Trivium Group er et Amazon-fokusert markedsførings- og konsulentbyrå som hjelper forbrukermerker på tvers av e-handelsmarkedsplasser. Arbeidet omfatter kontoadministrasjon på Amazon, PPC- og DSP-annonsering, kreativ optimalisering samt støtte for TikTok Shop, med særlig erfaring innen forbrukerpakkede varer, helse og velvære samt kosttilskudd. Teamet kombinerer markedsplassanalyse med skreddersydd strategi og praktisk kampanjeoppfølging for å hjelpe merkevarer med å forbedre konverteringen, effektivisere annonseringen og oppnå lønnsom vekst.
Chief of Staff hos Trivium Group, fjernarbeid i Libanon
Trivium Group søker en Chief of Staff på fjernbasis i Libanon for å støtte selskapets administrerende direktør med gjennomføring av virksomheten, personlige oppgaver, reiser og AI-baserte systemer. Rollen kombinerer lederstøtte, prosjektansvar, beslutningshåndtering og operativ koordinering.
Beskrivelse
- Omsette Minas ideer, talemeldinger og møteresultater til veldefinerte prosjekter med ansvarlige eiere, tidsfrister og konsekvent oppfølging.
- Vedlikeholde en prioritert oppgaveliste med relevant kontekst for Mina, inkludert anbefalte løsninger og beslutninger som må tas.
- Gå gjennom teamets kommunikasjon og eskalere bare saker som krever Minas direkte oppmerksomhet.
- Forberede ledermøter og drive oppfølging gjennom agendaer, notater, handlingssporing og ansvarliggjøring.
- Ha ansvar for spesialprosjekter fra start til slutt, inkludert lanseringer, arrangementer, nye virksomheter og implementering av leverandør- eller programvareløsninger.
- Støtte avtaler og partnerskap ved hjelp av HubSpot og PandaDoc eller DocuSign.
- Delta i møter og gradvis ta beslutninger på Minas vegne.
- Administrere en kompleks kalender på tvers av flere selskaper og tidssoner.
- Prioritere innbokser og meldinger, utarbeide svar i Minas stemme og håndtere sensitiv kommunikasjon på en diskret måte.
- Ha oversikt over utgifter, fakturaer, leverandørbetalinger og avstemminger på tvers av enheter.
- Planlegge eksklusive internasjonale reiser fra start til slutt, inkludert lojalitetsprogrammer, lounger, concierge-tjenester, reiseplaner og beredskapsløsninger.
- Koordinere lengre reiser, retreater og arrangementer.
- Administrere husholdningens drift, inkludert leverandører, vedlikehold, helse- og velværeavtaler, restaurantbesøk og sosiale arrangementer.
- Koordinere med Minas partner om personlige prioriteringer.
- Opprette og vedlikeholde standardiserte arbeidsrutiner, oversikter og tilbakevendende arbeidsflyter i ClickUp, Notion, Slack og Google Workspace.
- Bruke Claude, ChatGPT og interne AI-agenter hver dag for å automatisere eller dokumentere gjentakende arbeid.
- Overta ansvaret for kalenderen, innboksprioriteringen, reisene og den løpende oppgavelisten innen de første 30 dagene.
- Gjennomføre ukentlige prioriteringsgjennomganger og dokumentere sentrale standardiserte arbeidsrutiner innen de første 60 dagene.
- Ta fullt ansvar for prosjekter og spare Mina minst 10 timer per uke innen de første 90 dagene.
Krav
- Minst tre års erfaring med å støtte en grunnlegger eller administrerende direktør direkte som executive assistant, Chief of Staff eller personlig koordinator med ansvar for både forretningsmessige og personlige oppgaver.
- Dokumentert evne til å eie prosjekter helt frem til ferdigstillelse, ikke bare koordinere dem.
- Avansert kompetanse innen internasjonal reiseplanlegging og kompleks kalenderstyring.
- Daglig erfaring med AI-verktøy, Google Workspace, Slack, regneark og en prosjektstyringsplattform som ClickUp, Notion eller Asana.
- Svært gode skriftlige engelskkunnskaper og evne til å kommunisere klart, konsist og i Minas stemme.
- God dømmekraft og full diskresjon ved håndtering av konfidensiell forretnings-, økonomi- og personinformasjon.
- Bakgrunn fra en raskt voksende oppstartsbedrift, et byrå, en e-handelsvirksomhet eller et miljø der du har støttet en grunnlegger med flere virksomheter.
- Kjennskap til HubSpot, PandaDoc eller DocuSign, eller grunnleggende kompetanse innen økonomi og bokføring.
- Erfaring med å bygge automatiseringer ved hjelp av verktøy som Zapier, Make eller AI-arbeidsflyter.
- Erfaring med å lede eller koordinere husholdningspersonell eller et lite team.
Fordeler
- Månedlig kompensasjon på 3 000–4 000 dollar, med prestasjonsbaserte økninger.
- 36 betalte fridager per år.
- Direkte veiledning fra Mina med en tydelig utviklingsvei mot en Chief of Staff-rolle.
- Eksponering for erfarne gründere og særegne internasjonale reiser.