierownik biura — systemy AI i operacje (Filipiny)
Zdalny kierownik biura wspierający model operacyjny oparty na AI w firmie dekarskiej z Gold Coast. Rola obejmuje ServiceM8, Xero, automatyzację, fakturowanie i codzienne operacje.
Filipiny2000 $ – 3000 $ / miesiąc
ZdalnieKontraktPoziom średniSeniorWymagany Język: angielskiAsystent administracyjnyOpis
- Tworzenie i rozwijanie od podstaw systemów biurowych, przepływów pracy, procesów i standardowych procedur operacyjnych
- Testowanie, rozwiązywanie problemów, dokumentowanie i udoskonalanie integracji oraz zautomatyzowanych przepływów pracy we współpracy z zewnętrznym dostawcą systemów AI
- Wyszukiwanie i wdrażanie możliwości wykorzystania AI, automatyzacji, API i integracji w celu ograniczenia pracy ręcznej i zwiększenia efektywności
- Konfigurowanie i administrowanie ServiceM8, w tym uprawnieniami pracowników, typami zleceń, etapami, szablonami i formularzami
- Tworzenie i weryfikowanie procesu od wyceny do faktury oraz jego integracji z Xero
- Rozwiązywanie problemów systemowych i procesowych poprzez opracowywanie praktycznych rozwiązań
- Dokumentowanie systemów, automatyzacji, procesów i standardowych procedur operacyjnych oraz szkolenie członków zespołu w zakresie ich stosowania
- Regularna ocena systemów pod kątem większej efektywności, dokładności i skalowalności
- Śledzenie zapytań, ofert, rezerwacji i postępów prac
- Dbanie o aktualność i dokładność szczegółów zleceń, zdjęć, dokumentacji i etapów
- Obsługa fakturowania w Xero, zaległych należności i uzgadniania płatności
- Przygotowywanie kwalifikujących się zleceń do naliczenia premii zespołowej po potwierdzeniu płatności przez klienta
- Publikowanie ukończonych projektów w mediach społecznościowych i obsługa próśb klientów o usunięcie publikacji
- Cotygodniowe przekazywanie informacji o statusie zleceń, zaległych fakturach i nierozwiązanych problemach
- Odpowiedzialność za codzienne operacje i proaktywne zgłaszanie problemów
- Kontakt telefoniczny z członkami zespołu i klientami w razie potrzeby
- Stosowanie procedur zatwierdzania i bezpieczeństwa podczas pracy z systemami, informacjami o klientach, cenami i dokumentacją firmy
- Kontrolowanie dostępu do systemów i ochrona poufnych informacji, w tym haseł, danych płatniczych, danych klientów i dokumentacji zleceń
Wymagania
- Miejsce pobytu na Filipinach
- Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu biurem, operacjach, administracji systemami, systemach biznesowych lub podobnej roli
- Techniczne podejście oraz praktyczne doświadczenie w tworzeniu, integrowaniu, testowaniu lub usprawnianiu systemów biznesowych i zautomatyzowanych przepływów pracy
- Praktyczne doświadczenie w automatyzacji z wykorzystaniem AI, automatyzacji przepływów pracy, integracjach, API lub porównywalnych technologiach
- Doświadczenie z narzędziami do tworzenia lub automatyzacji wspomaganymi przez AI, takimi jak ChatGPT, Claude, Claude Code lub podobne
- Praktyczne doświadczenie z ServiceM8 lub porównywalnym oprogramowaniem do zarządzania zleceniami lub pracami w branży usługowej
- Znajomość Xero w zakresie fakturowania, płatności i uzgadniania rachunków bankowych
- Umiejętność identyfikowania możliwości usprawniania procesów i automatyzacji pracy
- Doświadczenie w administracji biurowej, najlepiej w firmie budowlanej lub usługowej
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz jasna, profesjonalna komunikacja
- Doskonała organizacja, dbałość o szczegóły, proaktywność i gotowość do przejmowania odpowiedzialności
- Umiejętność tworzenia od podstaw struktury i systemów oraz ich udoskonalania wraz z rozwojem firmy
- Podstawowa znajomość australijskich wymogów biznesowych, w tym GST, BAS, superannuation i terminów płatności
- Praktyczne korzystanie z narzędzi AI, takich jak ChatGPT, Claude lub Grok, w tym formułowanie jasnych instrukcji i sprawdzanie dokładności wyników
- Niezawodny komputer i połączenie z internetem
- Gotowość do ujawnienia informacji o obecnych stałych rolach lub pracy dla klientów
- Możliwość wpisania tej współpracy na LinkedIn jako „Independent Contractor”
Benefity
- W pełni zdalna praca z domu
- Elastyczne zarządzanie czasem pracy jako niezależny wykonawca
- Codzienne pokrywanie się godzin pracy z dniem roboczym firmy w Queensland (AEST)