外部事务运营管理员
为美国物理学会外部事务团队提供运营和行政支持，协调预算、会议、活动、供应商及报告工作。 支持学会华盛顿特区办公室的日常运营。
描述
- 支持首席外部事务官开展公共事务、国际事务和发展部门的运营工作。
- 跟踪外部事务办公室（OEA）预算，并为各部门主管提供行政和财务支持。
- 管理日程，安排内部和外部会议。
- 安排差旅并处理费用报销。
- 订购办公用品并与供应商协调。
- 策划并支持特别活动。
- 为线下和线上会议安排场地及相关设施。
- 协调外部事务办公室全体员工会议和沟通工作。
- 为公共事务、国际事务和发展部门主管提供行政支持。
- 支持外部事务办公室委员会、国会科学研究员计划、基层倡议活动、美国物理学会（APS）理事会和分会声明审查及相关工作。
- 按照联邦法规编制并提交联邦游说报告。
- 为华盛顿特区办公室的会议和活动提供行政及后勤支持。
- 协助主管开展非洲物理学通讯、卫星站点、全球物理学焦点和狄拉克计划等项目。
- 与楼宇管理方协调，跟进维修申请，并确保办公空间准备就绪。
- 管理供应商关系、审核发票，并及时提交给美国物理学会财务部门。
- 管理华盛顿特区办公室的预算和账户，并在既定准则范围内作出支出和采购决策。
- 负责需要运营和财务判断力的独立项目及流程。
- 支持员工发展举措，发掘学习和成长机会。
- 协助营造积极、专业、有序、协作、沟通顺畅且安全的办公环境。
- 以保密、审慎和专业的方式处理信息。
- 完成首席外部事务官交办的相关职责和特别项目。
任职要求
- 学士学位；相关经验可替代学位要求。
- 至少五年职责逐步增加的行政工作经验，包括复杂项目和办公室运营管理。
- 强烈优先考虑具有非营利组织工作经验并熟悉相关领域者。
- 具备经验证的项目管理能力，包括设定里程碑、跟踪进度、清晰沟通、按时完成任务并交付成果。
- 熟练使用 Zoom、Slack、Microsoft Office 和 Google Workspace。
- 具有协调和管理线下及线上会议、活动和会议项目的经验。
- 优先考虑具有 Asana 等项目管理平台使用经验者。
- 能够担任值得信赖的联络人和把关人，并在适当时向高管上报信息。
- 组织和文档管理能力强，能够处理多项优先任务及不断变化的日程。
- 具有规划并执行会议、活动和大型计划的经验，后勤安排准确细致。
- 具备出色的书面和口头沟通能力，包括起草、编辑和准备高管往来函件及报告。
- 判断力和解决问题能力良好，能够独立制定并落实解决方案。
- 工作可靠、准确、认真负责，并具备责任意识和审慎态度。
- 时间管理能力强，持续按时完成工作的记录良好。
- 具有编制预算、估算成本、分配资源和跟踪支出的经验。
- 服务意识强，致力于营造积极协作的工作环境。
- 能够独立工作，也能与他人协作。
- 需要出差，比例最高为20%。
- 优先考虑持有 PMP、CAPM 或类似认证者。
- 必须获准在美国工作，并能够每周至少三天在华盛顿特区办公室工作；根据需要还须增加到办公室的天数。
福利待遇
- 灵活的工作安排和远程办公选项。
- 雇主缴纳相当于工资8%的退休金。
- 雇主全额支付投资咨询服务费用。
- 提供 PPO 或 HDHP 医疗保险选项。
- 根据医疗计划参保情况，雇主向 FSA 或 HSA 缴费。
- 雇主支付的生活方式津贴，最高1,500美元。
- 雇主为员工及其家属支付视力保险。
- 基本人寿和意外保险，员工部分由雇主全额支付。
- 补充人寿和意外保险，并提供配偶及受抚养子女的承保选项。
- 残障保险，员工部分由雇主全额支付。
- 自愿参加的意外和重大疾病保险。
- 医疗、通勤和受抚养人照护灵活支出账户。
- 每年15天带薪休假。
- 每年17个带薪办公室关闭日，包括12月底整周关闭。
- 每年4天个人假。
- 每年1天志愿服务假。
- 每年10天病假。
- 根据丧亲情况提供2至15天丧亲及关怀假。
- 12周雇主带薪家庭假。
- 大学学费报销计划。
- 与工作相关的研讨会和继续教育费用由雇主全额支付。
- 职业认证和重新认证费用由雇主全额支付。
- 培训和职业发展机会。
- 可使用 LinkedIn Learning 随选课程。
- 员工援助计划。
- 现场及随选正念冥想课程。
