American Physical Society（APS）は、物理学コミュニティにサービスを提供する非営利の専門学会であり、学術出版社です。活動は、『Physical Review Letters』『Physical Review X』『Reviews of Modern Physics』を含む『Physical Review』各誌、オープンアクセス出版、専門分野ごとの物理学コミュニティ向けの学術会議に及びます。また、世界中の5万人を超える物理学者にサービスを提供し、物理学研究と教育を提唱しています。各種リソースを通じて、キャリア形成、アウトリーチ、政策への関与を支援しています。
対外関係業務運営管理者
米国物理学会の対外関係チームに対し、予算、会議、イベント、ベンダー、報告書の調整を含む運営・事務支援を行います。 学会のワシントンD.C.オフィスの日常業務を支援します。
仕事内容
- 公共政策、国際関係、開発部門にまたがる業務運営について、対外関係担当最高責任者を支援します。
- 対外関係室（OEA）の予算を追跡し、各部門長に事務・財務面の支援を提供します。
- 予定を管理し、内部および外部の会議を設定します。
- 出張を手配し、経費精算を処理します。
- 事務用品を発注し、ベンダーと調整します。
- 特別イベントを企画・支援します。
- 対面およびオンライン会議の会場や設備を手配します。
- OEA全体の職員会議と連絡事項を調整します。
- 公共政策、国際関係、開発部門の各部門長に事務支援を提供します。
- OEA委員会、議会科学フェローシップ、草の根活動イベント、APS理事会およびユニット声明の審査などを支援します。
- 連邦規則に従って連邦ロビー活動報告書を作成・提出します。
- ワシントンD.C.オフィスで行われる会議やイベントに事務・ロジスティクス面の支援を提供します。
- アフリカ物理学ニュースレター、サテライトサイト、グローバル物理学スポットライト、ディラック・プログラムなどのプロジェクトで部門長を補佐します。
- ビル管理者と連携し、修繕依頼を管理して、執務スペースを使用可能な状態に整えます。
- ベンダーとの関係を管理し、請求書を確認してAPS財務部門へ期限内に提出します。
- ワシントンD.C.オフィスの予算と会計を管理し、定められた指針の範囲で支出・調達の判断を行います。
- 運営面および財務面の判断を要する独立したプロジェクトや業務プロセスを監督します。
- 職員育成の取り組みを支援し、学習や成長の機会を見つけます。
- 前向きで専門的、整理整頓され、協力的で意思疎通が円滑な安全な職場環境づくりに貢献します。
- 情報を機密性と慎重さを保ち、専門的に取り扱います。
- 対外関係担当最高責任者から割り当てられる関連業務や特別プロジェクトを遂行します。
応募要件
- 学士号。関連する実務経験で代替できる場合があります。
- 複雑なプロジェクトやオフィス運営の管理を含む、段階的に責任が増す事務職経験が5年以上あること。
- 非営利組織での経験およびその業務への理解が特に望まれます。
- マイルストーンの設定、進捗管理、明確な連絡、期限厳守、成果の達成を含む、実証されたプロジェクト管理能力。
- Zoom、Slack、Microsoft Office、Google Workspaceを使いこなせること。
- 対面およびオンラインの会議、イベント、カンファレンスの調整・運営経験。
- Asanaなどのプロジェクト管理プラットフォームの使用経験があれば尚可。
- 信頼される連絡窓口および情報管理役として行動し、適切な場合に経営幹部へ情報を共有できること。
- 優先事項が競合する状況や予定の変更に対応できる、優れた整理力と文書管理能力。
- 会議、イベント、大規模な取り組みを計画・実施した経験があり、ロジスティクスを正確かつ注意深く管理できること。
- 幹部宛ての文書や報告書の起草、編集、作成を含む、優れた文書・口頭コミュニケーション能力。
- 適切な判断力と問題解決能力を備え、独力で解決策を策定・実行できること。
- 信頼性、正確性、誠実さを備え、責任感と慎重さをもって仕事に取り組めること。
- 優れた時間管理能力と、期限を一貫して守ってきた実績。
- 予算作成、費用見積もり、リソース配分、支出追跡の経験。
- サービス精神があり、前向きで協力的な職場づくりに取り組めること。
- 自立して業務を進めるとともに、協力して働けること。
- 最大20％の出張が必要です。
- PMP、CAPM、または同等の資格があれば尚可。
- 米国での就労許可があり、ワシントンD.C.オフィスに週3日以上勤務できること。必要に応じて出社日を追加できること。
福利厚生
- 柔軟な勤務時間とリモート勤務の選択肢。
- 雇用主が給与の8％を退職金として拠出。
- 投資アドバイザリーサービスの費用を雇用主が全額負担。
- PPOまたはHDHPを選べる医療保険。
- 医療プランへの加入状況に応じ、雇用主がFSAまたはHSAに拠出。
- 雇用主負担のライフスタイル支援給付（最大1,500ドル）。
- 従業員と扶養家族の視力保険を雇用主が負担。
- 基本生命保険および傷害保険。従業員分の保険料は雇用主が全額負担。
- 配偶者および扶養する子どもの保障を選べる追加生命保険・傷害保険。
- 障害保険。従業員分の保険料は雇用主が全額負担。
- 任意加入の傷害保険および重大疾病保険。
- 医療、通勤、扶養家族のケアに利用できる柔軟支出口座。
- 年間15日の休暇。
- 年17日のオフィス休業日。12月末には1週間の休業を含みます。
- 年間4日の個人休暇。
- 年間1日のボランティア休暇。
- 年間10日の病気休暇。
- 事情に応じて2～15日の忌引・看護休暇。
- 雇用主負担の家族休暇12週間。
- 大学授業料の償還制度。
- 職務関連のセミナーおよび継続教育の費用を雇用主が全額負担。
- 専門資格の取得・更新費用を雇用主が全額負担。
- 研修および専門能力開発。
- LinkedIn Learningのオンデマンド講座を利用可能。
- 従業員支援プログラム。
- 対面およびオンデマンドのマインドフルネス瞑想クラス。
