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American Physical Society
American Physical Society
201 – 500 Empleados
CienciaEducaciónSin ánimo de lucro
La American Physical Society (APS) es una sociedad profesional sin fines de lucro y una editorial académica que presta servicio a la comunidad de la física. Su labor abarca las revistas Physical Review, entre ellas Physical Review Letters, Physical Review X y Reviews of Modern Physics; la publicación de acceso abierto; y reuniones científicas para comunidades especializadas de física. APS también ofrece servicios a más de 50.000 físicos de todo el mundo y promueve la investigación y la educación en física. Sus recursos respaldan las carreras profesionales, la divulgación y la participación en políticas públicas.
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Empleos de la empresa

Administrador de Operaciones, Asuntos Externos

Brindar apoyo operativo y administrativo a los equipos de asuntos externos de la American Physical Society, incluida la coordinación de presupuestos, reuniones, eventos, proveedores e informes. Apoyar las operaciones diarias de la oficina de la Sociedad en Washington, D. C.

USEstados UnidosMDMarylandNYNueva YorkWAWashington
66.870 $ – 91.110 $ / año
HíbridoTiempo completoIntermedioSeniorIdioma Obligatorio: inglésOperaciones
PMP

Descripción

  • Apoyar al director de Asuntos Externos en las operaciones de Asuntos Públicos, Asuntos Internacionales y Desarrollo.
  • Hacer seguimiento a los presupuestos de OEA y brindar apoyo administrativo y financiero a los directores de departamento.
  • Gestionar calendarios y programar reuniones internas y externas.
  • Organizar viajes y tramitar informes de gastos.
  • Pedir suministros de oficina y coordinar con proveedores.
  • Planificar y apoyar eventos especiales.
  • Organizar instalaciones y servicios para reuniones presenciales y virtuales.
  • Coordinar las reuniones de personal y las comunicaciones de toda OEA.
  • Brindar apoyo administrativo a los directores de Asuntos Públicos, Asuntos Internacionales y Desarrollo.
  • Apoyar los comités de OEA, la beca Congressional Science Fellowship, los eventos de promoción ciudadana, las revisiones de la Junta Directiva y las unidades de APS, y actividades relacionadas.
  • Preparar y presentar informes federales de cabildeo de conformidad con la normativa federal.
  • Brindar apoyo administrativo y logístico para reuniones y eventos en la oficina de Washington, D. C.
  • Ayudar a los directores con proyectos como African Physics Newsletter, Satellite Sites, Global Physics Spotlight y Dirac Program.
  • Coordinar con la administración del edificio, supervisar las solicitudes de mantenimiento y garantizar que los espacios de trabajo estén listos.
  • Gestionar las relaciones con proveedores, revisar facturas y enviarlas puntualmente al área de Finanzas de APS.
  • Gestionar el presupuesto y las cuentas de la oficina de Washington, D. C., y tomar decisiones de gasto y adquisiciones dentro de las pautas establecidas.
  • Supervisar proyectos y procesos independientes que requieran criterio operativo y financiero.
  • Apoyar las iniciativas de desarrollo del personal e identificar oportunidades de aprendizaje y crecimiento.
  • Contribuir a mantener un entorno de oficina positivo, profesional, organizado, colaborativo, comunicativo y seguro.
  • Manejar la información con confidencialidad, discreción y profesionalismo.
  • Realizar otras tareas relacionadas y proyectos especiales que asigne el director de Asuntos Externos.

Requisitos

  • Título universitario; se puede aceptar experiencia pertinente en lugar del título.
  • Al menos cinco años de experiencia administrativa con responsabilidades crecientes, incluida la gestión de proyectos complejos y operaciones de oficina.
  • Se valorará especialmente la experiencia y familiaridad con organizaciones sin fines de lucro.
  • Capacidad demostrada para gestionar proyectos, establecer hitos, hacer seguimiento del progreso, comunicarse con claridad, cumplir plazos y obtener resultados.
  • Dominio de Zoom, Slack, Microsoft Office y Google Workspace.
  • Experiencia coordinando y gestionando reuniones, eventos y conferencias presenciales y virtuales.
  • Se valorará la experiencia con plataformas de gestión de proyectos como Asana.
  • Capacidad para actuar como enlace de confianza y filtro de acceso, y para elevar información a los ejecutivos cuando corresponda.
  • Sólidas habilidades de organización y documentación, y capacidad para gestionar prioridades simultáneas y calendarios cambiantes.
  • Experiencia planificando y llevando a cabo reuniones, eventos e iniciativas de gran envergadura con una logística precisa y cuidadosa.
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, incluida la redacción, edición y preparación de correspondencia e informes ejecutivos.
  • Buen criterio y capacidad para resolver problemas y desarrollar e implementar soluciones de forma autónoma.
  • Hábitos de trabajo fiables, precisos y responsables, con sentido de la rendición de cuentas y discreción.
  • Sólida gestión del tiempo y trayectoria constante de cumplimiento de plazos.
  • Experiencia preparando presupuestos, estimando costos, asignando recursos y haciendo seguimiento de gastos.
  • Enfoque orientado al servicio y compromiso con un entorno laboral positivo y colaborativo.
  • Capacidad para trabajar de forma autónoma y en colaboración.
  • Se requiere viajar hasta un 20 % del tiempo.
  • Se valorará la certificación PMP, CAPM o equivalente.
  • Debe tener autorización para trabajar en Estados Unidos y poder trabajar desde la oficina de Washington, D. C., al menos tres días por semana, con días adicionales en la oficina según sea necesario.

Beneficios

  • Horarios flexibles y opciones de trabajo remoto.
  • Aportación del empleador al plan de jubilación del 8 %.
  • Servicios de asesoría de inversiones cubiertos íntegramente por el empleador.
  • Cobertura médica con opción de PPO o HDHP.
  • Aportación del empleador a una cuenta FSA o HSA, según la inscripción al plan médico.
  • Beneficio Lifestyle Spending financiado por el empleador de hasta 1.500 dólares.
  • Cobertura oftalmológica para empleados y dependientes, pagada por el empleador.
  • Seguro básico de vida y accidentes para el empleado, pagado íntegramente por el empleador.
  • Seguro complementario de vida y accidentes, con opciones de cobertura para cónyuge e hijos dependientes.
  • Seguro por discapacidad para el empleado, pagado íntegramente por el empleador.
  • Seguro voluntario contra accidentes y enfermedades graves.
  • Cuentas de gastos flexibles para atención médica, transporte y cuidado de dependientes.
  • 15 días de vacaciones al año.
  • 17 cierres remunerados de la oficina, incluido el cierre de una semana a finales de diciembre.
  • Cuatro días de permiso personal al año.
  • Un día de permiso para voluntariado al año.
  • 10 días de licencia por enfermedad al año.
  • De dos a 15 días de licencia por duelo y motivos personales, según la pérdida.
  • 12 semanas de licencia familiar pagadas por el empleador.
  • Plan de reembolso de matrícula universitaria.
  • Seminarios relacionados con el trabajo y formación continua pagados íntegramente por el empleador.
  • Costos de certificación y renovación de certificaciones profesionales pagados íntegramente por el empleador.
  • Capacitación y desarrollo profesional.
  • Acceso a cursos de LinkedIn Learning bajo demanda.
  • Programa de Asistencia al Empleado.
  • Clases de meditación y atención plena en directo y bajo demanda.

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