Hunt St è una società australiana di recruiting che aiuta le piccole e medie imprese ad assumere direttamente talenti internazionali. L’azienda combina la ricerca di candidati in paesi come Filippine, Nepal, Indonesia e India con la pubblicazione di offerte di lavoro, la selezione, i colloqui e il supporto legale per assunzioni da remoto conformi alla normativa. Il suo modello basato su un’unica commissione di segnalazione è pensato per offrire un’alternativa trasparente alle tradizionali agenzie di outsourcing, mentre il processo pone l’accento sul reclutamento etico, un compenso equo, la sicurezza e la conformità.
Responsabile d’ufficio da remoto – Sistemi di IA e operazioni (Filippine)
Responsabile d’ufficio da remoto per supportare un modello operativo basato sull’IA in un’azienda di coperture metalliche della Gold Coast. Il ruolo comprende ServiceM8, Xero, automazione, fatturazione e operazioni quotidiane.
Descrizione
- Creare e migliorare da zero i sistemi, i flussi di lavoro, i processi e le procedure operative standard dell’ufficio
- Testare, risolvere i problemi, documentare e perfezionare le integrazioni e i flussi di lavoro automatizzati con il fornitore esterno di sistemi di IA
- Individuare e implementare opportunità di IA, automazione, API e integrazione che riducano il lavoro manuale e aumentino l’efficienza
- Configurare e amministrare ServiceM8, comprese le autorizzazioni del personale, i tipi di lavoro, le fasi, i modelli e i moduli
- Creare e convalidare il processo dal preventivo alla fattura e la relativa integrazione con Xero
- Risolvere i problemi dei sistemi e dei flussi di lavoro sviluppando soluzioni pratiche
- Documentare sistemi, automazioni, processi e procedure operative standard, e formare i membri del team sul loro utilizzo
- Valutare regolarmente i sistemi per migliorarne efficienza, precisione e scalabilità
- Monitorare richieste, preventivi, prenotazioni e avanzamento dei lavori
- Mantenere accurati e aggiornati i dettagli dei lavori, le foto, la documentazione e le fasi
- Gestire la fatturazione in Xero, i conti scaduti e la riconciliazione dei pagamenti
- Preparare i lavori idonei per l’elaborazione dei bonus del team dopo la conferma del pagamento da parte del cliente
- Pubblicare i progetti completati sui social media e gestire le richieste di rimozione dei clienti
- Fornire aggiornamenti settimanali sullo stato dei lavori, sulle fatture scadute e sui problemi irrisolti
- Assumere la responsabilità delle operazioni quotidiane e segnalare i problemi in modo proattivo
- Parlare al telefono con i membri del team e i clienti quando necessario
- Applicare le procedure di approvazione e sicurezza nella gestione di sistemi, informazioni sui clienti, prezzi e registri aziendali
- Controllare l’accesso ai sistemi e proteggere le informazioni riservate, comprese password, dati di pagamento, dati dei clienti e registri dei lavori
Requisiti
- Essere basato nelle Filippine
- Esperienza comprovata nella gestione d’ufficio, nelle operazioni, nell’amministrazione di sistemi, nei sistemi aziendali o in un ruolo correlato
- Mentalità tecnica, con esperienza pratica nella creazione, integrazione, verifica o miglioramento di sistemi aziendali e flussi di lavoro automatizzati
- Esperienza pratica nell’automazione tramite IA, nell’automazione dei flussi di lavoro, nelle integrazioni, nelle API o in tecnologie comparabili
- Esperienza con strumenti di sviluppo o automazione assistiti dall’IA, come ChatGPT, Claude, Claude Code o equivalenti
- Esperienza pratica nell’utilizzo di ServiceM8 o di software comparabile per la gestione di interventi o lavori
- Conoscenza operativa di Xero per fatturazione, pagamenti e riconciliazione bancaria
- Ottima capacità di individuare opportunità di miglioramento dei processi e di automazione dei lavori
- Esperienza nell’amministrazione d’ufficio, idealmente in un’azienda artigiana o edile
- Eccellente inglese scritto e parlato, con una comunicazione chiara e professionale
- Persona altamente organizzata, attenta ai dettagli, proattiva e disposta ad assumersi la responsabilità
- Capacità di creare strutture e sistemi da zero e di perfezionarli con l’espansione dell’azienda
- Conoscenza di base dei requisiti aziendali australiani, tra cui GST, BAS, superannuation e termini di pagamento
- Uso pratico di strumenti di IA come ChatGPT, Claude o Grok, inclusa la capacità di impartire istruzioni chiare e verificare l’accuratezza dei risultati
- Computer e connessione Internet affidabili
- Disponibilità a dichiarare altri incarichi o lavori continuativi per clienti
- Possibilità di indicare questo incarico su LinkedIn come “Appaltatore indipendente”
Benefit
- Lavoro completamente da remoto da casa
- Gestione flessibile del tempo come appaltatore indipendente
- Sovrapposizione quotidiana dell’orario di lavoro con la giornata lavorativa del Queensland (AEST)