リモートオフィスマネージャー――AIシステム・オペレーション（フィリピン）
ゴールドコーストの金属屋根会社における、AIを活用した業務運営モデルを支えるリモートオフィスマネージャーです。ServiceM8、Xero、自動化、請求書発行、日々の業務運営を担当します。
仕事内容
- オフィスのシステム、ワークフロー、業務プロセス、標準業務手順をゼロから構築・改善する
- 外部AIシステム提供会社と連携し、統合機能や自動ワークフローをテスト、トラブルシューティング、文書化、改善する
- 手作業を減らし効率を高めるAI、自動化、API、統合の機会を見つけて導入する
- スタッフ権限、業務タイプ、ステージ、テンプレート、フォームなど、ServiceM8を設定・管理する
- 見積もりから請求書発行までのプロセスとXero連携を構築・検証する
- 実用的な解決策を考案してシステムやワークフローの問題を解決する
- システム、自動化、プロセス、標準業務手順を文書化し、チームメンバーに使い方を指導する
- 効率、正確性、拡張性を高めるため、システムを定期的に評価する
- 問い合わせ、見積もり、予約、案件の進捗を追跡する
- 案件の詳細、写真、文書、ステージ情報を正確かつ最新の状態に保つ
- Xeroでの請求書発行、延滞債権、支払い照合を処理する
- 顧客の支払い確認後、対象案件をチームボーナス処理用に準備する
- 完了したプロジェクトをソーシャルメディアに掲載し、顧客からの削除依頼を処理する
- 案件状況、延滞請求書、未解決事項について週次報告を行う
- 日々の業務運営を担い、問題を先回りして報告する
- 必要に応じて電話でチームメンバーや顧客と話す
- システム、顧客情報、価格設定、会社記録を扱う際に、承認およびセキュリティ手順を適用する
- システムへのアクセスを管理し、パスワード、支払い情報、顧客データ、案件記録などの機密情報を保護する
応募要件
- フィリピン在住であること
- オフィスマネジメント、オペレーション、システム管理、業務システム、または関連職種での実務経験
- 技術的な思考力があり、業務システムや自動ワークフローの構築、統合、テスト、改善に携わった実務経験
- AI自動化、ワークフロー自動化、統合、API、または同等技術の実務経験
- ChatGPT、Claude、Claude CodeなどのAI支援開発・自動化ツールの使用経験
- ServiceM8または同等の建設・専門工事業向け業務管理ソフトの実務経験
- 請求書発行、支払い、銀行照合におけるXeroの実務知識
- プロセス改善や案件自動化の機会を見つける能力
- オフィス事務の経験。建設・専門工事業での経験があれば尚可
- 明確かつプロフェッショナルな英語の読み書きと会話能力
- 整理能力が高く、細部に注意を払い、主体的に責任を持って行動できること
- ゼロから仕組みやシステムを構築し、事業の拡大に合わせて改善できること
- GST、BAS、退職年金、支払い条件など、オーストラリアの事業要件に関する基本的な理解
- ChatGPT、Claude、GrokなどのAIツールを実際に使用し、明確な指示を出して出力の正確性を確認できること
- 信頼できるパソコンとインターネット接続
- 現在継続中の職務または顧客業務を開示する意思
- この契約業務をLinkedIn上で「独立請負業者」として掲載できること
福利厚生
- 完全在宅のリモート勤務
- 独立請負業者として勤務時間を柔軟に管理
- クイーンズランド州の営業時間（AEST）と毎日勤務時間を重ねられること