外部事務營運管理專員
為美國物理學會外部事務團隊提供營運與行政支援，協調預算、會議、活動、供應商及報告事務。 支援學會華盛頓特區辦公室的日常營運。
說明
- 支援首席外部事務長處理公共事務、國際事務及發展部門的營運工作。
- 追蹤外部事務辦公室（OEA）預算，並為各部門主管提供行政及財務支援。
- 管理行事曆並安排內部及外部會議。
- 安排差旅並處理費用報銷。
- 訂購辦公用品並與供應商協調。
- 規劃並支援特別活動。
- 為實體及線上會議安排場地與相關設施。
- 協調外部事務辦公室全體員工會議及溝通事宜。
- 為公共事務、國際事務及發展部門主管提供行政支援。
- 支援外部事務辦公室委員會、國會科學研究員計畫、基層倡議活動、美國物理學會（APS）理事會及分會聲明審查，以及相關活動。
- 依據聯邦法規準備並提交聯邦遊說報告。
- 為華盛頓特區辦公室的會議及活動提供行政與後勤支援。
- 協助主管處理非洲物理學通訊、衛星據點、全球物理學焦點及狄拉克計畫等專案。
- 與大樓管理單位協調、監督維修需求，並確保工作空間準備就緒。
- 管理供應商關係、審核發票，並按時提交給美國物理學會財務部門。
- 管理華盛頓特區辦公室的預算及帳戶，並在既定準則內作出支出及採購決策。
- 負責需要營運及財務判斷力的獨立專案與流程。
- 支援員工發展措施，並發掘學習及成長機會。
- 協助維持正向、專業、有條理、合作、溝通順暢且安全的辦公環境。
- 以保密、審慎及專業的態度處理資訊。
- 完成首席外部事務長指派的相關職責及特別專案。
職位要求
- 學士學位；相關經驗可取代學位要求。
- 至少五年職責逐步增加的行政經驗，包含複雜專案及辦公室營運管理。
- 具非營利組織經驗及熟悉相關領域者優先。
- 具備經證實的專案管理能力，包括設定里程碑、追蹤進度、清楚溝通、按時完成工作並交付成果。
- 熟悉 Zoom、Slack、Microsoft Office 及 Google Workspace。
- 具備協調及管理實體與線上會議、活動及研討會的經驗。
- 具備 Asana 等專案管理平台經驗者優先。
- 能擔任值得信賴的聯絡窗口及把關者，並在適當時向主管高層呈報資訊。
- 組織及文件記錄能力佳，能管理互有衝突的優先事項及變動行程。
- 具備規劃並執行會議、活動及大型計畫的經驗，後勤安排精確周到。
- 具備優秀的書面及口語溝通能力，包括起草、編輯及準備主管往來信函和報告。
- 判斷力及解決問題能力良好，能獨立擬定並落實解決方案。
- 工作可靠、準確、盡責，並具備責任感及審慎態度。
- 時間管理能力佳，持續按時完成工作的紀錄良好。
- 具備編列預算、估算成本、分配資源及追蹤支出的經驗。
- 具服務精神，並致力於正向、合作的職場。
- 能獨立工作，也能與他人合作。
- 需出差，最高達20%。
- 具 PMP、CAPM 或類似認證者優先。
- 必須獲准在美國工作，且每週至少能在華盛頓特區辦公室工作三天，並可依需要增加到辦公室的天數。
福利待遇
- 彈性工時及遠端工作選項。
- 雇主提撥相當於薪資8%的退休金。
- 投資諮詢服務費用由雇主全額支付。
- 提供 PPO 或 HDHP 醫療保險選項。
- 依醫療保險計畫參加情況，由雇主提撥 FSA 或 HSA。
- 雇主支付的生活支出福利，最高1,500美元。
- 雇主為員工及其受扶養人支付視力保險。
- 基本人壽及意外保險，員工保費由雇主全額支付。
- 補充人壽及意外保險，並提供配偶及受扶養子女的承保選項。
- 殘障保險，員工保費由雇主全額支付。
- 自願參加的意外及重大疾病保險。
- 醫療、通勤及受扶養人照護彈性支出帳戶。
- 每年15天休假。
- 每年17個帶薪辦公室休息日，包括12月底休假一整週。
- 每年4天個人假。
- 每年1天志工假。
- 每年10天病假。
- 依喪親情況提供2至15天喪親及關懷假。
- 12週雇主帶薪家庭假。
- 大學學費補助計畫。
- 與工作相關的研討會及持續進修費用由雇主全額支付。
- 專業認證及重新認證費用由雇主全額支付。
- 訓練及專業發展。
- 可使用 LinkedIn Learning 隨選課程。
- 員工協助方案。
- 現場及隨選正念冥想課程。
