LogoFresh Jobs Ahead
Hunt St
Hunt St
1 – 10 Anställda
B2BHR-teknikRekrytering
Hunt St är ett rekryteringsföretag baserat i Australien som hjälper små och medelstora företag att anställa offshore-talanger direkt. Företaget kombinerar kandidatsökning i länder som Filippinerna, Nepal, Indonesien och Indien med platsannonsering, urval, intervjuer och juridiskt stöd för regelefterlevande distansrekrytering. Företagets modell med en engångsavgift för kandidatsökning är utformad som ett transparent alternativ till traditionella outsourcingbyråer, samtidigt som processen betonar etisk rekrytering, rättvis ersättning, säkerhet och regelefterlevnad.
LinkedIn
Jobb på företaget

Remote Office Manager – AI-system och verksamhetsdrift (Filippinerna)

Remote Office Manager som stödjer en AI-baserad verksamhetsmodell för ett företag inom plåttak på Gold Coast. Rollen omfattar ServiceM8, Xero, automatisering, fakturering och den dagliga verksamheten.

PHFilippinerna
2 000 $ – 3 000 $ / månad
DistansKontraktMellannivåSeniorObligatoriskt Språk: engelskaAdministrativ assistent

Beskrivning

  • Bygg upp och vidareutveckla kontorssystem, arbetsflöden, processer och SOP:er från grunden
  • Testa, felsök, dokumentera och förbättra integrationer och automatiserade arbetsflöden tillsammans med den externa leverantören av AI-system
  • Identifiera och implementera möjligheter inom AI, automatisering, API:er och integrationer som minskar manuellt arbete och ökar effektiviteten
  • Konfigurera och administrera ServiceM8, inklusive personalbehörigheter, jobtyper, stadier, mallar och formulär
  • Bygg upp och validera processen från offert till faktura samt dess Xero-integration
  • Lös system- och arbetsflödesproblem genom att utveckla praktiska lösningar
  • Dokumentera system, automatiseringar, processer och SOP:er samt utbilda teammedlemmar i hur de används
  • Utvärdera regelbundet systemen för ökad effektivitet, noggrannhet och skalbarhet
  • Följ upp förfrågningar, offerter, bokningar och jobbens framsteg
  • Se till att jobbinformation, foton, dokumentation och stadier är korrekta och uppdaterade
  • Hantera Xero-fakturering, förfallna konton och betalningsavstämning
  • Förbered kvalificerade jobb för hantering av teambonus efter att kundens betalning har bekräftats
  • Publicera slutförda projekt i sociala medier och hantera kunders begäran om borttagning
  • Lämna veckovisa uppdateringar om jobbstatus, förfallna fakturor och olösta problem
  • Ansvara för den dagliga verksamheten och lyfta problem proaktivt
  • Tala med teammedlemmar och kunder per telefon vid behov
  • Tillämpa godkännande- och säkerhetsrutiner vid hantering av system, kundinformation, priser och företagsdokument
  • Kontrollera systemåtkomst och skydda konfidentiell information, inklusive lösenord, betalningsuppgifter, kunddata och jobbregister

Krav

  • Bosatt i Filippinerna
  • Dokumenterad erfarenhet av kontorsledning, verksamhetsdrift, systemadministration, affärssystem eller en liknande roll
  • Tekniskt lagd, med praktisk erfarenhet av att bygga, integrera, testa eller förbättra affärssystem och automatiserade arbetsflöden
  • Praktisk erfarenhet av AI-automatisering, arbetsflödesautomatisering, integrationer, API:er eller motsvarande teknik
  • Erfarenhet av AI-stödda utvecklings- eller automatiseringsverktyg som ChatGPT, Claude, Claude Code eller liknande
  • Praktisk erfarenhet av ServiceM8 eller jämförbar programvara för hantverks- eller jobbhantering
  • Arbetskunskaper i Xero för fakturering, betalningar och bankavstämning
  • Mycket god förmåga att identifiera möjligheter till processförbättring och jobbautomatisering
  • Erfarenhet av kontorsadministration, helst inom ett hantverks- eller byggföretag
  • Utmärkt engelska i tal och skrift samt tydlig och professionell kommunikation
  • Mycket organiserad, noggrann, proaktiv och beredd att ta ansvar
  • Förmåga att skapa struktur och system från grunden och vidareutveckla dem när verksamheten växer
  • Grundläggande förståelse för australiska affärskrav, inklusive GST, BAS, superannuation och betalningsvillkor
  • Praktisk användning av AI-verktyg som ChatGPT, Claude eller Grok, inklusive att ge tydliga instruktioner och kontrollera att resultaten är korrekta
  • Tillförlitlig dator och internetanslutning
  • Beredd att uppge pågående roller eller klientarbete
  • Kan ange detta uppdrag på LinkedIn som ”Independent Contractor”

Förmåner

  • Helt distansbaserat arbete hemifrån
  • Flexibel tidsplanering som oberoende uppdragstagare
  • Daglig överlappning med den verksamhetsdag som gäller i Queensland (AEST)

Relaterade jobb