LogoFresh Jobs Ahead
American Physical Society
American Physical Society
201 – 500 Medewerkers
Non-profitOnderwijsWetenschap
De American Physical Society (APS) is een non-profit beroepsvereniging en wetenschappelijke uitgever voor de natuurkundegemeenschap. Haar activiteiten omvatten de tijdschriften uit de Physical Review-reeks, waaronder Physical Review Letters, Physical Review X en Reviews of Modern Physics, publicaties met open toegang en wetenschappelijke bijeenkomsten voor gespecialiseerde natuurkundige gemeenschappen. Daarnaast biedt APS diensten aan meer dan 50.000 natuurkundigen wereldwijd en komt de organisatie op voor natuurkundig onderzoek en onderwijs. Haar middelen ondersteunen loopbanen, publieksactiviteiten en beleidsbetrokkenheid.
LinkedIn
Vacatures bij het bedrijf

Administratief medewerker Externe Betrekkingen

Bied operationele en administratieve ondersteuning aan de teams voor externe betrekkingen van de American Physical Society, onder meer bij budgetten, vergaderingen, evenementen, leveranciers en rapportages. Coördineer de dagelijkse werkzaamheden op het kantoor van de vereniging in Washington, D.C.

USVerenigde StatenMDMarylandNYNew YorkWAWashington
$ 66.870 – $ 91.110 / jaar
HybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsBedrijfsvoering
PMP

Beschrijving

  • Ondersteun de Chief External Affairs Officer bij de werkzaamheden van Public Affairs, International Affairs en Development.
  • Houd toezicht op OEA-budgetten en bied administratieve en financiële ondersteuning aan de afdelingsdirecteuren.
  • Beheer agenda’s en plan interne en externe vergaderingen.
  • Organiseer reizen en verwerk declaraties.
  • Bestel kantoorbenodigdheden en stem af met leveranciers.
  • Plan bijzondere evenementen en bied daarbij ondersteuning.
  • Regel ruimtes en voorzieningen voor fysieke en virtuele vergaderingen.
  • Coördineer personeelsvergaderingen en communicatie voor de hele OEA.
  • Bied administratieve ondersteuning aan de directeuren van Public Affairs, International Affairs en Development.
  • Ondersteun OEA-commissies, de Congressional Science Fellowship, lokale belangenbehartigingsevenementen, beoordelingen van verklaringen van het APS-bestuur en APS-eenheden, en aanverwante activiteiten.
  • Stel federale lobbyrapportages op en dien ze in volgens de federale regelgeving.
  • Bied administratieve en logistieke ondersteuning voor vergaderingen en evenementen op het kantoor in Washington, D.C.
  • Ondersteun directeuren bij projecten zoals de African Physics Newsletter, Satellite Sites, Global Physics Spotlight en het Dirac-programma.
  • Stem af met het gebouwbeheer, volg onderhoudsverzoeken op en zorg dat werkplekken gereed zijn.
  • Onderhoud relaties met leveranciers, controleer facturen en dien deze op tijd in bij de financiële afdeling van APS.
  • Beheer het budget en de rekeningen van het kantoor in Washington, D.C., en neem binnen de vastgestelde richtlijnen beslissingen over uitgaven en inkoop.
  • Begeleid zelfstandige projecten en processen waarvoor operationeel en financieel inzicht nodig is.
  • Ondersteun initiatieven voor personeelsontwikkeling en breng mogelijkheden voor leren en groei in kaart.
  • Draag bij aan een positieve, professionele, georganiseerde, samenwerkingsgerichte, communicatieve en veilige werkomgeving.
  • Ga vertrouwelijk, zorgvuldig en professioneel met informatie om.
  • Voer verwante taken en speciale projecten uit die door de Chief External Affairs Officer worden toegewezen.

Vereisten

  • Bachelordiploma; relevante werkervaring kan in plaats van een diploma worden geaccepteerd.
  • Minimaal vijf jaar steeds verantwoordelijkere administratieve ervaring, waaronder het beheren van complexe projecten en kantooractiviteiten.
  • Ervaring bij non-profitorganisaties en bekendheid met de sector hebben sterk de voorkeur.
  • Aantoonbare projectmanagementvaardigheden, waaronder mijlpalen vaststellen, voortgang bewaken, duidelijk communiceren, deadlines halen en resultaten leveren.
  • Vaardig met Zoom, Slack, Microsoft Office en Google Workspace.
  • Ervaring met het coördineren en beheren van fysieke en virtuele vergaderingen, evenementen en conferenties.
  • Ervaring met projectmanagementplatforms zoals Asana is een pré.
  • In staat om op te treden als vertrouwde contactpersoon en poortwachter en informatie waar nodig naar leidinggevenden door te spelen.
  • Sterke organisatorische en documentatievaardigheden, met het vermogen om concurrerende prioriteiten en veranderende agenda’s te beheren.
  • Ervaring met het plannen en uitvoeren van vergaderingen, evenementen en omvangrijke initiatieven, met nauwkeurige en zorgvuldige logistiek.
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie, waaronder het opstellen en redigeren van correspondentie en rapporten voor leidinggevenden.
  • Goed beoordelingsvermogen en probleemoplossend vermogen, met de vaardigheid om zelfstandig oplossingen te ontwikkelen en uit te voeren.
  • Betrouwbare, nauwkeurige en gewetensvolle werkhouding, met verantwoordelijkheidsbesef en discretie.
  • Sterk timemanagement en een consistente staat van dienst in het halen van deadlines.
  • Ervaring met budgetten opstellen, kosten ramen, middelen toewijzen en uitgaven bewaken.
  • Servicegerichte instelling en inzet voor een positieve, samenwerkingsgerichte werkplek.
  • In staat om zelfstandig en samen te werken.
  • Reizen tot 20% van de werktijd is vereist.
  • PMP-, CAPM- of een vergelijkbare certificering heeft de voorkeur.
  • Moet bevoegd zijn om in de Verenigde Staten te werken en minstens drie dagen per week, en indien nodig extra dagen, op het kantoor in Washington, D.C. kunnen werken.

Voordelen

  • Flexibele werktijden en mogelijkheden om op afstand te werken.
  • Werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling van 8%.
  • Beleggingsadvies dat volledig door de werkgever wordt betaald.
  • Zorgverzekering met keuze uit een PPO- of HDHP-optie.
  • Werkgeversbijdrage aan een FSA of HSA, afhankelijk van de gekozen zorgverzekering.
  • Door de werkgever betaald Lifestyle Spending-budget van maximaal $ 1.500.
  • Door de werkgever betaalde oogzorgverzekering voor medewerkers en hun gezinsleden.
  • Basislevens- en ongevallenverzekering; de dekking voor medewerkers wordt volledig door de werkgever betaald.
  • Aanvullende levens- en ongevallenverzekering, met de mogelijkheid om een partner en afhankelijke kinderen mee te verzekeren.
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering; de dekking voor medewerkers wordt volledig door de werkgever betaald.
  • Vrijwillige ongevallen- en ernstigeziekteverzekering.
  • Flexibele uitgavenrekeningen voor zorg, woon-werkverkeer en zorg voor afhankelijke personen.
  • 15 vakantiedagen per jaar.
  • 17 betaalde sluitingsdagen van het kantoor, waaronder een sluiting van een week aan het einde van december.
  • Vier persoonlijke verlofdagen per jaar.
  • Eén dag vrijwilligersverlof per jaar.
  • 10 ziektedagen per jaar.
  • Twee tot 15 dagen rouw- en compassieverlof, afhankelijk van het verlies.
  • 12 weken door de werkgever betaald gezinsverlof.
  • Vergoeding van collegegeld.
  • Werkgerelateerde seminars en bijscholing volledig betaald door de werkgever.
  • Kosten voor professionele certificeringen en hercertificering volledig betaald door de werkgever.
  • Training en professionele ontwikkeling.
  • Toegang tot LinkedIn Learning-cursussen op aanvraag.
  • Medewerkersbijstandsprogramma.
  • Live- en on-demandlessen mindfulnessmeditatie.

Gerelateerde vacatures

Cloudflare

Operations Manager Strategische Partnerschappen

Cloudflare
1.001 – 5.000 Medewerkers
Sponsor voor H1B-visumAdviesLogistiekMarketing
USVerenigde StatenCACaliforniëNYNew YorkTXTexas
$ 181.000 – $ 260.000 / jaar
HybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsBedrijfsvoering
Go

Cloudflare zoekt een operations manager die systemen en feedbackcycli opzet voor het team Strategische Partnerschappen. De functie zet technische en partnerinzichten om in go-to-marketmateriaal en coördineert de lancering van pilots.

Openen
Georgetown University Center on Education and the Workforce

Coördinator onderzoeksfinanciën en bedrijfsvoering

Georgetown University Center on Education and the Workforce
11 – 50 Medewerkers
HR-technologieNon-profitOnderwijs
USVerenigde StatenWAWashington
$ 44.022 – $ 73.406 / jaar
HybrideVoltijdJuniorMediorVereiste Taal: EngelsBedrijfsvoering
Cognos

Coördineer subsidieadministratie, personeelsprocessen en kantooractiviteiten bij de onderzoekscentra van Georgetown’s McCourt School. Ondersteun een drukke onderzoeksomgeving met financiële verwerking, wervingsprocedures en administratieve coördinatie.

Openen