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American Physical Society
American Physical Society
201 – 500 Dipendenti
IstruzioneScienzaSenza scopo di lucro
L’American Physical Society (APS) è una società professionale senza scopo di lucro e un editore accademico al servizio della comunità della fisica. Le sue attività comprendono le riviste Physical Review, tra cui Physical Review Letters, Physical Review X e Reviews of Modern Physics, la pubblicazione ad accesso aperto e incontri scientifici per comunità specializzate in fisica. APS offre inoltre servizi a oltre 50.000 fisici in tutto il mondo e promuove la ricerca e l’istruzione in fisica. Le sue risorse sostengono le carriere, la divulgazione e la partecipazione alle politiche pubbliche.
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Offerte dell’azienda

Amministratore delle operazioni, affari esterni

Fornire supporto operativo e amministrativo ai team di affari esterni dell’American Physical Society, coordinando bilanci, riunioni, eventi, fornitori e rendicontazione. Sostenere le attività quotidiane della sede della Società a Washington, D.C.

USStati UnitiMDMarylandNYNew YorkWAWashington
66.870 $ – 91.110 $ / anno
IbridoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseOperazioni
PMP

Descrizione

  • Fornire supporto al direttore degli affari esterni per le attività di Affari pubblici, Affari internazionali e Sviluppo.
  • Monitorare i bilanci dell’OEA e fornire supporto amministrativo e finanziario ai direttori di dipartimento.
  • Gestire i calendari e programmare riunioni interne ed esterne.
  • Organizzare i viaggi e gestire le note spese.
  • Ordinare le forniture per l’ufficio e coordinarsi con i fornitori.
  • Pianificare e supportare eventi speciali.
  • Organizzare spazi e servizi per riunioni in presenza e virtuali.
  • Coordinare le riunioni del personale e le comunicazioni a livello di OEA.
  • Fornire supporto amministrativo ai direttori di Affari pubblici, Affari internazionali e Sviluppo.
  • Supportare i comitati dell’OEA, la Congressional Science Fellowship, gli eventi di advocacy di base, le revisioni del Consiglio e delle unità APS e le attività correlate.
  • Preparare e presentare i rapporti federali sulle attività di lobbying in conformità alle normative federali.
  • Fornire supporto amministrativo e logistico per riunioni ed eventi presso la sede di Washington, D.C.
  • Assistere i direttori in progetti quali African Physics Newsletter, Satellite Sites, Global Physics Spotlight e Dirac Program.
  • Coordinarsi con la gestione dell’edificio, supervisionare le richieste di manutenzione e assicurarsi che gli spazi di lavoro siano pronti.
  • Gestire i rapporti con i fornitori, esaminare le fatture e inviarle puntualmente all’ufficio Finanza dell’APS.
  • Gestire il bilancio e i conti della sede di Washington, D.C., prendendo decisioni di spesa e acquisto nel rispetto delle linee guida stabilite.
  • Supervisionare progetti e processi autonomi che richiedono giudizio operativo e finanziario.
  • Supportare le iniziative di sviluppo del personale e individuare opportunità di apprendimento e crescita.
  • Contribuire a mantenere un ambiente d’ufficio positivo, professionale, organizzato, collaborativo, comunicativo e sicuro.
  • Gestire le informazioni con riservatezza, discrezione e professionalità.
  • Svolgere mansioni correlate e progetti speciali assegnati dal direttore degli affari esterni.

Requisiti

  • Laurea triennale; può essere accettata esperienza pertinente in sostituzione del titolo.
  • Almeno cinque anni di esperienza amministrativa con responsabilità crescenti, compresa la gestione di progetti complessi e delle operazioni d’ufficio.
  • È fortemente preferibile avere esperienza e familiarità con organizzazioni non profit.
  • Comprovata capacità di gestione dei progetti, inclusi definizione delle tappe, monitoraggio dei progressi, comunicazione chiara, rispetto delle scadenze e conseguimento dei risultati.
  • Conoscenza approfondita di Zoom, Slack, Microsoft Office e Google Workspace.
  • Esperienza nel coordinamento e nella gestione di riunioni, eventi e conferenze in presenza e virtuali.
  • È preferibile avere esperienza con piattaforme di gestione dei progetti come Asana.
  • Capacità di fungere da referente fidato e filtro di accesso, e di segnalare informazioni ai dirigenti quando opportuno.
  • Ottime capacità organizzative e di documentazione, con attitudine a gestire priorità concorrenti e cambiamenti di programma.
  • Esperienza nella pianificazione e realizzazione di riunioni, eventi e iniziative di ampia portata con una logistica accurata e attenta.
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale, inclusa la redazione, la revisione e la preparazione di corrispondenza e rapporti per i dirigenti.
  • Buon giudizio e capacità di risolvere problemi, elaborando e attuando soluzioni in autonomia.
  • Abitudini di lavoro affidabili, precise e coscienziose, con responsabilità e discrezione.
  • Ottima gestione del tempo e costante rispetto delle scadenze.
  • Esperienza nella preparazione di bilanci, nella stima dei costi, nell’allocazione delle risorse e nel monitoraggio delle spese.
  • Approccio orientato al servizio e impegno per un ambiente di lavoro positivo e collaborativo.
  • Capacità di lavorare in autonomia e in collaborazione.
  • Sono richieste trasferte fino al 20% del tempo.
  • È preferibile una certificazione PMP, CAPM o simile.
  • È necessario essere autorizzati a lavorare negli Stati Uniti e poter lavorare presso la sede di Washington, D.C. almeno tre giorni alla settimana, con ulteriori giornate in ufficio secondo necessità.

Benefit

  • Orari flessibili e possibilità di lavoro da remoto.
  • Contributo pensionistico del datore di lavoro pari all’8%.
  • Servizi di consulenza sugli investimenti interamente a carico del datore di lavoro.
  • Copertura sanitaria con opzione PPO o HDHP.
  • Contributo del datore di lavoro a un conto FSA o HSA, a seconda dell’adesione al piano sanitario.
  • Benefit Lifestyle Spending a carico del datore di lavoro fino a 1.500 $.
  • Copertura oculistica per dipendenti e familiari a carico, pagata dal datore di lavoro.
  • Assicurazione di base sulla vita e contro gli infortuni per il dipendente, interamente pagata dal datore di lavoro.
  • Assicurazione integrativa sulla vita e contro gli infortuni, con opzioni di copertura per coniuge e figli a carico.
  • Assicurazione per invalidità del dipendente, interamente pagata dal datore di lavoro.
  • Assicurazione facoltativa contro gli infortuni e le malattie gravi.
  • Conti di spesa flessibili per assistenza sanitaria, trasporti e cura dei familiari a carico.
  • 15 giorni di ferie all’anno.
  • 17 giorni di chiusura retribuita dell’ufficio, inclusa una settimana a fine dicembre.
  • Quattro giorni di permesso personale all’anno.
  • Un giorno di permesso per volontariato all’anno.
  • 10 giorni di malattia all’anno.
  • Da due a 15 giorni di congedo per lutto e necessità familiari, a seconda della perdita.
  • 12 settimane di congedo familiare retribuite dal datore di lavoro.
  • Piano di rimborso delle tasse universitarie.
  • Seminari legati al lavoro e formazione continua interamente pagati dal datore di lavoro.
  • Costi di certificazione e rinnovo delle certificazioni professionali interamente pagati dal datore di lavoro.
  • Formazione e sviluppo professionale.
  • Accesso ai corsi LinkedIn Learning on demand.
  • Programma di assistenza ai dipendenti.
  • Lezioni di meditazione mindfulness dal vivo e on demand.

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