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American Physical Society
American Physical Society
201 – 500 Employés
À but non lucratifÉducationScience
L’American Physical Society (APS) est une société professionnelle à but non lucratif et un éditeur scientifique au service de la communauté des physiciens. Ses activités couvrent les revues Physical Review, notamment Physical Review Letters, Physical Review X et Reviews of Modern Physics, l’édition en libre accès et l’organisation de rencontres scientifiques pour des communautés spécialisées en physique. L’APS propose également des services à plus de 50 000 physiciens dans le monde et défend la recherche et l’enseignement de la physique. Ses ressources accompagnent les parcours professionnels, la médiation scientifique et l’engagement dans les politiques publiques.
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Offres de l’entreprise

Administrateur des opérations, affaires extérieures

Apporter un soutien opérationnel et administratif aux équipes des affaires extérieures de l’American Physical Society, notamment pour la coordination des budgets, réunions, événements, fournisseurs et rapports. Soutenir les activités quotidiennes du bureau de la Société à Washington, D.C.

USÉtats-UnisMDMarylandNYNew YorkWAÉtat de Washington
66 870 $ – 91 110 $ / an
HybrideTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisOpérations
PMP

Description

  • Assurer le soutien du directeur des affaires extérieures pour les opérations des affaires publiques, des affaires internationales et du développement.
  • Suivre les budgets de l’OEA et apporter un soutien administratif et financier aux directeurs de département.
  • Gérer les calendriers et planifier les réunions internes et externes.
  • Organiser les déplacements et traiter les notes de frais.
  • Commander les fournitures de bureau et coordonner les activités avec les fournisseurs.
  • Planifier et soutenir les événements spéciaux.
  • Organiser les locaux et les aménagements nécessaires aux réunions en présentiel et virtuelles.
  • Coordonner les réunions du personnel et les communications à l’échelle de l’OEA.
  • Apporter un soutien administratif aux directeurs des affaires publiques, des affaires internationales et du développement.
  • Soutenir les comités de l’OEA, la Congressional Science Fellowship, les événements de mobilisation citoyenne, les examens du conseil et des unités de l’APS, ainsi que les activités connexes.
  • Préparer et soumettre les rapports fédéraux sur le lobbying conformément à la réglementation fédérale.
  • Apporter un soutien administratif et logistique aux réunions et événements organisés au bureau de Washington, D.C.
  • Aider les directeurs à mener des projets tels que African Physics Newsletter, Satellite Sites, Global Physics Spotlight et Dirac Program.
  • Coordonner les activités avec la gestion de l’immeuble, superviser les demandes de maintenance et veiller à ce que les espaces de travail soient prêts.
  • Gérer les relations avec les fournisseurs, examiner les factures et les transmettre à la direction financière de l’APS dans les délais impartis.
  • Gérer le budget et les comptes du bureau de Washington, D.C., et prendre les décisions de dépenses et d’approvisionnement dans le respect des directives établies.
  • Superviser des projets et des processus autonomes nécessitant du discernement opérationnel et financier.
  • Soutenir les initiatives de développement du personnel et repérer les possibilités d’apprentissage et d’évolution.
  • Contribuer à maintenir un environnement de bureau positif, professionnel, organisé, collaboratif, communicatif et sûr.
  • Traiter les informations avec confidentialité, discrétion et professionnalisme.
  • Effectuer les tâches connexes et les projets spéciaux confiés par le directeur des affaires extérieures.

Exigences

  • Licence ; une expérience pertinente peut être acceptée à la place du diplôme.
  • Au moins cinq ans d’expérience administrative à responsabilités croissantes, notamment en gestion de projets complexes et des opérations de bureau.
  • Une expérience et une bonne connaissance des organisations à but non lucratif sont fortement souhaitées.
  • Capacité avérée à gérer des projets, notamment à fixer des étapes, suivre l’avancement, communiquer clairement, respecter les échéances et obtenir des résultats.
  • Maîtrise de Zoom, Slack, Microsoft Office et Google Workspace.
  • Expérience de la coordination et de la gestion de réunions, événements et conférences en présentiel et virtuels.
  • Une expérience des plateformes de gestion de projet telles qu’Asana est souhaitée.
  • Capacité à agir en tant qu’interlocuteur de confiance et filtre, et à transmettre des informations aux cadres dirigeants lorsque nécessaire.
  • Solides compétences en organisation et en documentation, et capacité à gérer des priorités concurrentes et des changements de calendrier.
  • Expérience de la planification et de la réalisation de réunions, d’événements et d’initiatives de grande ampleur avec une logistique précise et rigoureuse.
  • Excellentes capacités de communication écrite et orale, notamment pour rédiger, réviser et préparer la correspondance et les rapports destinés aux cadres dirigeants.
  • Bon jugement et compétences en résolution de problèmes, avec la capacité d’élaborer et de mettre en œuvre des solutions de manière autonome.
  • Méthodes de travail fiables, précises et consciencieuses, avec sens des responsabilités et discrétion.
  • Excellente gestion du temps et respect constant des échéances.
  • Expérience de la préparation de budgets, de l’estimation des coûts, de l’affectation des ressources et du suivi des dépenses.
  • Sens du service et engagement en faveur d’un environnement de travail positif et collaboratif.
  • Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration.
  • Des déplacements jusqu’à 20 % sont requis.
  • Une certification PMP, CAPM ou équivalente est souhaitée.
  • Être autorisé à travailler aux États-Unis et pouvoir travailler depuis le bureau de Washington, D.C. au moins trois jours par semaine, ainsi que des jours supplémentaires selon les besoins.

Avantages

  • Horaires flexibles et possibilités de télétravail.
  • Cotisation de retraite de 8 % prise en charge par l’employeur.
  • Services de conseil en investissement entièrement payés par l’employeur.
  • Couverture médicale avec option PPO ou HDHP.
  • Contribution de l’employeur à un compte FSA ou HSA, selon l’adhésion au régime médical.
  • Avantage Lifestyle Spending financé par l’employeur, jusqu’à 1 500 $.
  • Couverture optique des employés et des personnes à charge, prise en charge par l’employeur.
  • Assurance de base vie et accident pour l’employé, entièrement payée par l’employeur.
  • Assurance complémentaire vie et accident, avec options de couverture pour le conjoint et les enfants à charge.
  • Assurance invalidité pour l’employé, entièrement payée par l’employeur.
  • Assurance facultative contre les accidents et les maladies graves.
  • Comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé, les déplacements domicile-travail et la garde des personnes à charge.
  • 15 jours de congés annuels.
  • 17 jours de fermeture rémunérée des bureaux, dont une semaine à la fin du mois de décembre.
  • Quatre jours de congé personnel par an.
  • Un jour de congé pour bénévolat par an.
  • 10 jours de congé maladie par an.
  • De deux à 15 jours de congé pour deuil et raisons personnelles, selon la perte subie.
  • 12 semaines de congé familial rémunérées par l’employeur.
  • Programme de remboursement des frais de scolarité universitaire.
  • Séminaires liés au travail et formation continue entièrement payés par l’employeur.
  • Frais de certification et de renouvellement de certification professionnelle entièrement payés par l’employeur.
  • Formation et développement professionnel.
  • Accès aux cours LinkedIn Learning à la demande.
  • Programme d’aide aux employés.
  • Cours de méditation de pleine conscience en direct et à la demande.

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