Trivium Group là một công ty tiếp thị và tư vấn tập trung vào Amazon, phục vụ các thương hiệu tiêu dùng trên các sàn thương mại điện tử. Hoạt động của công ty bao gồm quản lý tài khoản Amazon, quảng cáo PPC và DSP, tối ưu hóa nội dung sáng tạo và hỗ trợ TikTok Shop, với kinh nghiệm đặc biệt trong các lĩnh vực hàng tiêu dùng đóng gói, sức khỏe và chăm sóc sức khỏe, cũng như thực phẩm bổ sung. Đội ngũ kết hợp phân tích dữ liệu sàn thương mại điện tử với chiến lược phù hợp và giám sát chiến dịch trực tiếp nhằm giúp các thương hiệu cải thiện hiệu quả chuyển đổi, quản lý hiệu quả quảng cáo và hướng đến tăng trưởng có lợi nhuận.
Trưởng bộ phận vận hành tại Trivium Group, làm việc từ xa ở Lebanon
Trivium Group đang tìm kiếm Trưởng bộ phận vận hành làm việc từ xa tại Lebanon để hỗ trợ CEO trong việc triển khai kinh doanh, vận hành cá nhân, công tác và các hệ thống ứng dụng AI. Vai trò này kết hợp hỗ trợ điều hành, làm chủ dự án, quản lý quyết định và điều phối vận hành.
Mô tả
- Chuyển hóa ý tưởng, ghi âm giọng nói và kết quả cuộc họp của Mina thành các dự án được xác định rõ, với người phụ trách, thời hạn và cơ chế theo dõi nhất quán.
- Duy trì danh sách công việc được ưu tiên và đầy đủ ngữ cảnh cho Mina, bao gồm các giải pháp được đề xuất và những quyết định cần đưa ra.
- Sàng lọc thông tin liên lạc của đội ngũ và chỉ chuyển cấp những vấn đề cần Mina trực tiếp xử lý.
- Chuẩn bị các cuộc họp lãnh đạo và thúc đẩy việc theo dõi sau cuộc họp thông qua chương trình họp, biên bản, theo dõi hành động và trách nhiệm giải trình.
- Làm chủ các dự án đặc biệt từ đầu đến cuối, bao gồm ra mắt sản phẩm, sự kiện, dự án kinh doanh mới và triển khai nhà cung cấp hoặc phần mềm.
- Hỗ trợ các giao dịch và quan hệ đối tác bằng HubSpot và PandaDoc hoặc DocuSign.
- Tham gia các cuộc họp và từng bước đưa ra quyết định thay mặt Mina.
- Quản lý lịch phức tạp của nhiều công ty trên nhiều múi giờ.
- Phân loại hộp thư và tin nhắn, soạn phản hồi theo giọng điệu của Mina và xử lý kín đáo các thông tin liên lạc nhạy cảm.
- Giám sát chi phí, hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp và đối soát giữa các pháp nhân.
- Sắp xếp chuyến công tác quốc tế cao cấp từ đầu đến cuối, bao gồm chương trình khách hàng thân thiết, phòng chờ, dịch vụ hỗ trợ đặc biệt, lịch trình và phương án dự phòng.
- Điều phối các chuyến đi dài ngày, kỳ nghỉ kết hợp làm việc và sự kiện.
- Quản lý vận hành hộ gia đình, bao gồm nhà cung cấp, bảo trì, lịch hẹn chăm sóc sức khỏe, ăn uống và các sắp xếp xã hội.
- Phối hợp với người bạn đời của Mina về các ưu tiên cá nhân.
- Xây dựng và duy trì SOP, bảng theo dõi và quy trình công việc định kỳ trên ClickUp, Notion, Slack và Google Workspace.
- Sử dụng Claude, ChatGPT và các tác nhân AI nội bộ hằng ngày để tự động hóa hoặc ghi lại các công việc có thể lặp lại.
- Tiếp nhận quyền sở hữu lịch, việc phân loại hộp thư, công tác và danh sách công việc liên tục trong 30 ngày đầu tiên.
- Thực hiện rà soát ưu tiên hằng tuần và ghi chép các SOP cốt lõi trong 60 ngày đầu tiên.
- Hoàn toàn làm chủ các dự án và giúp Mina tiết kiệm ít nhất 10 giờ mỗi tuần trong 90 ngày đầu tiên.
Yêu cầu
- Ít nhất ba năm hỗ trợ trực tiếp cho nhà sáng lập hoặc CEO với vai trò trợ lý điều hành, Trưởng bộ phận vận hành hoặc quản lý đời sống, bao quát cả trách nhiệm kinh doanh và cá nhân.
- Có khả năng đã được chứng minh trong việc làm chủ dự án đến khi hoàn tất thay vì chỉ điều phối.
- Có năng lực nâng cao trong lập kế hoạch công tác quốc tế và sắp xếp lịch phức tạp.
- Sử dụng thành thạo hằng ngày các công cụ AI, Google Workspace, Slack, bảng tính và một nền tảng quản lý dự án như ClickUp, Notion hoặc Asana.
- Kỹ năng viết tiếng Anh xuất sắc, có khả năng giao tiếp rõ ràng, súc tích và theo đúng giọng điệu của Mina.
- Phán đoán tốt và tuyệt đối kín đáo khi xử lý thông tin kinh doanh, tài chính và cá nhân bảo mật.
- Có kinh nghiệm tại startup đang tăng trưởng nhanh, agency, doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc môi trường hỗ trợ nhà sáng lập điều hành nhiều doanh nghiệp.
- Quen thuộc với HubSpot, PandaDoc hoặc DocuSign, hoặc có kiến thức nền tảng về tài chính và ghi sổ kế toán.
- Có kinh nghiệm xây dựng quy trình tự động hóa bằng các công cụ như Zapier, Make hoặc quy trình AI.
- Có kinh nghiệm quản lý hoặc điều phối nhân viên gia đình hay một đội ngũ nhỏ.
Phúc lợi
- Mức thù lao hằng tháng từ 3.000 đến 4.000 USD, với các đợt tăng dựa trên hiệu suất.
- 36 ngày nghỉ có hưởng lương mỗi năm.
- Được Mina cố vấn trực tiếp với lộ trình rõ ràng hướng tới vai trò Trưởng bộ phận vận hành.
- Có cơ hội tiếp xúc với các nhà sáng lập cấp cao và những chuyến công tác quốc tế đặc biệt.