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American Physical Society
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201 – 500 Mitarbeitende
BildungGemeinnützigWissenschaft
Die American Physical Society (APS) ist eine gemeinnützige Fachgesellschaft und wissenschaftliche Verlagsorganisation für die Physik-Community. Ihre Arbeit umfasst die Fachzeitschriften der Physical-Review-Reihe, darunter Physical Review Letters, Physical Review X und Reviews of Modern Physics, Open-Access-Publikationen sowie wissenschaftliche Tagungen für spezialisierte Physik-Communities. APS bietet außerdem mehr als 50.000 Physikerinnen und Physikern weltweit Services und setzt sich für die physikalische Forschung und Bildung ein. Ihre Angebote unterstützen berufliche Laufbahnen, Wissenschaftskommunikation und die Mitwirkung an politischen Entscheidungsprozessen.
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Stellen im Unternehmen

Administrator für externe Angelegenheiten

Unterstützung der Teams für externe Angelegenheiten der American Physical Society bei Budgetplanung, Meetings, Veranstaltungen, Dienstleistern und Berichten. Koordination des Tagesgeschäfts im Büro der Gesellschaft in Washington, D.C.

USVereinigte StaatenMDMarylandNYNew YorkWAWashington
66.870 $ – 91.110 $ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischBetrieb
PMP

Beschreibung

  • Unterstützung des Chief External Affairs Officer bei den Abläufen in den Bereichen Public Affairs, International Affairs und Development.
  • Überwachung der OEA-Budgets sowie administrative und finanzielle Unterstützung der Abteilungsleitungen.
  • Verwaltung von Kalendern und Planung interner und externer Besprechungen.
  • Organisation von Dienstreisen und Bearbeitung von Spesenabrechnungen.
  • Bestellung von Büromaterial und Abstimmung mit Dienstleistern.
  • Planung und Unterstützung besonderer Veranstaltungen.
  • Organisation von Räumlichkeiten und Ausstattung für Präsenz- und virtuelle Besprechungen.
  • Koordination der OEA-weiten Mitarbeitendenbesprechungen und der internen Kommunikation.
  • Administrative Unterstützung der Leitungen von Public Affairs, International Affairs und Development.
  • Unterstützung von OEA-Ausschüssen, dem Congressional Science Fellowship, Veranstaltungen zur Interessenvertretung an der Basis, Prüfungen von APS-Board- und Unit-Statements sowie verwandten Aktivitäten.
  • Erstellung und fristgerechte Einreichung von Berichten zur Lobbyarbeit auf Bundesebene gemäß den geltenden Vorschriften.
  • Administrative und logistische Unterstützung für Besprechungen und Veranstaltungen im Büro in Washington, D.C.
  • Unterstützung der Abteilungsleitungen bei Projekten wie dem African Physics Newsletter, Satellite Sites, Global Physics Spotlight und dem Dirac-Programm.
  • Abstimmung mit der Gebäudeverwaltung, Überwachung von Wartungsanfragen und Sicherstellung, dass die Arbeitsplätze einsatzbereit sind.
  • Pflege der Beziehungen zu Dienstleistern, Prüfung von Rechnungen und fristgerechte Weiterleitung an die Finanzabteilung der APS.
  • Verwaltung des Budgets und der Konten des Büros in Washington, D.C., einschließlich Ausgaben- und Beschaffungsentscheidungen im Rahmen der geltenden Richtlinien.
  • Eigenständige Betreuung von Projekten und Abläufen, die operatives und finanzielles Urteilsvermögen erfordern.
  • Unterstützung von Initiativen zur Mitarbeitendenentwicklung und Ermittlung von Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten.
  • Mitwirkung an einem positiven, professionellen, gut organisierten, kooperativen, kommunikativen und sicheren Arbeitsumfeld.
  • Vertraulicher, umsichtiger und professioneller Umgang mit Informationen.
  • Übernahme weiterer einschlägiger Aufgaben und Sonderprojekte nach Zuweisung durch den Chief External Affairs Officer.

Anforderungen

  • Bachelorabschluss; einschlägige Berufserfahrung kann anstelle eines Abschlusses anerkannt werden.
  • Mindestens fünf Jahre zunehmend verantwortungsvolle Verwaltungserfahrung, einschließlich der Leitung komplexer Projekte und Büroabläufe.
  • Erfahrung in gemeinnützigen Organisationen und entsprechende Kenntnisse sind ausdrücklich erwünscht.
  • Nachgewiesene Projektmanagementfähigkeiten, einschließlich Meilensteinplanung, Fortschrittskontrolle, klarer Kommunikation, Einhaltung von Fristen und erfolgreicher Umsetzung.
  • Sicherer Umgang mit Zoom, Slack, Microsoft Office und Google Workspace.
  • Erfahrung mit der Koordination und Durchführung von Präsenz- und virtuellen Besprechungen, Veranstaltungen und Konferenzen.
  • Erfahrung mit Projektmanagementplattformen wie Asana ist von Vorteil.
  • Fähigkeit, als vertrauenswürdige Ansprechperson und Gatekeeper zu agieren und Informationen bei Bedarf an Führungskräfte weiterzugeben.
  • Ausgeprägte Organisations- und Dokumentationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten und wechselnde Zeitpläne zu bewältigen.
  • Erfahrung in der Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und umfangreichen Initiativen mit sorgfältiger und präziser Logistik.
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich des Verfassens und Überarbeitens von Korrespondenz für Führungskräfte und Berichten.
  • Gutes Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeit sowie die Fähigkeit, selbstständig Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.
  • Zuverlässige, genaue und gewissenhafte Arbeitsweise mit Verantwortungsbewusstsein und Diskretion.
  • Ausgeprägtes Zeitmanagement und eine konstant zuverlässige Einhaltung von Fristen.
  • Erfahrung mit der Erstellung von Budgets, Kostenschätzungen, Ressourcenzuweisung und Ausgabenüberwachung.
  • Serviceorientierte Haltung und Einsatz für ein positives, kooperatives Arbeitsumfeld.
  • Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
  • Reisebereitschaft von bis zu 20 % erforderlich.
  • PMP-, CAPM- oder vergleichbare Zertifizierung erwünscht.
  • Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten sowie Möglichkeit, mindestens drei Tage pro Woche und bei Bedarf an weiteren Tagen im Büro in Washington, D.C. zu arbeiten.

Zusatzleistungen

  • Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten für mobiles Arbeiten.
  • Arbeitgeberfinanzierter Altersvorsorgebeitrag von 8 %.
  • Vollständig vom Arbeitgeber bezahlte Anlageberatung.
  • Krankenversicherung mit PPO- oder HDHP-Option.
  • Arbeitgeberbeitrag zu einer FSA oder HSA, abhängig von der gewählten Krankenversicherung.
  • Vom Arbeitgeber finanzierter Lifestyle-Zuschuss von bis zu 1.500 US-Dollar.
  • Vom Arbeitgeber bezahlte Sehhilfeversicherung für Mitarbeitende und Angehörige.
  • Grundlegende Lebens- und Unfallversicherung; der Versicherungsschutz für Mitarbeitende wird vollständig vom Arbeitgeber bezahlt.
  • Zusätzliche Lebens- und Unfallversicherung mit Versicherungsmöglichkeiten für Ehepartner und unterhaltsberechtigte Kinder.
  • Berufsunfähigkeitsversicherung; der Versicherungsschutz für Mitarbeitende wird vollständig vom Arbeitgeber bezahlt.
  • Freiwillige Unfall- und Schwerkrankenversicherung.
  • Flexible Ausgabenkonten für Gesundheitsversorgung, Pendelkosten und Betreuung von Angehörigen.
  • 15 Urlaubstage pro Jahr.
  • 17 bezahlte Büroschließtage, darunter eine einwöchige Schließung Ende Dezember.
  • Vier persönliche freie Tage pro Jahr.
  • Ein bezahlter Tag für ehrenamtliche Tätigkeiten pro Jahr.
  • 10 Krankheitstage pro Jahr.
  • Zwei bis 15 Trauer- und Mitgefühlstage, abhängig vom Verlust.
  • 12 Wochen vom Arbeitgeber bezahlte Familienzeit.
  • Erstattung von Studiengebühren.
  • Vollständige Kostenübernahme durch den Arbeitgeber für berufsbezogene Seminare und Weiterbildung.
  • Vollständige Kostenübernahme durch den Arbeitgeber für Kosten beruflicher Zertifizierungen und deren Erneuerung.
  • Schulungen und berufliche Weiterentwicklung.
  • Zugang zu LinkedIn-Learning-Kursen auf Abruf.
  • Mitarbeitenden-Unterstützungsprogramm.
  • Live- und On-Demand-Kurse zur Achtsamkeitsmeditation.

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