遠端辦公室經理——AI 系統與營運（菲律賓）
遠端辦公室經理，負責支援黃金海岸一家金屬屋頂公司的 AI 賦能營運模式。工作涵蓋 ServiceM8、Xero、自動化、開立發票與日常營運。
說明
- 從零建立並完善辦公室系統、工作流程、業務流程與標準作業程序
- 與外部 AI 系統服務商測試、排查、記錄並優化整合與自動化工作流程
- 找出並實施 AI、自動化、API 與整合機會，減少手動工作並提升效率
- 設定並管理 ServiceM8，包括員工權限、工作類型、階段、範本與表單
- 建立並驗證從報價到開立發票的流程及其與 Xero 的整合
- 透過制定實用方案解決系統與工作流程問題
- 記錄系統、自動化方案、流程與標準作業程序，並培訓團隊成員使用
- 定期評估系統，以提升效率、準確性與可擴展性
- 追蹤詢問、報價、預約與工作進度
- 確保工作詳情、照片、文件與階段資訊準確並及時更新
- 處理 Xero 開票、逾期帳款與付款對帳
- 確認客戶付款後，為符合條件的工作準備團隊獎金處理
- 在社群媒體發布已完成的專案，並處理客戶的移除要求
- 每週提供工作狀態、逾期發票與未解決問題的更新
- 負責日常營運並主動提出問題
- 必要時透過電話與團隊成員及客戶溝通
- 處理系統、客戶資訊、定價與公司記錄時，遵循核准與安全程序
- 控管系統存取權限並保護機密資訊，包括密碼、付款詳情、客戶資料與工作記錄
職位要求
- 居住於菲律賓
- 具備辦公室管理、營運、系統管理、業務系統或相關職位的實務經驗
- 具備技術思維，並有建立、整合、測試或改善業務系統與自動化工作流程的實務經驗
- 具備 AI 自動化、工作流程自動化、整合、API 或類似技術的實務經驗
- 具備使用 ChatGPT、Claude、Claude Code 或類似 AI 輔助開發或自動化工具的經驗
- 具備使用 ServiceM8 或類似貿易業或工作管理軟體的實務經驗
- 了解 Xero 在開立發票、付款與銀行對帳方面的使用
- 能夠找出流程改善與工作自動化機會
- 具備辦公室行政經驗，有貿易業或營造業背景者尤佳
- 具備優秀的英文書寫與口語能力，溝通清晰且專業
- 組織能力強、注重細節、積極主動並願意承擔責任
- 能夠從零建立架構與系統，並隨著業務擴展持續完善
- 基本了解澳洲商業要求，包括 GST、BAS、退休金與付款條款
- 實際使用過 ChatGPT、Claude 或 Grok 等 AI 工具，包括提供清晰指示並檢查輸出準確性
- 擁有可靠的電腦與網際網路連線
- 願意披露現有的持續性職位或客戶工作
- 能夠在 LinkedIn 上將這項合作列為「獨立承包商」
福利待遇
- 完全遠端居家工作
- 作為獨立承包商，可彈性安排工作時間
- 每天與昆士蘭工作日（AEST）保持工作時段重疊