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Trivium Group 招聘黎巴嫩遠端幕僚長
Trivium Group 正在黎巴嫩招聘遠端幕僚長，協助執行長處理業務執行、個人事務、差旅和 AI 驅動的系統。此職位結合高階主管支援、專案負責、決策管理與營運協調。
說明
- 將 Mina 的想法、語音備忘和會議成果轉化為定義清晰的專案，明確負責人、截止日期並持續跟進。
- 為 Mina 維護按優先順序排列且包含完整背景資訊的任務清單，包括建議方案和待作出的決策。
- 篩選團隊溝通內容，僅將需要 Mina 親自處理的事項升級回報。
- 籌備領導層會議，並透過議程、會議記錄、行動追蹤和責任落實推動後續工作。
- 端到端負責特別專案，包括發布、活動、新事業以及供應商或軟體導入專案。
- 使用 HubSpot 和 PandaDoc 或 DocuSign 支援交易與合作夥伴關係。
- 參加會議，並逐步代表 Mina 作出決策。
- 管理跨多家公司、跨多個時區的複雜行事曆。
- 分流收件匣和訊息，以 Mina 的口吻起草回覆，並謹慎處理敏感溝通。
- 監督各實體的費用、發票、供應商付款和對帳工作。
- 從頭到尾安排高端國際差旅，包括會員計畫、貴賓休息室、禮賓服務、行程和應變方案。
- 協調長途旅行、靜修活動和各類活動。
- 管理家庭營運，包括供應商、維護、健康預約、餐飲和社交安排。
- 與 Mina 的伴侶協調個人優先事項。
- 在 ClickUp、Notion、Slack 和 Google Workspace 中建立並維護標準作業流程、追蹤表和週期性工作流程。
- 每天使用 Claude、ChatGPT 和內部 AI 代理程式，自動化或記錄可重複的工作。
- 在前 30 天內接手行事曆、收件匣分流、差旅和滾動任務清單。
- 在前 60 天內進行每週優先順序檢視並記錄核心標準作業流程。
- 在前 90 天內全面負責專案，並每週至少為 Mina 節省 10 小時。
職位要求
- 至少三年直接支援創辦人或執行長的經驗，職位可以是行政助理、幕僚長或生活事務經理，且需同時負責業務和個人事務。
- 證明自己能夠負責專案直到完成，而不只是進行協調。
- 具備國際差旅規劃和複雜行程安排方面的進階能力。
- 每天熟練使用 AI 工具、Google Workspace、Slack、試算表以及 ClickUp、Notion 或 Asana 等專案管理平台。
- 英文書面表達能力出色，能夠清晰、簡潔地以 Mina 的口吻溝通。
- 處理機密商業、財務和個人資訊時具備良好判斷力並能夠完全保密。
- 曾在快速成長的新創公司、代理商、電子商務企業或支援擁有多項業務之創辦人的環境中工作。
- 熟悉 HubSpot、PandaDoc 或 DocuSign，或具備基礎財務與簿記知識。
- 有使用 Zapier、Make 或 AI 工作流程等工具建立自動化流程的經驗。
- 有管理或協調家庭工作人員或小型團隊的經驗。
福利待遇
- 每月薪酬 3,000–4,000 美元，並可依績效調薪。
- 每年 36 天帶薪休假。
- 接受 Mina 的直接指導，並有明確的發展路徑，未來可晉升為幕僚長。
- 有機會接觸資深創辦人並參與特色國際差旅。
