远程办公室经理——AI系统与运营（菲律宾）
远程办公室经理，负责支持黄金海岸一家金属屋面公司的AI赋能运营模式。工作涵盖ServiceM8、Xero、自动化、开票和日常运营。
描述
- 从零建立并完善办公室系统、工作流程、业务流程和标准操作程序
- 与外部AI系统服务商测试、排查、记录并优化集成和自动化工作流程
- 发现并实施AI、自动化、API和集成机会，减少手工工作并提高效率
- 配置和管理ServiceM8，包括员工权限、工作类型、阶段、模板和表单
- 建立并验证从报价到开票的流程及其与Xero的集成
- 通过制定切实可行的方案解决系统和工作流程问题
- 记录系统、自动化方案、流程和标准操作程序，并培训团队成员使用
- 定期评估系统，以提升效率、准确性和可扩展性
- 跟踪咨询、报价、预订和工作进度
- 确保工作详情、照片、文件和阶段信息准确并及时更新
- 处理Xero开票、逾期账款和付款对账
- 在确认客户付款后，为符合条件的工作准备团队奖金处理
- 在社交媒体发布已完成的项目，并处理客户的删除请求
- 每周汇报工作状态、逾期发票和未解决问题
- 负责日常运营，并主动提出问题
- 必要时通过电话与团队成员和客户沟通
- 处理系统、客户信息、定价和公司记录时，遵循审批和安全流程
- 控制系统访问权限，保护机密信息，包括密码、付款详情、客户数据和工作记录
任职要求
- 常驻菲律宾
- 拥有办公室管理、运营、系统管理、业务系统或相关岗位的实际工作经验
- 具备技术思维，有构建、集成、测试或改进业务系统和自动化工作流程的实践经验
- 具备AI自动化、工作流程自动化、集成、API或类似技术的实际经验
- 有使用ChatGPT、Claude、Claude Code或类似AI辅助开发或自动化工具的经验
- 有使用ServiceM8或类似贸易行业或工作管理软件的实际经验
- 了解Xero在开票、付款和银行对账方面的使用
- 能够发现流程改进和工作自动化机会
- 具备办公室行政经验，最好有贸易或建筑行业背景
- 英语书面和口语能力出色，沟通清晰、专业
- 组织能力强，注重细节，积极主动，并愿意承担责任
- 能够从零建立结构和系统，并随着业务发展持续完善
- 基本了解澳大利亚商业要求，包括GST、BAS、养老金和付款条款
- 实际使用过ChatGPT、Claude或Grok等AI工具，包括提供清晰指令并检查输出准确性
- 拥有可靠的电脑和互联网连接
- 愿意披露现有的持续性职位或客户工作
- 能够在LinkedIn上将这项合作列为“独立承包商”
福利待遇
- 完全远程居家工作
- 作为独立承包商，可灵活安排工作时间
- 每天与昆士兰工作日（AEST）保持工作时段重叠